Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)

В. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД

Принятый в марте этого года национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[1] предусматривает, что деятельность по управлению документами в организации должна основываться на «установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные документы, устанавливающие правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Кто разрабатывает инструкцию?

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в данной организации[2].

Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами.

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

●     сбор и анализ материала;

●     разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

●     внедрение инструкции в организации.

Подготовительный этап

Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

После изучения нормативных документов исследуется документационное обеспечение организации, а именно:

●     структура организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);

●     структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа о распределении обязанностей между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);

●     функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);

●     функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.));

●     функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);

●     состав документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;

●     организация работы по приему и отправке документов;

●     система регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);

●     организация контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов, картотек, используемых для контроля за исполнением);

●     система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в подразделениях);

●     организация работы исполнителей с документами;

●     порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;

●     организация работы по отправке и получению документов по факсу;

●     порядок использования электронной почты.

Основные источники сведений об организации работы с документами – это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.

При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

●     компетенция руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);

●     виды документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями руководителя, руководителями подразделений);

●     виды бланков документов, используемых в организации;

●     порядок согласования (визирования) документов;

●     порядок подписания документов;

●     виды документов, утверждаемых руководителем;

●     виды и разновидности документов, заверяемых печатью организации;

●     место хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за хранение и использование печатей;

●     места регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы данных), применяемые для этого;

●     регистрируемые и нерегистрируемые документы;

●     организации, из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).

Структура инструкции по делопроизводству

Следующим этапом в разработке инструкции является определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов Инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив).

Как правило, основными разделами Инструкции являются  «Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило, приводятся:

●     назначение и цели инструкции;

●     нормативная база инструкции;

●     виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;

●     общие принципы работы с документами;

●     нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;

●     ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции – совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В разделе «Общие положения» отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях – на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В разделе «Общие положения» также отмечается, что работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

В данном разделе следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации. Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников и др.

В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:

●     общие требования к документам;

●     бланки документов;

●     оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;

●     особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;

●     правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую структуру:

●     подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

●     подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);

●     подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);

●     составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, совещаний, собраний, советов, правлений и др.);

●     ведение деловой переписки;

●     составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, служебных записок, списков, актов и др.);

●     подготовка и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков. В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура этого раздела может быть следующей:

●     организация документооборота;

●     прием, обработка и прохождение поступающих документов;

●     регистрация и учет поступающих документов;

●     организация работы с отправляемыми документами;

●     регистрация и прохождение внутренних документов;

●     учет объемов документооборота;

●     контроль исполнения документов;

●     организация работы с обращениями граждан;

●     работа исполнителя с документами;

●     изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

●     использование средств факсимильной связи;

●     ксерокопирование и тиражирование документов;

●     организация хранения документов;

●     составление и ведение номенклатуры дел;

●     формирование дел;

●     оформление дел;

●     оперативное хранение дел;

●     передача дел на архивное хранение;

●     работа исполнителя с документами;

●     изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

●     организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;

●     организация работы с документами, поступающими по электронной почте;

●     копирование и тиражирование документов.

Предлагаемая структура инструкции носит примерный характер. В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами. Например, если в организации действует коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.)»; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами – раздел «Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают обращения граждан – раздел «Организация работы с обращениями граждан» [3] и др.

При написании текста инструкции следует пользоваться теми нормативными документами, которые указаны в начале статьи. Серьезную помощь в этой работе могут оказать инструкции по делопроизводству других организаций, учебная и методическая литература по документационному обеспечению. Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие – в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

●     образцы бланков документов;

●     образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);

●     перечень нерегистрируемых документов;

●     перечень утверждаемых документов;

●     перечень документов, заверяемых печатью организации;

●     формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;

●     форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Согласование и утверждение

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

1.   ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

2.   ВНИИ документоведения и архивного дела в помощь специалистам по ДОУ изданы методические рекомендации «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» (М., 2007), включающие методические материалы по разработке инструкции по ДОУ и примерную инструкцию по ДОУ. Получить информацию об этом издании можно на сайте ВНИИДАД: https://www.vniidad.ru.

3.   Ведение переписки с зарубежными корреспондентами, как и работа с обращениями граждан, может регламентироваться отдельными инструкциями.