Электронный документ: "Возьмите меня в архив!"
Принимает ли Госархив электронные документы
Большинство архивов и тем более Госархив – это в первую очередь бумага. Ну, возможно, еще аудио- и видеоматериалы. Большинство архивов рано или поздно сталкиваются с нехваткой места и вынуждены расширять свои площади. Причем век информатизации коснулся и бумаги, а потому объемы документов расти стали значительно быстрее.
Безусловно, архивы пытаются двигаться в сторону автоматизации. Но в основном это касается перевода существующих документов в электронный вид для обеспечения сохранности.
Но вот на днях один из наших заказчиков, который пользуется СЭД не первый год, обратился в Госархив с просьбой принять их электронные документы, в т.ч. подписанные ЭЦП. На это сотрудники Госархива сильно озадачились и принять документы отказались. Видимо сказалось отсутствие необходимых инструкций для данной операции, начиная с того: а куда ставить регистрационный номер, на диск?
Интересно, есть ли для данной операции правовая основа, и если нет, то когда она появится?
Комментарии 1
Начну с конца – с правовой основы. Она есть:Второй момент – отсутствие электронных архивов, нехватка методик и специалистов. Электронных архивов федерального уровня нет. На региональном уровне есть такой архив в Москве, но он пока еще не вышел из стадии эксперимента. Он, кстати, выкладывает свои методики в интернете.
Третий момент – архивисты пока ещё могут отбиться от электронных документов, ссылаясь на то, что сроки ведомственного хранения не истекли (правда, что можно будет с этими документами делать через 15-75 лет, вряд ли то скажет).
Имеется достаточно богатый зарубежный архивного хранения электронных документов, в т.ч. подписанных ЭЦП – в виде национальных и международных руководств и стандартов (некоторые уже переведены на русский язык).
Думаю, что в ближайшее время электронные архивы начнут появляться – Россия уже слишком далеко зашла в области использования электронных документов, и продолжает быстро двигаться вперед.