Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Делопроизводство и канцелярия

Электронные авансовые отчеты: а что, так можно?

  6 комментариев Добавить в закладки

 

Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компании DIRECTUM

Допустимо ли представление авансового отчета в электронном виде? И как поступать в этом случае с подтверждающими документами? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Трудный путь авансового отчета

Для начала разберемся, с какой целью создаются авансовые отчеты.

Сотруднику, который вернулся из командировки или купил канцтовары для нужд компании, важно, чтобы работодатель возместил ему все расходы. Для этого необходимо сформировать авансовый отчет, прикрепить к нему подтверждающие документы, дойти до руководителя и проставить его визу (руководитель же должен подтвердить целевое расходование денежных средств), затем как-то доставить (лично либо путем пересылки по почте) все эти бумажки в бухгалтерию.

Поскольку бухгалтерия работодателя заинтересована в том, чтобы расходы были подтверждены документами должным образом, она обязательно проверит правильность оформления документов и в случае чего может вернуть авансовый отчет на доработку. Если это произойдет, сотруднику придется вновь идти в бухгалтерию либо дожидаться доставки документов по почте, при этом нет 100% гарантии, что документы не потеряются в пути.

Процесс оформления и согласования авансовых отчетов получается длительным и трудоемким. Можно ли как-то его упростить, облегчив жизнь и сотруднику, и работникам бухгалтерии? Единственный вариант — максимальная автоматизация процесса.

Отчет и оправдательные документы: всем ли доступен электронный вид?

Сами авансовые отчеты уже давно можно вести в электронном виде. Об этом явно говорится в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250. Что важно: авансовые отчеты сотрудники могут подписывать, используя простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную подпись при введении соответствующего внутреннего регламента в организации (см. письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

 

Таким образом, согласовывать авансовые отчеты внутри организации можно в электронной форме, используя возможности системы электронного документооборота.

Что касается подтверждающих документов, то некоторые из них изначально создаются в электронном виде, другие имеют только бумажную форму и должны быть переданы в бухгалтерию именно в таком виде.

К документам, с которыми наиболее часто имеют дело подотчетники, относятся, в частности, документы на проезд.

 Например, при покупке проездных документов через интернет сотрудник получает на электронную почту электронный билет (купон). Минфин России допускает предоставление таких документов в бухгалтерию в электронном виде.

Так, в письме от 25.08.2014 № 03-03-07/42273 в отношении железнодорожных поездок финансисты разъяснили следующее: для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение железнодорожного билета документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

А вот для подтверждения факта совершения авиаперелета, кроме сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции электронного документа (авиабилета), потребуется оригинал посадочного талона (на бумажном носителе) (письма Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 06.04.2015 № 03-03-06/19229). При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре (письма Минфина России от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214).

Обращаем внимание, что в последнее время Минфин России не считает отсутствие посадочного талона препятствием для учета расходов на перелет, но только в том случае, если факт совершения работником перелета будет доказан иными аналогичными документами, например, справкой авиакомпании (письма Минфина России от 25.06.2018 № 03-03-07/43484, от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409). Однако иметь посадочный талон все же предпочтительнее, ведь в противном случае бухгалтерия получает головную боль, связанную со сбором доказательств, которые бы удовлетворили налоговиков в случае проверки.

People Riding Bus

Еще один пример документа, оправдывающего авансовый отчет, — это служебная записка. Она может оформляться, в частности, при использовании работником личного автотранспорта для проезда в командировку. Явных требований по оформлению таких документов только на бумаге нет. Опять же ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает создание подтверждающих документов исключительно в электронной форме. Это возможно, если документы заверяются электронной подписью (ст. 6 Федерального Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи).

Еще одна ситуация оформления служебной записки — когда по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник по возвращении из командировки оформляет служебную записку, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К служебной записке сотрудник прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования. Важно отметить, что если с принимающей стороной налажен электронный документооборот, то подтверждение можно запросить в электронном виде и не распечатывать его.

Получается, что бухгалтерия имеет право принимать к учету документы, изначально созданные как в электронной форме, так и на бумажном носителе. Посмотрим, как, используя эту возможность, организовать согласование и хранение документов, чтобы сократить время сотрудника и не подвести под штрафы или лишние налоги бухгалтерию.

Почему бухгалтерия «придирается» к оформлению авансовых отчетов? 

Прежде всего потому, что при расчете налога на прибыль произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы только в случае, если эти расходы документально подтверждены, а приобретенное имущество (работы, услуги) используется в деятельности, направленной на получение дохода. Эти требования содержатся в п. 1 ст. 252 НК РФ. В нем также сказано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Кроме того, правильное оформление расходов, понесенных через подотчетных лиц, имеет значение для исчисления НДФЛ и страховых взносов. Только при наличии подтверждающих документов компенсация таких расходов работнику не является выплатой в его пользу и, соответственно, не учитывается при расчете:

●   НДФЛ (письмо Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65);

●   взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ст. 420 НК РФ);

●   взносов на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Оптимальный процесс

Согласование имеющегося у работника пакета документов следует проводить в электронном виде. Для этого подтверждающие документы, созданные в электронной форме, вносятся в систему электронного документооборота в неизменном виде, а бумажные документы сканируются.

Бухгалтерия имеет право принимать к учету документы, изначально созданные как в электронной форме, так и на бумажном носителе.

 

Сам авансовый отчет сотрудник подписывает с помощью механизма простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи (письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232). После утверждения авансового отчета руководителем и бухгалтером (также с использованием электронной подписи) сотрудник передает оригиналы бумажных документов в бухгалтерию на хранение.

Такой механизм работы будет удобен для сотрудника, которому не придется бегать по кабинетам, и безопасен для бухгалтерии.

При подготовке к камеральным налоговым проверкам появляется возможность распечатать авансовый отчет и связанные с ним подтверждающие документы. При этом бумажная копия авансового отчета заверяется с отметкой о том, что документ подписан электронной подписью, законодательство допускает такой способ работы (см. письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671).

При подготовке к выездным налоговым проверкам документы, созданные в электронном виде, печатаются, авансовый отчет заверяется (как и при камеральных проверках), а документы, изначально созданные на бумажных носителях, достаются из архива.

 

 

Источник: ЭЖ-Бухгалтер (Бухгалтерское приложение)» №04 (9770) 2019

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (6)
Наталья Демина 28 марта 2019 г. 21:45  

В крупных организациях имеет место большая распределенность департаментов; бухгалтерия, например, может находиться в другом здании. Сейчас много говорят о чат-ботах и их применимости в автоматизации процессов оказания корпоративных услуг. Думаю, что использование мессенджеров для оформления авансовых отчетов может существенно облегчить жизнь сотрудникам крупных компаний. 

Уточните, пожалуйста, можно ли говорить о простой электронной подписи при работе в чат-ботах? Если да, то что будет являться фактом ее проставления?

Вадим Майшев 29 марта 2019 г. 13:00  
Уточните, пожалуйста, можно ли говорить о простой электронной подписи при работе в чат-ботах? Если да, то что будет являться фактом ее проставления?

Простая электронная подпись это не подпись документа вообще, а неудачная попытка сделать подпись документа из аутентификации. Слишком много белых пятен, подводных камней и спорных моментов.

Если документы некритичные и участники "согласны" на "упрощения", то смотрите в сторону аналога собственноручной подписи (ГК РФ ст. 160). В этом случае не нужно подводить свою нормативку под оторванную от технологий бредятину о простой ЭП из 63-ФЗ.

Например, появление в сообщении от пользователя "vasya_p" записи "ОК" является аналогом собственноручной подписи Петрова Василия Ивановича под электронным документом, размещенным в ленте в предыдущем сообщении в указанное время по UTC с учетом часового пояса.

Михаил Александров 05 апреля 2019 г. 15:37  
Простая электронная подпись это не подпись документа вообще, а неудачная попытка сделать подпись документа из аутентификации. Слишком много белых пятен, подводных камней и спорных моментов.

На данный момент понятие простой ЭП законодательно закреплено. Она, наравне с КЭП и НЭП может быть использована для подписания электронных документов, с учётом ряда аспектов, на которые следует обратить внимание при внедрении такого инструмента. И не стоит путать тёплое с мягким, называя ЭП, как дополнительный набор информации к другой информации (документ) с процессом аутентификации (кого? для каких целей?). Да, так называемых "подводных камней" и "белых пятен" в практике применения ПЭП более чем предостаточно, но это всё на текущий момент отдано на откуп внедряющей организации - необходимо разработать соответствующую документацию и набор ограничений для применения ПЭП, и, да, это может пугать.

Мы же не называем легковой автомобиль жалкой пародией на танк, и не ругаем конструкторов легкового автопрома за изделия, которые почему-то не могут стрелять и вообще на танк не похожи. У этих механизмов разное назначение, разные этапы в подготовке, обслуживании и эксплуатации.

