Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Отраслевые особенности в документообороте

Электронные трудовые книжки: почему это хорошо и что будет дальше

  10 комментариев Добавить в закладки

Кому выгоден перевод трудовых книжек в электронный вид? И почему работодателям и государству важно развивать это направление?  

Так ли нужны трудовые книжки в современном мире?

Если рассуждать по-крупному, сведения из трудовых книжек нужны в следующих случаях:

·         Работодателю при принятии на работу сотрудника. Как минимум, для корректного исчисления стажа при расчёте больничных. Как максимум, убедиться, что на собеседованиях сотрудник сообщил правдивую информацию о предыдущем опыте работы;

·         Пенсионному фонду требуется подтверждение страхового стажа при расчёте будущей пенсии по старости для конкретного человека. Согласно п.2, ст.3 Федерального закона № 400 от 28.12.2013 «О страховых пенсиях» страховой стаж – это суммарная продолжительность периодов работы и/или иной деятельности, за которые уплачивались страховые взносы в ПФР, а также других периодов (служба в армии, отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет и т.д.).

Казалось бы, для расчёта стажа ПФР может использовать данные начисления взносов по конкретному человеку разными работодателями, так как они уже находятся в распоряжении ПФР. Сложность в том, что до появления СНИЛСов (1996 г.) работодатели делали перечисления в ПФР в целом по организации без деления суммы перечислений на конкретных работников. Поэтому подтверждением факта работы до 1996 года у конкретных работодателей будет именно трудовая книжка.

Ещё одна проблема заключается в недобросовестности отдельных работодателей, которые не всегда перечисляют взносы за своих работников, хотя должны. В такой ситуации трудовая книжка позволит Пенсионному фонду корректно высчитать страховой стаж.

Подтвердить стаж можно не только с помощью трудовой книжки — об этом пишет и сам ПФР на своём сайте. В качестве доказательства можно предоставить трудовые договоры, справки с мест работы и т.д. Но сотруднику удобнее принести в Пенсионный фонд не кипу документов, а всего один – трудовую книжку.

Почему выгоден переход на ЭТК?

Перейти на электронные трудовые книжки (ЭТК) выгодно всем по разным причинам.

В случае с бумажными трудовыми книжками нередко возникали ситуации, когда работодатель не выдавал их работнику, не отмечал те или иные позиции в документе и допускал ошибки при внесении данных. В конечном счёте страдал работник, который никак не был застрахован от таких ситуаций.

Электронные трудовые книжки решают эти проблемы. А ещё у работника появляется доступ к сведениям о трудовой деятельности в личном кабинете на сайте ПФР. Он может:

  • контролировать действия работодателя: своевременно ли последний передаёт сведения о трудовой деятельности в ПФР;
  • не ждать выдачи трудовой книжки на руки при увольнении: можно будет запросить сведения в личном кабинете на сайте ПФР либо через МФЦ и передать их будущему работодателю.

Работодатель также выигрывает от перехода на ЭТК:

  • с него снимается ответственность за хранение бумажных трудовых книжек;
  • за счёт использования сервиса ПФР исключаются человеческие ошибки при передаче сведений о трудовой деятельности.

В целом снижается риск потерять трудовую книжку. Это актуально и для работников, и для работодателей.

Возможно, не все работники психологически готовы отказаться от понятной бумажки в пользу непонятного личного кабинета на сайте ПФР. Работодателю стоит поддержать государство и разъяснить сотрудникам их выгоды, чтобы в выигрыше были все.

Как ещё улучшить работу с ЭТК?

Передача сведений о трудовой деятельности в ПФР – первый большой шаг на пути к полному отказу от бумажных трудовых книжек. Есть ещё как минимум 2 шага, которые необходимо сделать.

Сегодня отказ от ведения бумажной трудовой книжки не избавит работника от необходимости хранить трудовую и предоставлять её при трудоустройстве. Причина кроется в том, что работодателей обязали передавать данные только о последних кадровых событиях. Информация о более ранних, которые имели место до 2020 г., останется исключительно в бумажной трудовой книжке. С решением проблемы помогла бы оцифровка бумажных трудовых. У ПФР нет возможности получить эти сведения из других ведомств, поэтому такие работы лягут полностью на работодателей.

