Что не так с управлением HR-метриками, и как контролировать текучесть кадров

Исследование Акелон показало, что больше всего компании заинтересованы в снижении текучести, так как стоимость замены одного сотрудника составляет в среднем от 5 до 8 окладов. Сокращение этого показателя в крупных компаниях хотя бы на 2% окупила бы инвестиции на удержание сотрудников. Но как понять, над чем именно работать? Здесь нам на помощь приходят HR-метрики.

HR — метрики (Human Resourse metrics) — это показатели, которые позволяют организации оценивать эффективность работы с персоналом. Самые распространенные HR-метрики: уровень текучести, уровень лояльности и вовлеченности сотрудников, причины увольнений и др.

Почему отслеживание метрик не приносит результата

HR-метрики в том или ином виде используются в большинстве компаний, но уровень оттока все равно плохо поддается контролю. Причины, которые обнаружили аналитики Акелон:

• информация собирается, но не анализируется. Показатели замеряются выборочно и нерегулярно. Для качественных выводов не хватает разрезов;
• нет возможности отслеживать показатели в динамике, данные не хранятся централизовано;
• большинство показателей рассчитываются вручную, что требует больших трудозатрат HR-специалистов и может приводить к ошибкам или намеренному искажению действительности;
• каждое увольнение обрабатывается индивидуально, увольнения не прогнозируются. В результате компании не успевают подготавливать сотрудникам в зоне риска заместителей, и каждое увольнение замедляет работу бизнеса.

Управление HR-метриками в Directum RX

Проанализировав результаты своего исследования, ИТ-компания спроектировала отдельный модуль для мониторинга и визуализации HR-метрик. Его реализовали на базе Directum RX. Решение работает с существующими компонентами по организационной структуре и предполагает интеграцию с учетной системой для получения данных о сотрудниках, а также интеграцию с чат-ботом Telegram для прохождения опросов сотрудниками.

Главной целью было реализовать такой подход к управлению текучестью, который бы позволил:

• Автоматически формировать актуальную аналитику о здоровье персонала.
• Оценивать эффективность мероприятий, которые проводит компания, чтобы улучшить HR-показатели. К сожалению, нет универсального способа сократить текучесть, который подойдет сразу всем. Чтобы оценить, что работает в конкретной компании, должна быть возможность отслеживать, как изменения влияют на показатели в динамике.
• Прогнозировать отток сотрудников. Прогнозирование оттока подразумевает возможность рассчитать, у каких сотрудников высокий риск увольнения, чтобы вовремя искать замену или работать на удержание, тем самым минимизируя риски от внезапных увольнений.

Модуль представляет собой дашборд в корпоративной системе:

Состав модуля:

HR-метрики, которые помогают решить проблему текучести кадров

Аналитика в динамике

Важно определить самые рискованные группы сотрудников. Поэтому виджеты позволяют отслеживать:

• уровень текучести общий;
• текучести на испытательном сроке, чтобы понимать, есть ли сложности с наймом сотрудников;
• и текучести «среди талантов», чтобы понимать, есть ли трудности с возможностями для роста в компании.

Показатели рассчитываются автоматически на основании дат приема и увольнений сотрудников. Также доступна форма отчета о статистике увольнений.

LifeTime или средний стаж работы

LifeTime показывает общие тенденции, спустя какое время сотрудники как правило покидают компанию. На графике отображено количество увольнений в зависимости от стажа, чтобы компания могла увидеть наиболее подверженные риску группы сотрудников и взять их на контроль.

Аналитика по причинам увольнений сотрудников

Аналитика по причинам увольнений нужна в первую очередь для определения приоритетов при выстраивании работы с персоналом. Причины увольнений указываются в протоколах exit-интервью, затем система агрегирует их и отображает на графике самые распространенные.

Внутренняя мотивация

Внутренняя мотивация или «Индекс счастья» позволяет понять, как себя чувствуют действующие сотрудники, что их беспокоит сейчас, а что, наоборот, является сильными сторонами компании.

Прохождение опросов сотрудниками реализовано при помощи чат-бота Telegram, результаты сразу попадают в систему для анализа.

Уровень материальной мотивации

Еще один показатель, который позволяет оценить здоровье компании, — это уровень дохода сотрудников относительно рынка. Эта информация нужна как для прогноза риска увольнений, так и для расчета возможностей достижения целей компании.

Прогнозирование оттока

Система прогноза оттока базируется на математической модели, которая разделяет сотрудников на 3 группы по уровню риска увольнения:

• низкий — те, с которыми все хорошо;
• средний — те, на кого стоит обратить внимание;
• и критический — те, с кем надо работать в первую очередь или готовить заместителей.

Модель распределяет сотрудников по группам на основании шести индикаторов:

• Индекс счастья (оценка внутренней мотивации);
• LifeTime — если стаж работы сотрудника приближается к стажу, на котором зафиксировано большое количество увольнений, система это подсветит;
• эмоциональное состояние — расстроен ли сотрудник чем-то в последнее время;
• наличие резюме в открытом доступе;
• уровень материальной мотивации — здесь отслеживается соответствие дохода сотрудника уровню рынка;
• и находится ли сотрудник на испытательном сроке.

У каждого критерия есть свой вес. На основании набранного количества баллов по всем критериям сотрудник попадает в ту или иную группу.

Кто участвует в заполнении матрицы

Работу по заполнению матрицы ведут HR-специалисты, линейные руководители, а часть данных формируются автоматически. Получается взгляд на каждого сотрудника с нескольких точек зрения.

Работа с сотрудниками

Система подсвечивает риски и трудности, но все зависит от работы с командой. Как только нужная информация собрана и прогнозы построены, формируется пул задач для HR или линейного руководителя по конкретному сотруднику: контроль его состояния, отношения к проекту, решение открытых вопросов или конфликтов, ротация. Если же проведены все возможные мероприятия, но статус не меняется, заранее ставится задача в наем, чтобы своевременно подготовить замену сотруднику.

Выгоды от внедрения

Система позволяет всем участникам, включая топ-менеджмент, в реальном времени видеть актуальные статусы сотрудников на дашборде. Это создаёт прозрачность рисков для бизнеса. Можно посмотреть на ситуацию с кадрами в целом, и на состояние отдельных сотрудников.

С системой можно:

• видеть риски онлайн;
• определить, что в первую очередь требует улучшений, и оперативно оценить эффективность предпринятых мер;
• заранее узнать о проблемных кадрах, понять, где и в каком количестве скоро придется искать замену;
• выяснить, в каких отделах самое высокое напряжение;
• экономить время HR-специалистов на подготовку аналитики, упростить задачу обоснования бюджета на внутренние мероприятия.

Фото: freepik.com