Наверх
Чего ждать от импортозамещения, на какие отечественные системы «переезжать»? На эти вопросы отвечает Иван Агапов – product manager направления «Цифровая бухгалтерия» компании Directum

Проекты
крупным планом

Документы и задачи проекта.
Чем на самом деле мы управляем?

Что первое приходит на ум, когда вы слышите «система управления проектами»? Наверняка ассоциации связаны с диаграммой Ганта, управлением рисками и ресурсами, многочасовыми совещаниями и протоколами. И все действительно так, но если приглядеться к деталям, то управление любым, даже самым маленьким проектом — это набор процессов, сопровождаемый отправкой задач и подготовкой документов. Не так важно, какой проект вы выполняете, создаете сайт или планируйте строительство моста, без документов и задач не обойтись.

Достоверно подсчитать среднее количество документов и задач, создаваемых на проектах, невозможно. Оно напрямую зависит от типа проекта, стандартов компании, количества участников и требований заказчиков. Тем не менее в рамках командного взаимодействия создаются десятки артефактов. В условиях турбулентности современного мира, тенденции на удаленную работу и распределенные команды, цифры доходят до сотен и даже тысяч. При такой нагрузке без качественного инструмента управления точно не обойтись.

Задача — это на первый взгляд понятное и ежедневно используемое действие. Но что кроется под словосочетанием «управлением задачами»?

Управление задачами — процесс, который включает создание, распределение, мониторинг работ на всех этапах проекта: от начального планирования до завершения. Эффективное управление задачами не избыточный и невостребованный навык. Оно улучшает бизнес-процессы и сокращает время выполнения проекта. Качественное управление помогает сформировать полную картину всех стоящих перед вами и командой задач. Вы экономите личное время, которое можно потратить на собственные цели.

Инструментов для управления задачами много. Это могут быть классические бумажные стикеры на досках или рабочем столе — не самый удобный и экологичный способ. В большом количестве легко затеряться, а нужную задачу не так просто найти.

Есть и более современные — электронные планировщики, которые всегда под рукой даже на мобильных устройствах.

Но говоря об управлении задачами в контексте project management отметим, что несмотря на всю сложность современных систем управления, они нередко пренебрегают такой функциональностью. Безусловно, она есть, но зачастую скудная и слабо развитая. Еще реже в информационных системах управления проектами (ИСУП) можно встретить инструменты для работы с поручениями и контроля их исполнения, а ведь от этого напрямую зависит успех командного взаимодействия.

Качественный централизованный инструмент для управления задачами, доступный всем участникам проекта, является гарантией полной прозрачности взаимодействия. Создание и распределение работ между сотрудниками в режиме онлайн помогает избежать типовых ошибок.

Важно не только иметь инструмент для работы с задачами, но и правильно их формулировать. Чаще всего для этого используют метод SMART. Согласно технологии, задача должна быть:

А что же с документами?

Можете ли вы представить себе проект без документации? Конечно, нет! Документы — это неотъемлемая часть любой инициативы, всегда имеют место договоры, отчеты, протоколы совещаний, спецификации. Каждый из этих документов нужен и важен для поддержания проекта.

Часто начинающие управленцы попадают в ловушку: создают бесчисленное количество артефактов, дублируют их содержимое, и в конечном счете лишают себя возможности найти хоть что-то в разумные сроки по запросу руководителя. Но есть и те, кто не документирует работу совсем, полагаясь на собственную память и записи в блокноте.

Обе крайности негативно сказываются на качестве и скорости выполняемого проекта.

При работе с документами крайне важно:

  1. Собирать информацию в единое хранилище. Придерживаясь этого правила любой участник команды сможет в считанные минуты найти необходимый документ не отвлекая коллег.

    Например, в российской системе Directum Projects в роли единого хранилища используется папка проекта. Кроме того, заносимые в систему проектные документы автоматически распределяются и не создают беспорядка.

  2. Контролировать версии. Это важная функциональность, которая помогает руководителю и любому участнику команды отслеживать прогресс в разработке проектных документов, а также не порождать новые избыточные артефакты.
  3. Разграничивать права доступа. Как правило недостаточно хранить документы в едином источнике. Важно управлять правами доступа и обеспечить их конфиденциальность. Сетевые диски, чаще всего используемые для хранения, с этой задачей не справляются.

    В Directum Projects для разграничения прав доступа используется ролевая модель.

Управление проектами — широкое и абстрактное понятие. При близком рассмотрении легко понять, что управлять нужно людьми, процессами, задачами, документами и еще многими составляющими, из которых и складывается гордое слово «проект».

Управление документами и задачами позволит руководителю:

  • владеть актуальными и достоверными данными в достаточном объеме, который необходим для принятия решений;
  • следить за прогрессом проекта и контролировать работу команды;
  • адекватно оценивать риски и принимать меры по снижению их влияния;
  • повышать эффективность коммуникаций со всеми заинтересованными сторонами;
  • качественно управлять ограничениями проекта и всеми факторами, которыми могут повлиять на его успех.

Получите запись вебинара «5 в 1, или Рецепт эффективного управления проектами»

На вебинаре презентовали Directum Projects — простую в освоении и использовании отечественную систему, которая закрывает полный цикл реализации проекта. Показали, как она работает на реальном кейсе. Алена Иванова, руководитель проекта, рассказала, как с помощью инструментов системы организовали конференцию на 700+ участников: планировали этапы работ, распределяли загрузку, взаимодействовали с территориально распределенной командой, контролировали сроки задач и работали с большим потоком договорных документов от подрядчиков.

Посмотрите на реальном примере, как в системе выстроена работа с документами и задачами.

Доступ к записи доклада откроется после заполнения формы.