Что первое приходит на ум, когда вы слышите «система управления проектами»? Наверняка ассоциации связаны с диаграммой Ганта, управлением рисками и ресурсами, многочасовыми совещаниями и протоколами. И все действительно так, но если приглядеться к деталям, то управление любым, даже самым маленьким проектом — это набор процессов, сопровождаемый отправкой задач и подготовкой документов. Не так важно, какой проект вы выполняете, создаете сайт или планируйте строительство моста, без документов и задач не обойтись.
Достоверно подсчитать среднее количество документов и задач, создаваемых на проектах, невозможно. Оно напрямую зависит от типа проекта, стандартов компании, количества участников и требований заказчиков. Тем не менее в рамках командного взаимодействия создаются десятки артефактов. В условиях турбулентности современного мира, тенденции на удаленную работу и распределенные команды, цифры доходят до сотен и даже тысяч. При такой нагрузке без качественного инструмента управления точно не обойтись.
Задача — это на первый взгляд понятное и ежедневно используемое действие. Но что кроется под словосочетанием «управлением задачами»?
Управление задачами — процесс, который включает создание, распределение, мониторинг работ на всех этапах проекта: от начального планирования до завершения. Эффективное управление задачами не избыточный и невостребованный навык. Оно улучшает
Инструментов для управления задачами много. Это могут быть классические бумажные стикеры на досках или рабочем столе — не самый удобный и экологичный способ. В большом количестве легко затеряться, а нужную задачу не так просто найти.
Есть и более современные — электронные планировщики, которые всегда под рукой даже на мобильных устройствах.
Но говоря об управлении задачами в контексте project management отметим, что несмотря на всю сложность современных систем управления, они нередко пренебрегают такой функциональностью. Безусловно, она есть, но зачастую скудная и слабо развитая. Еще реже в информационных системах управления проектами (ИСУП) можно встретить инструменты для работы с поручениями и контроля их исполнения, а ведь от этого напрямую зависит успех командного взаимодействия.
Качественный централизованный инструмент для управления задачами, доступный всем участникам проекта, является гарантией полной прозрачности взаимодействия. Создание и распределение работ между сотрудниками в режиме онлайн помогает избежать типовых ошибок.
Важно не только иметь инструмент для работы с задачами, но и правильно их формулировать. Чаще всего для этого используют метод SMART. Согласно технологии, задача должна быть:
А что же с документами?
Можете ли вы представить себе проект без документации? Конечно, нет! Документы — это неотъемлемая часть любой инициативы, всегда имеют место договоры, отчеты, протоколы совещаний, спецификации. Каждый из этих документов нужен и важен для поддержания проекта.
Часто начинающие управленцы попадают в ловушку: создают бесчисленное количество артефактов, дублируют их содержимое, и в конечном счете лишают себя возможности найти хоть
Обе крайности негативно сказываются на качестве и скорости выполняемого проекта.
При работе с документами крайне важно:
- Собирать информацию в единое хранилище. Придерживаясь этого правила любой участник команды сможет в считанные минуты найти необходимый документ не отвлекая коллег.
Например, в российской системе Directum Projects в роли единого хранилища используется папка проекта. Кроме того, заносимые в систему проектные документы автоматически распределяются и не создают беспорядка.
- Контролировать версии. Это важная функциональность, которая помогает руководителю и любому участнику команды отслеживать прогресс в разработке проектных документов, а также не порождать новые избыточные артефакты.
- Разграничивать права доступа. Как правило недостаточно хранить документы в едином источнике. Важно управлять правами доступа и обеспечить их конфиденциальность. Сетевые диски, чаще всего используемые для хранения, с этой задачей не справляются.
В Directum Projects для разграничения прав доступа используется ролевая модель.
Управление проектами — широкое и абстрактное понятие. При близком рассмотрении легко понять, что управлять нужно людьми, процессами, задачами, документами и еще многими составляющими, из которых и складывается гордое слово «проект».
Управление документами и задачами позволит руководителю:
- владеть актуальными и достоверными данными в достаточном объеме, который необходим для принятия решений;
- следить за прогрессом проекта и контролировать работу команды;
- адекватно оценивать риски и принимать меры по снижению их влияния;
- повышать эффективность коммуникаций со всеми заинтересованными сторонами;
- качественно управлять ограничениями проекта и всеми факторами, которыми могут повлиять на его успех.