Использование СЭД в личных целях сотрудников

При внедрении любой информационной системы в компании существует риск неудачи. Одним из факторов, влияющих на это, является то, насколько рядовые пользователи "полюбят" новый инструмент своей работы, то насколько прост и удобен он будет в использовании, а самое главное, насколько он "облегчит им жизнь". При этом принято рассматривать СЭД как инструмент работы сотрудников для решения непосредственно рабочих задач. Предлагаю попробовать взглянуть на ситуацию немного с другой стороны: чем может быть полезна СЭД для сотрудника, точнее для его личных нужд.

Возможно, если преимущества использования СЭД показать более широко для каждого сотрудника, внедрение будет проходить с большим интересом и энтузиазмом пользователей. Современные СЭД позволяют получить возможность работы с документами различных форматов файлов удаленно, используя web-доступ. Это удобно, в первую очередь, тем, что из любой точки планеты, где есть интернет, вы можете работать с необходимой вам информацией, хранящейся в СЭД. Мне видится, что в первую очередь это информация с внешних жестких дисков пользователей. К примеру, договор аренды квартиры, ксерокопия паспорта, каталог электронных книг, аудиокниги, аспирантские лекции, любимая музыка, архив фотографий и т.п. Очень удобно при этом использовать возможность поиска по реквизитам в карточке файла. Вспомните, сколько времени занимает поиск в домашнем архиве на жестком диске книги или нужной папки с фотографиями. В случае использования СЭД это занимает секунды.

В плане безопасности хранения данных также имеется явное преимущество, так как в случае хранения информации в СЭД, используются, как правило, промышленные базы данных, и, соответственно, делаются резервные копии данных. Здесь нужно будет определиться с выделяемым объемом дискового пространства для личных файлов и с тем, будет ли личная информация храниться в отдельной базе данных. Также, наверняка, придется работать с большими объемами данных и раздутыми "бэкапами", что потребует увеличения дискового пространства в разы.

Само собой, пользователи захотят хранить свои личные данные в зашифрованном виде, поэтому СЭД должна поддерживать шифрование, причем шифрование через web-доступ. Оно может осуществляться, например, на основе пароля или ЭЦП.

Одной из главных сложностей при использовании СЭД как личного архива можно выделить загрузку и атрибутирование файлов пользователем. В случае с фотографиями и музыкальными альбомами это, наверняка, будут архивированные папки, так как в этом случае потребуется заполнить только одну карточку с реквизитами. Набор обязательных реквизитов должен быть минимальным для облегчения процесса занесения файла в СЭД.

Подытоживая все вышеизложенное, хочется отметить, что современные СЭД с точки зрения технической возможности позволяют нам использовать СЭД в личных целях. Нам остается только предложить пользователям эту возможность, и тем самым повысить лояльность пользователей СЭД.