Кнут или пряник?

Большинство людей по натуре своей не любят перемен. Поэтому, как известно,  внедрение информационных систем и других новых методов работы на предприятии – процесс довольно сложный.

Причем заставить людей работать в СЭД сложнее, чем в ERP-системе и вот почему. Не введенная пользователем в ERP информация автоматически отражается на отчетах, предоставляемых руководству. И если уж получение отчетности переведено на ERP, то все пользователи просто вынуждены своевременно вводить необходимую информацию – для них просто пропадает смысл и возможность работать по-другому. В СЭД же выданное устно задание или согласованный «ногами» договор явно на результате может и не отразиться. Поэтому пользователи долго могут откладывать начало использования СЭД.

Для решения проблемы и при внедрении СЭД должны создаваться условия, при которых невозможно работать вне системы. Для этого основная работа консультантов по внедрению должна проводиться с ключевыми сотрудниками, через которых проходит основной документооборот. Необходимо обеспечить их работу по установленным правилам, а они уже обеспечат и проконтролируют работу по правилам остальных пользователей. Ключевые сотрудники - это руководство, делопроизводители, секретари, отдел кадров, юристы и т.д. Ведь если делопроизводитель откажется регистрировать, а руководитель – подписывать документ, согласованный вне системы, то пользователь просто вынужден будет согласовать документ по установленному регламенту. Залог успеха - найти таких людей, правильно их мотивировать и настроить на работу.

Но помимо «карательных» мер необходимо всячески повышать интерес пользователей к системе, показывать ее «незаменимость». Например, если приказы, распоряжения и прочие важные организационные моменты будут рассылаться только средствами СЭД, и отсутствовать в других источниках (на доске объявлений, в почте или бумажных копиях документов), то пользователи будут заинтересованы регулярно загружать СЭД и изучать папку Входящие.

Методы могут быть разные. В моей практике был случай, когда руководитель проекта потребовал перенаправить ему почту секретарей, чтобы контролировать, когда документы филиалам рассылаются по почте, а не через СЭД. Главное понимать, что методам привлечения пользователей к работе в СЭД необходимо уделять важное значение.

Ну и все эти методы, как правило, надо жестко применять только на стадии внедрения. Практически всегда, полноценно поработав с СЭД 2-3 недели, пользователи понимают ее преимущества по сравнению со старыми методами работы, и заставлять их уже не приходится.