Например, Ивану Ивановичу 50 лет, он сменил 7 мест работы, у него было несколько повышений на каждом предприятии. Таких Иванов Ивановичей на крупном заводе может быть тысяча. Кадровики рискуют потратить несколько лет на передачу в ПФР всего объёма сведений. Облегчить задачу может наличие учётной кадровой системы и настроенная интеграция с сервисом ПФР.

Сейчас у работодателя нет возможности проверить сведения о трудовой деятельности работника до 2020 г., которые он предоставляет при трудоустройстве. Проблемы бы не возникло, если бы у работодателей был прямой доступ к сведениям, хранящимся в ПФР. Аналогичный механизм уже реализован в банках. Для принятия решения о выдаче кредита банк отправляет запрос о перечисленных взносах в ФНС напрямую и практически мгновенно получает ответ. При этом не требуется оформление справки 2-НДФЛ. Единственное, банк просит у человека, который оформляет кредит, письменное согласие на осуществление таких действий. Реализация механизма была бы полезной и для работников. Это избавило бы их от необходимости запрашивать сведения о трудовой деятельности в личном кабинете ПФР или через МФЦ.

Законопроектов, касающихся этих направлений развития работы с ЭТК, пока нет. Но мы ждём соответствующих решений от ПФР в ближайшее время.

Автор: Евгения Сарварова, бизнес-аналитик Directum

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (10)
Вадим Майшев 09 апреля 2020 г. 15:37  

Все описанные плюсы из серии "как здорово, что сведения из такого документа будут доступными в электронном виде".

Но это не просто очередной бумажный документ, это сведения о человеке и его трудовом пути. Пока что все предложения касаются некого никому не нужного удобства - передали в ПФР и потом кому надо их запросит и получит. Про защиту информации (в т.ч. модификацию, кражу цифровой личности) пока ничего не сказано (потому что сложно и непонятно). А все эти сегодняшние личные кабинеты гражданина без криптозащиты канала связи, с аутентификацией по паролю к данным, лежащим в открытом виде у коммерческого единого оператора государственных информационных ресурсов, с любого пользовательского устройства в виде смартфона, к защите персональных данных не имеют отношения.

Сегодня сведения в ТК непубличные (работник и работодатель, а потом ПФР), не думаю, что кто-то из работников их хочет сделать общедоступными.

Евгения Сарварова 10 апреля 2020 г. 08:04  

Про безопасность перс.данных в статье специально не стала писать. Перевод ТК в электронный вид – лишь небольшой шаг к глобальному переводу всех кадровых взаимоотношений работника и работодателя в электронный вид. Это всё равно случится, рано или поздно. Да, вопросы безопасности, ограничения доступа к персональным данным, в т.ч. со смартфонов, надо решать.  Надеюсь этим вопросом «наверху» плотно  занимаются.

Про общедоступность сведений никто не говорит. Всё должно оставаться как сейчас: доступ есть у работника и его работодателя (нынешнего и к кому работник устраивается на работу). Должны ли предыдущие работодатели видеть трудовой путь работника у будущих работодателей – скорее нет, чем да. Тут надо будет глубже копать прежде чем работодателям давать доступ к данным ЭТК.

Ирина Леонтьева 10 апреля 2020 г. 12:32  
Сегодня отказ от ведения бумажной трудовой книжки не избавит работника от необходимости хранить трудовую и предоставлять её при трудоустройстве. Причина кроется в том, что работодателей обязали передавать данные только о последних кадровых событиях. Информация о более ранних, которые имели место до 2020 г., останется исключительно в бумажной трудовой книжке. С решением проблемы помогла бы оцифровка бумажных трудовых. У ПФР нет возможности получить эти сведения из других ведомств, поэтому такие работы лягут полностью на работодателей.

Означает ли это, что:

1 - Работодателей в скором времени могут обязать оцифровать информацию?

2 - Если работодатель (не важно, в обязательном порядке или добровольно), оцифрует данные, бумажный экземпляр можно будет не хранить? 

