Нужна ли номенклатура дел для электронного архива?
Номенклатура дел в обязательном порядке составляется в органах государственной власти, подведомственных организациях и учреждениях, чьи документы подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы. Для юридических лиц...
ВОПРОС: При организации электронного архива номенклатура дел в бумажном виде перестает быть нужна?
ОТВЕТ:
Номенклатура дел в обязательном порядке составляется в органах государственной власти, подведомственных организациях и учреждениях, чьи документы подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы. Для юридических лиц номенклатура дел является инструментом управления документальным фондом организации.
В соответствии с правилами делопроизводства номенклатура дел подлежит утверждению руководителем организации. Если номенклатура ведется в электронном виде, то вместо собственноручной подписи используется электронная (ЭП), при этом документ обладает той же юридической силой, что и бумажный. Однако на практике работа с номенклатурой в электронном виде пока вызывает сложности.
Государственные архивы могут не принять электронный документ, и этот момент нужно учитывать организациям, которые передают документы на государственное хранение и являются источником комплектования госархивов. Документы постоянного и длительного срока хранения до сих пор в передаются в архивы в бумажном виде с соблюдением всех форм, установленных законом. Электронные версии принимаются в качестве резервных копий на случай утери бумажного экземпляра.
Кроме того, в течение делопроизводственного года, и даже по его окончании, номенклатура уточняется, дополняется без повторного согласования и подписания руководителем. Эта особенность работы не позволяет вносить изменения в электронную номенклатуру дел, заверенную ЭП. Даже небольшие дополнения и корректировки в подписанном электронном документе делают его недействительным.
Тем не менее, использование номенклатуры дел в электронном виде возможно:
● в качестве электронной версии;
● в качестве информационно-справочного массива в системе электронного документооборота.
В первом случае электронная копия номенклатуры дел может быть размещена в локальной сети или в системе электронного документооборота для централизованного доступа и использования ответственными работниками организации. Во втором – информация из «эталонной» номенклатуры дел является основой для заполнения соответствующего справочника в системе электронного документооборота, при помощи которых задаются корректные заголовки для электронных дел, осуществляется автоматическое отслеживание сроков их хранения и т.д.
Подробнее про порядок работы с номенклатурой дел можно прочитать в статье Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение.
Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота", №1, 2016
Похожие статьи
Комментарии 1
Мне кажется, что журнал ответил не на тот вопрос, который был ему задан.
Все мы хорошо знаем роль и место номенклатуры дел в унаследованном нами от дедов и прадедов наших порядке ведения число бумажного документооборота, который с каждым днём всё менее соответствует условиям деловой деятельности и государственного управления 21-века. Вопрос был о том, есть ли у этого инструмента будущее в новых условиях.
Я считаю, что в том виде, в каком она описана в действующих нормативных и методических документах, номенклатура дел изжила себя даже в чисто бумажном делопроизводстве. Однако даже при работе с электронными документами нам по-прежнему будет нужен инструмент (инструменты) для учета и описания документального фонда и для установления делам и документам и отслеживания сроков хранения. Название такого инструмента (номенклатура, классификационная схема и т.п.) не столь существенно – и в любом случае это будет уже не бумажный или бумагоподобный статический, заполняемый вручную «перечень заголовков дел», а, скорее, куда более информативная и гибкая база данных, формируемая большей частью автоматически по мере открытия в СЭД электронных дел и рубрик классификационной схемы.