Добавляем к СЭД внешний документооборот - легко!

Если в компании используется СЭД/ECM-система для автоматизации внутреннего документооборота, то преимущества работы с документами в электронном виде не вызывают сомнений. А что насчет обмена документами с контрагентами? По-прежнему распечатываете все документы и отправляете их по почте или с курьером?

История о том, как настроить подключение к сервисам обмена и сделать жизнь лучше

Все имена и события являются вымышленными. Любые совпадения, кроме описания процесса настройки, случайны.

Секретарь Вера Васильевна каждый раз распечатывает документы, передает их на подписание директору, затем относит на почту, оплачивает доставку и переживает о том, доберутся ли важные документы до адресата в целости. Компания оправляет контрагентам и получает от них множество документов: договоров, актов, писем, коммерческих предложений и т.д.. На печать и пересылку уходит довольно много времени и денег. К тому же, что греха таить, бывали и совсем уж неприятные ситуации, когда документы просто терялись по пути к контрагенту.

Проанализировав ситуацию, руководство компании решило, что пришло время выходить на новый уровень и расширить внутренний электронный документооборот до внешнего обмена документами с контрагентами.

Добавляем внешний документооборот

Решено было начать работать сразу с двумя сервисами обмена C и D, чтобы охватить как можно больше своих контрагентов. Возможность обмена документами с контрагентами через сервис C в используемой СЭД была встроена изначально. А для обмена через D был приобретен специальный коннектор.

Вот так перед Иваном, администратором компании «Любимый дом», встала непростая, на первый взгляд, задача – настроить взаимодействие СЭД и сервисов обмена. После обновления системы до новой версии, администратор налил себе ароматного кофе, открыл справку по системе и приступил к изучению процесса настройки.

Главный связующий элемент в этой схеме взаимодействия сервиса и СЭД – абонентский ящик, он содержит реквизиты доступа организации к сервису обмена.

У абонентского ящика должен быть ответственный из числа сотрудников организации. После того, как подключение к сервису установлено, ответственный обрабатывает весь входящий поток документов от контрагентов, приглашений к обмену и событий сервиса обмена.

У компании «Любимый дом» из нашей истории есть желание работать сразу с двумя сервисами. В этом случае нужен свой абонентский ящик для каждого сервиса обмена. Таким образом схема, которую предстоит настроить администратору, выглядит вот так:

«А все не так уж и сложно, – подумал Иван, помешивая сахар в кружке с кофе, – но надо еще уточнить, кто из сотрудников будет участвовать в обмене документами».

Участников обмена администратор поделил на три группы:

Предварительная подготовка

Разобравшись с теорией, администратор Иван приступил к действиям, которые нужно выполнить предварительно до настройки обмена.

Шаг 1. Важное условие при электронном документообороте с контрагентами – обеспечение юридической значимости документов. Поэтому для сотрудников, которые подписывают документы, нужны сертификаты квалифицированной электронной подписи (ЭП). Сертификат также понадобится ответственным за абонентские ящики для подписания служебных документов сервиса обмена.

 У директора и главного бухгалтера подходящие сертификаты уже были, а для сотрудников договорного отдела (ответственные за абонентские ящики) приобрели нужные сертификаты.

Шаг 2. Пока решался вопрос с сертификатами, администратор зарегистрировал организацию в сервисах обмена Synerdocs и Диадок.

В сервисе обмена документами организация «Любимый дом» должна быть зарегистрирована с теми же ИНН и КПП, которые указаны в настройках СЭД.

Затем Иван зарегистрировал в сервисах и всех участников обмена с сертификатами ЭП: директора, главного бухгалтера и двух сотрудников договорного отдела.

Шаг 3. Администратор настроил рабочие места сотрудников, которые будут подписывать документы. Для этого он установил средства криптозащиты информации (СКЗИ) и закрытые ключи ЭП.

Шаг 4. В обоих сервисах для нашей организации Иван добавил служебного пользователя с правами администратора. Для него сертификат ЭП приобретать не обязательно, так как служебный пользователь нужен только для передачи информации из сервиса обмена в СЭД, он не будет подписывать документы. Также учетные данные этого пользователя потребуются при настройке абонентского ящика.

Включить в бизнес-процессы в СЭД автоматическую отправку контрагенту

Далее наш админстратор выполнил действия по настройке абонентских ящиков сервисов обмена по справке в СЭД. Зарегистрировал в СЭД открытые ключи сертификатов ЭП для ответственных за абонентские ящики и сотрудников, которые будут подписывать документы. Выдал необходимые права участникам обмена.

Финальный штрих – Иван скорректировал правила/маршруты согласования документов, которые настраивал ранее, с учетом возможности доставлять контрагенту электронный документ. Теперь если в рамках согласования по регламенту контрагенту отправляется электронный документ через сервис обмена, то этап печати пропускается. И уже тут начинается экономия.

Результат

Вот и все. Иван настроил систему и теперь сотрудники «Любимого дома» будут отправлять и получать от контрагентов электронные юридически значимые документы не вставая с рабочего места и практически мгновенно. Так у компании получится сэкономить на печати и доставке документов контрагентам, а Вера Васильевна будет реже ходить на почту и меньше переживать о сохранности документов.

Какие выгоды в результате получает компания:

●   Уменьшаются трудозатраты на подготовку и оформление документов;

●   Сокращаются сроки и стоимость доставки документов;

●   Процедура согласования и подписания отнимает значительно меньше времени;

●   Гораздо легче контролировать возврат документов от контрагентов;

●   Обеспечен быстрый доступ к необходимым документам.

Больше кейсов и ответов на вопросы в новом разделе ECM-Journal «Идеальный ЭДО-проект».

Подключайтесь к еженедельному вебинару https://rx.directum.ru/webinar.aspx

Источник: ИКС-Медиа