 

Если документы некритичные и участники "согласны" на "упрощения", то смотрите в сторону аналога собственноручной подписи (ГК РФ ст. 160). В этом случае не нужно подводить свою нормативку под оторванную от технологий бредятину о простой ЭП из 63-ФЗ.

Критичные документы или нет, в первую очередь решает бизнес. Процессы "согласия" и "упрощения" входят в первоначальную подготовку к эксплуатации ПЭП. Ст. 160 ГК РФ в части п.2  может ссылаеться на два ФЗ: 149й "Об информации" и пресловутый 63й "Об ЭП", и в таком случае, мы снова утыкаемся в НЭП, под которую тоже нужна нормативка, КЭП, под которую нормативки надо меньше и ПЭП, на которую нужна своя нормативка и в большем объёме, в зависимости от ситуации и пожеланий.

 

Например, появление в сообщении от пользователя "vasya_p" записи "ОК" является аналогом собственноручной подписи Петрова Василия Ивановича под электронным документом, размещенным в ленте в предыдущем сообщении в указанное время по UTC с учетом часового пояса.

С правовой точки зрения, именно "появление" сообщения в чате не будет являться аналогом собственноручной подписи. А вот отправка определённым лицом сообщения в соответствии с утверждённым регламентом - может являться. В зависимости от того, для чего это требуется. Если нам требуется "согласие" в правовом поле уже установленных ранее правоотношений для согласованного внесения изменений в них, то согласие можно получать как угодно. Для установления новых правоотношений, тем же ГК всё-таки требуется подпись (собственноручная, либо аналог). У ЭП, как установленного законом аналога собственноручной подписи (в частности - ПЭП) должен быть некоторый "секрет", на котором она формируется и возможность установить лицо, которое установило ЭП.

Дополнительно хочу отметить, что если законом не требуется применения криптографии при реализации ПЭП, это совершенно не означает, что применять криптографию там запрещено.

Уточните, пожалуйста, можно ли говорить о простой электронной подписи при работе в чат-ботах? Если да, то что будет являться фактом ее проставления?

И на волне: ПЭП - всё-таки не панацея. Её применение совместно с чат-ботами вполне возможно, при наличии соответствующей документации и принятии заказчиком определённых рисков. ПЭП, за счёт своих "белых пятен" даёт возможность маневрировать ключами ЭП, регламентами проверки и применимости её в том или ином бизнес-процессе.

Т.о. с т.з. закона пользователь должен однозначно понимать, какое его действие приведёт к формированию ПЭП и явно дать системе, согласие на установку ПЭП, предъявив свой закрытый ключ ЭП. Ключ для формирования в таком случае может быть одноразовым, может генерироваться "на лету" и выдаваться на сессию, либо на только на определённые операции. Способы доставки , сложность, форм-фактор и защищённость ключа так же должна быть предусмотрена заказчиком.

Как пример, получением "согласия" на установку ЭП может быть сообщение в чате в ответ на явный запрос установить ЭП. Одноразовый ключ, как набор информации может храниться в базе данных заказчика в зашифрованном виде, а самому подписанту для аутентификации вторым каналом (например, SMS) можно отправлять шифр для декодирования ключа и формирования ЭП. После того как ЭП сформирована, всё логируется, временный ключ уничтожается, либо блокируется от применения. Схему можно, как упрощать, так и усложнять, в зависимости от стоимости информационных потоков.

Вадим Майшев 08 апреля 2019 г. 15:54  
На данный момент понятие простой ЭП законодательно закреплено.

Бесспорно!

И не стоит путать тёплое с мягким, называя ЭП, как дополнительный набор информации к другой информации (документ) с процессом аутентификации (кого? для каких целей?)

И я об этом! УКЭП/УНЭП это именно электронная [цифровая] подпись документа, а ПЭП - «надстройка» над аутентификацией, т.к. электронной подписи, защищающей документ от модификации, нет!

Ст. 160 ГК РФ в части п.2  может ссылаеться на два ФЗ: 149й "Об информации" и пресловутый 63й "Об ЭП", и в таком случае, мы снова утыкаемся в НЭП, под которую тоже нужна нормативка, КЭП, под которую нормативки надо меньше и ПЭП, на которую нужна своя нормативка и в большем объёме, в зависимости от ситуации и пожеланий

В том, то и дело, что не ссылается. Поэтому можно брать иной АСП и реализовывать в меру своего понимания, а не пытаться, загнав себя в рамки 63-ФЗ, сочинить и выполнить бессмысленные требования к ПЭП.

С правовой точки зрения, именно "появление" сообщения в чате не будет являться аналогом собственноручной подписи. А вот отправка определённым лицом сообщения в соответствии с утверждённым регламентом - может являться. В зависимости от того, для чего это требуется. Если нам требуется "согласие" в правовом поле уже установленных ранее правоотношений для согласованного внесения изменений в них, то согласие можно получать как угодно

В контексте чата «появление» для участников и является результатом «отправки» сообщения от имярек, опираясь на всяческие регламенты. АСП, и виды ЭП НЭП и ПЭП, предусматривают предварительное согласование и определение условий использования. КЭП не требует предварительного согласования при соблюдении условий, установленных законом, - почувствуйте разницу.

У ЭП, как установленного законом аналога собственноручной подписи (в частности - ПЭП) должен быть некоторый "секрет", на котором она формируется и возможность установить лицо, которое установило ЭП

В криптографической (усиленной ЭП) этот секрет есть, в существующей только в законе простой ЭП – нет. Закон даже не предусматривает как таковую проверку простой ЭП, потому что и не закладывает в нее функционал защиты документа от модификации. Т.е. у простой ЭП одна задача – установить авторство подписания как действия (суть идентификация+аутентификация), а не авторство документа. Напомню, что невозможно доказательно признаваться автором модифицированного документа.

Дополнительно хочу отметить, что если законом не требуется применения криптографии при реализации ПЭП, это совершенно не означает, что применять криптографию там запрещено.

Дополнительно отмечу, что если тратимся на криптографические средства ЭП, то лучше сразу реализовывать квалифицированную подпись.

Т.о. с т.з. закона пользователь должен однозначно понимать, какое его действие приведёт к формированию ПЭП и явно дать системе, согласие на установку ПЭП, предъявив свой закрытый ключ ЭП. Ключ для формирования в таком случае может быть одноразовым, может генерироваться "на лету" и выдаваться на сессию, либо на только на определённые операции. Способы доставки , сложность, форм-фактор и защищённость ключа так же должна быть предусмотрена заказчиком. Как пример, получением "согласия" на установку ЭП может быть сообщение в чате в ответ на явный запрос установить ЭП. Одноразовый ключ, как набор информации может храниться в базе данных заказчика в зашифрованном виде, а самому подписанту для аутентификации вторым каналом (например, SMS) можно отправлять шифр для декодирования ключа и формирования ЭП. После того как ЭП сформирована, всё логируется, временный ключ уничтожается, либо блокируется от применения. Схему можно, как упрощать, так и усложнять, в зависимости от стоимости информационных потоков.

У ПЭП не бывает закрытого ключа ЭП, предусмотрен только ключ ЭП. Не надо запутывать людей использованием терминологии из паролей для криптоключей. Ключи ЭП должны использоваться "бережно" (обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность), поэтому упомянутые одноразовость, сессионность, "на лету", зашифрованность, блокирование/уничтожение и доставка в SMS выглядят весьма беззащитно. Если используете криптосредства, то это уже не простая подпись, а «шифр для декодирования ключа» - это вообще за гранью здравого смысла! Повторюсь, все эти сложности с простой ЭП можно избежать, если отвязаться от электронной подписи и договориться об использовании иных аналогов собственноручной подписи, причем юридическая сила ровно та же.
Общий рецепт такой:
- если документы некритичные и стороны готовы на упрощения, то согласовываем между участниками и применяем иные аналоги собственноручной подписи (и не называем это несуществующей в природе простой электронной подписью);
- если документы критичные и вынуждены тратиться на криптосредства, то применяем квалифицированную ЭП.

Елена Питомцева 10 апреля 2019 г. 09:06  

Одно из "упрощений" -- назвать "иные аналоги собственноручной подписи" как "простая электронная подпись" ;)

Вадим Майшев 10 апреля 2019 г. 10:12  
Одно из "упрощений" -- назвать "иные аналоги собственноручной подписи" как "простая электронная подпись" ;)

Законодатели примерно так и думали, что сделали это (коды-пароли поставив в один ряд с криптоключами от ЭЦП) в 2011 году. Но так жить не получается. Если ПЭП, технологий защиты документа для которой нет, то извольте выполнить бессмысленные и безрезультатные требования 63-ФЗ. АСП, который формально и не должен защищать документ, позволяет жить в свободных рамках ГК РФ.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев