Копейка рубль бережет: как не переплатить за информационную систему?

В прошлой статье мы обсудили реальную стоимость недорогой системы. Вы спросите: «Получается, чем дороже, тем лучше?». Нет. Давайте вместе разберемся, на что нужно обращать внимание, чтобы избежать распространенных ошибок и не купить лишнее.

Чем больше компания, тем больше требований. Рассмотрим ключевые критерии выбора системы для среднего бизнеса.

Функциональность выбранного решения

В первую очередь, вам необходимо понять — что должна уметь система и какой результат вы от нее ожидаете. Функциональные требования лучше не держать в голове, а зафиксировать в виде списка и определить их приоритет. Это «упражнение» может занять некоторое время, но оно очень важно при выборе ПО.

Еще момент — готовность системы к использованию. Если заявленные функции требуют не просто no-code настройки, а адаптации или доработки на уровне hard- low-code, то это еще не 100% готовый продукт. То есть, на настройку понадобятся время и дополнительный бюджет.

Есть этапы по доработке ПО или нет — можно увидеть в составе работ по внедрению.

Возможность самостоятельного освоения и сопровождения системы

Компании не придется дополнительно оплачивать обучение сотрудников работе с ПО и его дальнейшее обслуживание, если у системы есть:

• гибкие no-code инструменты, благодаря которым можно самостоятельно, без привлечения специалистов исполнителя, настроить программное обеспечение «от и до»;
• интуитивный и простой интерфейс (в том числе возможность упростить внешний вид системы без помощи разработчика, с помощью обычных настроек);
• полноценная и детальная справка к системе (если внутри есть примеры использования и пошаговые инструкции — будет плюсом);
• видеоролики по использованию ключевых возможностей системы, по сценариям работы бизнеса;
• готовность вендора предоставлять методические материалы по предметной и законодательной области продукта.

Опыт и репутация разработчика ПО

Есть поговорка «о человеке говорят его действия». С продуктами так же — о качестве продукта говорят результаты и ценность, которую получают действующие клиенты.

Не рекомендую читать «отзовики» на просторах интернета, потому что там нет детализации ситуации и информация может быть некорректной.

Где найти исчерпывающий и правдивый отзыв от действующих пользователей? Есть несколько вариантов:

• читать отзывы клиентов на сайте вендора;
• посещать вебинары с участием действующего клиента и задавать интересующие вопросы в чат;
• ознакомиться с опубликованными историями внедрения.

Если нет доверия к перечисленным источникам, то всегда можно запросить референс-звонок клиенту у менеджера по продажам.

Вывод

Чтобы купить оптимальную систему и не платить за нее лишнее, советую:

1. Сравнивая два аналогичных ПО, смотрите не только на итоговую стоимость, но соответствие всем критериям, перечисленным выше.
2. Анализируйте предлагаемую функциональность и стоимость в совокупности. У разных систем — разный потенциал.
3. Выбирайте не только саму систему, но и вариант ее поставки. Можно начать с облачной версии ПО — она дешевле. В будущем можно легко перейти на локальное размещение системы на ваш сервер.
4. Выбирайте на 100% готовый продукт, функциональность которого можно постепенно обогащать без серьезных доплат. Это дешевле, чем изначальная доработка.

Покупка системы будет удачной, если сравнивать не только цифры, но и наполнение предлагаемого варианта. Поэтому главный критерий стоимости системы: соответствие цены и ценности с учетом перспективы минимум на 5 лет.

Изображение: freepik