Вадим Майшев 10 апреля 2020 г. 21:21  

 

Перевод ТК в электронный вид – лишь небольшой шаг к глобальному переводу всех кадровых взаимоотношений работника и работодателя в электронный вид. Это всё равно случится, рано или поздно

На это можно лишь повторить:

"как здорово, что сведения из такого документа будут доступными в электронном виде".
Всё должно оставаться как сейчас: доступ есть у работника и его работодателя (нынешнего и к кому работник устраивается на работу).

Вы не представляете как это сложно и в большинстве случаев невозможно сделать, бездумный перевод конфиденциальных сведений в электронный вид ради какого-то никому не нужного будто бы удобства - это тупиковый путь развития. Есть хотя бы один аргумент для перевода не из серии "как здорово.."?

Евгения Сарварова 13 апреля 2020 г. 09:48  
Означает ли это, что: 1 - Работодателей в скором времени могут обязать оцифровать информацию? 2 - Если работодатель (не важно, в обязательном порядке или добровольно), оцифрует данные, бумажный экземпляр можно будет не хранить? 

Ирина,

1. Про оцифровку речь пока не идет. Да, это позволило бы отказаться от бумажных ЭТК, но возможно будут найдены и другие пути как этого добиться.

2. Текущее законодательство разрешает отказаться от бумажной ТК только к том случае, если работник дал на  это согласие. Иначе работодателю придется вести по 2 книжки на каждого работника: бумажную и электронную.

Евгения Жвакина 30 апреля 2020 г. 13:03  

Евгения, спасибо за статью! При прочтении возник вопрос: Правильно я поняла, что при введении ЭТК все равно не исключаются ошибки внесения информации или несвоевременное заполнение ЭТК? Просто в этом случае у сотрудника есть возможность проконтролировать в процессе работы, а не только при увольнении? Или каким-то образом еще это контролируется или автозаполняется?

Евгения Сарварова 30 апреля 2020 г. 13:36  

Евгения, сервис, разработанный ПФР, должен исключать ошибки, возникающие из-за человеческого фактора. К тому же рядовые работники, как правило, не в курсе как же правильно должны быть оформлены документы. Тут вся надежда на кадровиков и сервис. 

А вот своевременность заполнения ЭТК работник проконтролировать сможет. И да, он сможет это сделать в процессе работы, а не только после увольнения.

 

Юлия Орлова 30 апреля 2020 г. 14:39  

Евгения, очень хорошая статья, спасибо! 

"Если рассуждать по-крупному, сведения из трудовых книжек нужны в следующих случаях:"

Дополню: сведения из трудовых книжек также бывают нужны работнику, к примеру, для оформления загранпаспорта. Для заполнения заявления на портале госуслуг необходимо вносить данные о трудовой деятельности за последние 10 лет. Получить данные возможно только из трудовой книжки, причем вносить данные необходимо вручную, что может быть крайне трудоемко. При использовании ЭТК процедура может значительно упроститься.

Айрат Сибгатуллин 30 апреля 2020 г. 14:48  

Евгения, а попробуйте как-нибудь провести анализ того, как обстоят дела с ТК зарубежом. Иногда мне кажется, что в нашей стране часто начинают заниматься изобретением велосипеда. В свое время, работая заграницей, я интересовался у коллег, а есть ли у них трудовые книжки? Старшее поколение что-то помнило про такой артефакт, а вот молодежь смотрела на меня с удивлением. Они уже прошли путь отказа от ТК и было бы интересно узнать каким образом это происходило.

Виктория Голубева 29 мая 2020 г. 11:05  

Интересно было бы посмотреть на этот вопрос с другой стороны.Насколько мне известно, планируется вообще не оформлять трудовые книжки впервые приступившим к трудовой деятельности с 2023 года.В указании года могу ошибаться. Сама постановка такого требования означает, что государство нацелилось на переход к цифровизации на все 100 %. Но вот многие предприятия до сих пор хотят оставить процесс на бумаге, а электронная часть будто бы для них очередной пусто слоган. Возможно здесь нам поможет та "Интернитизация" подрастающего поколения, которую многие так ругают. Ведь чем больше ты пользуешься каким-то продуктом, тем больше ты его знаешь и доверяешь ему. Поколение выросшее в эпоху "Тотального интернета" больше доверят цифре. Это, возможно и обеспечит ускорение к электронному документообороту , в том числе и ЭТК.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев