Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Задачи компаний и их решение

Документация компании. Ненужные бумаги или корпоративная память?

  1 комментариев Добавить в закладки

Елена Ходак,

руководитель департамента корпоративного консалтинга ОАО «Промышленные

Информационные Системы»

Исследования показывают, что системы электронного документооборота увеличивают производительность труда на 20–25%, а стоимость архивного хранения электронных документов снижается на 80% (по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов).

Что такое хорошая память?

Хорошая память заключается не только и не столько в том, что человек помнит массу нужных и совершенно бесполезных вещей, а когда он может быстро вспомнить то, что необходимо в данный момент. Один из признаков склероза заключается в том, что чело век прекрасно помнит то, что происходило с ним 20 лет назад, но не помнит того, что было вчера. С документооборотом компании часто происходит то же самое.

Эффективно налаженный документооборот имеет следующие характеристики:

●     быстрый доступ к необходимым документам;

●     доступ к документам имеют только те сотрудники, которым они необходимы. Есть возможность фиксации попыток несанкционированного доступа;

●     никто кроме вас (или известного вам ограниченного круга сотрудников) не может внести в документ изменения. Что такое неэффективный документооборот, большинство из нас, наверное, еще помнит. Для тех, кто не помнит – немного истории.

Традиционный документооборот

Это огромное количество документов, аккуратно подшитых в папки. Для того чтобы хотя бы «взглянуть» на один из них, нужно подойти к секретарю и, если она на месте, спросить: «можно ли…?». Она, естественно, поинтересуется: «зачем?» и, если сочтет причину уважительной, даст вам требуемый документ (посчитайте, сколько ушло времени на его получение). Однако приключения на этом не заканчиваются. С документом вы вернулись на рабочее место. Что дальше?

Сценарий первый: «благополучный»

В этом случае секретарь отмечает, что документ «А» «выдан такому-то, такого-то числа», и если вы не вернете документ в оговоренные сроки – она вам об этом напомнит.

Сценарий второй: «как в воду канул»

Однако часто учет документов, отданных сотрудникам компании «для работы», не ведется, и многие сотрудники, поработав с документом, забывают его вернуть. Обычно это происходит из-за лени: «успею, он никуда не убежит». При таком подходе к работе через некоторое время вы обнаруживаете, что самых востребованных документов на месте нет, и где они – никому не известно. А они лежат у какого-нибудь сотрудника в столе, который давно забыл, что когда-то брал их на время и обещал вернуть. В данном случае мы имеем дело с «прогрессирующим корпоративным склерозом», когда «вспомнить» необходимую информацию становится все труднее.

Сценарий третий: «не пущать»

Это логическое завершение второго сценария. Допустим, все документы найдены и возвращены на свои места. Теперь для всех желающих ознакомиться с ними действует строгое «нельзя». «Никому не брать, никуда не уносить, еле нашли». А если очень надо? Страдает дело, появляется повод для конфликтов.

Сценарий четвертый: «преступная халатность»

Нередко встречается вариант, когда документы стоят, а «цербера» нет, т. е. за сохранность документации не отвечает никто. Она доступна всем. В данной ситуации высока угроза утраты компанией конфиденциальной информации.

Проблемы традиционного документооборота

1. Когда сотрудники уходят с работы, бумажные архивы навсегда исчезают. Разумеется, пропадают только самые нужные документы. На месте документ или нет, можно узнать, только когда он понадобится.

Допустим, одно крупное предприятие производит самолеты на контрактной основе. Несколько лет назад одна из стран третьего мира заказала самолет и проплатила оговоренный транш. Началась работа, но через некоторое время заказчик приостановил финансирование проекта. Работа была временно остановлена. Через год заказчик возобновил финансирование. Однако год для современной России – очень большой срок. Предприятие переживало не лучшие времена, зарплаты были небольшими, многие из разработчиков этого заказа уволились. Значительную часть документации по этому заказу предприятию пришлось разрабатывать заново и за свой счет. Оставшиеся сотрудники помнят, что эти документы были созданы, но не представляют, где они могут находиться сейчас. После этого случая руководство предприятия приняло решение внедрить КИС.

2. Когда нам нужно найти какой-то документ – мы знаем, что он точно был: «я же делал эту справку в прошлом квартале», но не помним, где он находится и, может быть, даже как он называется. В результате найти такой документ очень сложно, и мы тратим свое драгоценное время, которое можно использовать гораздо более эффективно.

3. Еще одна распространенная болезнь: «давайте это сохраним – вдруг оно еще когда-нибудь понадобится». В результате документы накапливаются очень быстро. Образуется ворох бумаг, а вероятность, того, что они когда-нибудь кому-нибудь понадобятся, очень низкая. Сразу отвечаю на распространенный вопрос: «разве можно заранее знать, каким категориям сотрудников какой из документов может понадобиться»? Можно. И даже нужно.

4. С одним документом может работать только один человек. Это похоже на ситуацию в библиотеке с одним экземпляром книги: «кто не успел…», в лучшем случае поставят в очередь и информируют, когда нужный документ вернут. А если он необходим срочно?

Неизбежность разработки системы корпоративного документооборота понятна. Следующий этап – постановка целей.

Зачем компании система корпоративного документооборота?

Перед разработкой системы управления корпоративным документооборотом (СКД) необходимо определить назначение и цели этой системы в компании и получить ответы на следующие вопросы:

1. Почему в компании возникла необходимость оптимизации документооборота?

2. Что компания планирует делать с документами?

3. Почему компания должна это делать?

В каждой организации ответы на эти вопросы будут разными. Например, в авиакомпании приоритетом является оперативность, а в конструкторском бюро при авиазаводе важно иметь возможность работать с большими объемами информации и ограниченный допуск к документам.

Цели системы управления документацией

Чаще всего целями системы управления документацией являются:

●     увеличение эффективности деятельности сотрудников с помощью ограничения числа документов, с которыми они работают. Для обеспечения этой цели и необходимо знать, кому из сотрудников и какие документы могут быть нужны. В этом случае компания регулирует доступ к информации по критерию достаточность/избыточность. Например, финансовый директор еженедельно подготавливает для генерального директора отчет по дебиторской задолженности по всем клиентам, а менеджеры по работе с клиентами имеют доступ только к тем фрагментам отчета, которые относятся к «их» клиентам;

●     увеличение производительности труда благодаря оптимальному использованию документов;

●     получение максимально возможной пользы от информации, содержащейся в документах. Для обеспечения этой цели заранее продумываются комплектность и состав информации, чтобы избежать дублирования;

●     упрощение совместного использования документов;

●     возможность проследить процесс принятия решений и отчетность по документам;

●     снижение себестоимости получения, обработки, использования и уничтожения документов;

●     определение ответственности сотрудников за порядок отчетности и контроль использования документов. Для обеспечения этой цели у каждого документа появляется свой «куратор», который знает ответ на вопросы: «Где документ расположен? Когда он выпущен? Можно ли с ним ознакомиться»?

Причины разработки системы корпоративного документооборота

Основными причинами, по которым компания разрабатывает систему корпоративного документооборота (СКД), чаще всего являются:

1. Решение проблемы потери средств из-за отсутствия возможности быстро найти информацию.

2. Получение преимущества перед конкурентами.

Эти причины актуальны для высококонкурентного рынка, например сети аптек. Если нужного лекарства нет в одной аптеке, покупатель не будет ждать, пока его завезут. Он пойдет в другую, потому что лекарство необходимо ему сейчас. А если покупателю подскажут адрес аптеки, где лекарство есть, и забронируют необходимое количество – он не обратится к конкуренту, а поедет по указанному адресу.

На рисунке представлен фрагмент схемы документооборота аптечной сети, необходимой для обеспечения запроса покупателя о наличии конкретного препарата в конкретной аптеке.

Если уже понятно, зачем нужна СКД, какие выгоды и преимущества компания получит в результате ее внедрения, известны проблемы, от которых компания избавится (потери, задержки, ошибки, опоздания), то следующий шаг – это проектирование последовательности этапов по построению системы корпоративной документации. Рассмотрим каждый из этих этапов подробно.

Фрагмент схемы документооборота аптечной сети. DIRECTUM-Journal.ru

Этап первый: анализ документации

1. Составляем список документов, которые должны войти в СКД.

2. Строим модель документооборота и сводим документы в СКД.

3. Сопоставляем модель с реально существующими в компании документами.

В результате этих действий мы получим:

●     полный список внешней документации компании;

●     список документов, унаследованных от старой системы, который, в свою очередь, делится на «подсписки»: документы, конвертировать которые в СКД необходимо;  документы, конвертировать которые невозможно, или в этом нет необходимости; невостребованные СКД документы;

●     список документов, необходимых в СКД, но отсутствующих в старой системе. Наиболее часто такими документами являются разные отчеты. В ситуации с сетью аптек это могут быть отчеты о сроках оборачиваемости, товарных остатках, невыполненных запросах (по поставщикам, аптекам, препаратам).

Этап второй: создание комплекта документов

На данном этапе определяются потребности каждого подразделения компании. С этой целью во всех ее подразделениях проводится опрос сотрудников. На основе результатов этого опроса составляется список требований (часто взаимоисключающих и недостаточно аргументированных, сформированных по старому принципу: пусть будет, может, пригодится, «нет, сейчас нам это не нужно, и за все время работы здесь документам не обращались, но вдруг когда-нибудь они понадобятся»). Затем согласовывается и утверждается оптимальный перечень корпоративной документации.

Этап третий: разработка параметров системы управления корпоративной документацией

На этом этапе мы получаем ответ на вопрос «Что именно должна делать система и какими правами обладают определенные сотрудники?». Эти параметры напрямую вытекают из целей СКД. Например, для установления правил управления документацией необходимо получить ответы на следующие вопросы:

●     Кто и когда создал документ?

●     Кто и когда редактировал документ?

●     Количество версий документа?

●     Кто и когда в последний раз получил доступ к документу (эта опция СКД дает возможность отслеживать каждого пользователя, получившего доступ к информации, и запоминает дату последнего редактирования)?

●     Кто и когда сдал документ в архив?

●     Кто и когда удалил документ из системы?

●     Кто отвечает за созданный документ? Если автор, что в таком случае происходит после его ухода? Если отдел, то по какому принципу документы распределяются между сотрудниками отдела?

После этого определяются права каждого сотрудника: кто и какие документы может редактировать, кто имеет право редактировать и удалять, а кто только просматривать.

Кроме указанных функций, система может:

●     в любой момент времени проследить всю историю обработки документов разными пользователями, создающими разные версии;

●     однозначно установить, что было отправлено, когда, кому и почему, генерировать отчеты по различным параметрам, контролировать выполнение распоряжений.

Система устанавливает взаимосвязь между автором и созданным им документом, отслеживая по ключевым данным, кем и когда он создан. Важным свойством системы является безопасность, поддерживаемая средствами разделения прав доступа (от отсутствия информации о наличии документа до возможности удаления документа из системы), возможность назначения прав доступа как по ролевому, так и по персональному признаку.

Важные моменты

Приступать к созданию системы управления документацией компании целесообразно, имея на руках полные схемы документопотока и задач по управлению документацией. Иначе есть риск получить не тот результат, который ожидается, а то, что легче сделать, купить, поддерживать и т. д.

Еще один важный этап, предшествующий внедрению. Прежде чем запускать программу, желательно отладить документооборот на бумаге, т. е. сформировать документооборот на бумажных носителях, и только после этого применять программное обеспечение, электронный носитель документооборота. В этом случае проще определить, достаточно ли компании купить готовую СКД или задачи являются настолько специфическими, что требуется индивидуальная разработка.

Если вы уже выбрали компанию – разработчика-внедренца СКД, обратите внимание на следующее обстоятельство, которое часто опускается разработчиками. Параллельно с разработкой системы корпоративного документооборота необходимо разработать инструкции пользователям по поводу:

●     создания;

●     занесения в систему;

●     сохранения;

●     поиска;

●     передачи;

●     распространения;

●     классификации;

●     архивирования;

●     уничтожения.

Параллельно с созданием инструкций разрабатывается план-график обучения пользователей. В период внедрения желательно создать «горячую линию», куда любой пользователь может обратиться с вопросами, возникающими в процессе работы по новым правилам: «Почему?» «Как?», «Eсли?».

Когда этапы создания понятной, логичной и легко управляемой системы документации будут пройдены, вы сможете оценить все ее возможности. Вы же хотите, чтобы ваша компания имела хорошую память?

Источник: "Коммерческий директор" № 5, Май 2006

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Masha Masharova 29 марта 2010 г. 20:46  

А мне кажется, вместо традиционной, куда более эффективней использовать систему электронного документооборота [отредактировано администратором]

Сейчас обсуждают
Больше комментариев