Электронные авансовые отчеты: а что, так можно?
Допустимо ли представление авансового отчета в электронном виде? И как поступать в этом случае с подтверждающими документами? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.
Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компании DIRECTUM
Допустимо ли представление авансового отчета в электронном виде? И как поступать в этом случае с подтверждающими документами? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.
Трудный путь авансового отчета
Для начала разберемся, с какой целью создаются авансовые отчеты.
Сотруднику, который вернулся из командировки или купил канцтовары для нужд компании, важно, чтобы работодатель возместил ему все расходы. Для этого необходимо сформировать авансовый отчет, прикрепить к нему подтверждающие документы, дойти до руководителя и проставить его визу (руководитель же должен подтвердить целевое расходование денежных средств), затем как-то доставить (лично либо путем пересылки по почте) все эти бумажки в бухгалтерию.
Поскольку бухгалтерия работодателя заинтересована в том, чтобы расходы были подтверждены документами должным образом, она обязательно проверит правильность оформления документов и в случае чего может вернуть авансовый отчет на доработку. Если это произойдет, сотруднику придется вновь идти в бухгалтерию либо дожидаться доставки документов по почте, при этом нет 100% гарантии, что документы не потеряются в пути.
Процесс оформления и согласования авансовых отчетов получается длительным и трудоемким. Можно ли как-то его упростить, облегчив жизнь и сотруднику, и работникам бухгалтерии? Единственный вариант — максимальная автоматизация процесса.
Отчет и оправдательные документы: всем ли доступен электронный вид?
Сами авансовые отчеты уже давно можно вести в электронном виде. Об этом явно говорится в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250. Что важно: авансовые отчеты сотрудники могут подписывать, используя простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную подпись при введении соответствующего внутреннего регламента в организации (см. письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Таким образом, согласовывать авансовые отчеты внутри организации можно в электронной форме, используя возможности системы электронного документооборота.
Что касается подтверждающих документов, то некоторые из них изначально создаются в электронном виде, другие имеют только бумажную форму и должны быть переданы в бухгалтерию именно в таком виде.
К документам, с которыми наиболее часто имеют дело подотчетники, относятся, в частности, документы на проезд.
Например, при покупке проездных документов через интернет сотрудник получает на электронную почту электронный билет (купон). Минфин России допускает предоставление таких документов в бухгалтерию в электронном виде.
Так, в письме от 25.08.2014 № 03-03-07/42273 в отношении железнодорожных поездок финансисты разъяснили следующее: для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение железнодорожного билета документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.
А вот для подтверждения факта совершения авиаперелета, кроме сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции электронного документа (авиабилета), потребуется оригинал посадочного талона (на бумажном носителе) (письма Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 06.04.2015 № 03-03-06/19229). При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре (письма Минфина России от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214).
Обращаем внимание, что в последнее время Минфин России не считает отсутствие посадочного талона препятствием для учета расходов на перелет, но только в том случае, если факт совершения работником перелета будет доказан иными аналогичными документами, например, справкой авиакомпании (письма Минфина России от 25.06.2018 № 03-03-07/43484, от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409). Однако иметь посадочный талон все же предпочтительнее, ведь в противном случае бухгалтерия получает головную боль, связанную со сбором доказательств, которые бы удовлетворили налоговиков в случае проверки.
Еще один пример документа, оправдывающего авансовый отчет, — это служебная записка. Она может оформляться, в частности, при использовании работником личного автотранспорта для проезда в командировку. Явных требований по оформлению таких документов только на бумаге нет. Опять же ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает создание подтверждающих документов исключительно в электронной форме. Это возможно, если документы заверяются электронной подписью (ст. 6 Федерального Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи).
Еще одна ситуация оформления служебной записки — когда по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник по возвращении из командировки оформляет служебную записку, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К служебной записке сотрудник прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования. Важно отметить, что если с принимающей стороной налажен электронный документооборот, то подтверждение можно запросить в электронном виде и не распечатывать его.
Получается, что бухгалтерия имеет право принимать к учету документы, изначально созданные как в электронной форме, так и на бумажном носителе. Посмотрим, как, используя эту возможность, организовать согласование и хранение документов, чтобы сократить время сотрудника и не подвести под штрафы или лишние налоги бухгалтерию.
Почему бухгалтерия «придирается» к оформлению авансовых отчетов?Прежде всего потому, что при расчете налога на прибыль произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы только в случае, если эти расходы документально подтверждены, а приобретенное имущество (работы, услуги) используется в деятельности, направленной на получение дохода. Эти требования содержатся в п. 1 ст. 252 НК РФ. В нем также сказано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Кроме того, правильное оформление расходов, понесенных через подотчетных лиц, имеет значение для исчисления НДФЛ и страховых взносов. Только при наличии подтверждающих документов компенсация таких расходов работнику не является выплатой в его пользу и, соответственно, не учитывается при расчете: ● НДФЛ (письмо Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65); ● взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ст. 420 НК РФ); ● взносов на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). |
Оптимальный процесс
Согласование имеющегося у работника пакета документов следует проводить в электронном виде. Для этого подтверждающие документы, созданные в электронной форме, вносятся в систему электронного документооборота в неизменном виде, а бумажные документы сканируются.
|
Бухгалтерия имеет право принимать к учету документы, изначально созданные как в электронной форме, так и на бумажном носителе. |
Сам авансовый отчет сотрудник подписывает с помощью механизма простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи (письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232). После утверждения авансового отчета руководителем и бухгалтером (также с использованием электронной подписи) сотрудник передает оригиналы бумажных документов в бухгалтерию на хранение.
Такой механизм работы будет удобен для сотрудника, которому не придется бегать по кабинетам, и безопасен для бухгалтерии.
При подготовке к камеральным налоговым проверкам появляется возможность распечатать авансовый отчет и связанные с ним подтверждающие документы. При этом бумажная копия авансового отчета заверяется с отметкой о том, что документ подписан электронной подписью, законодательство допускает такой способ работы (см. письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671).
При подготовке к выездным налоговым проверкам документы, созданные в электронном виде, печатаются, авансовый отчет заверяется (как и при камеральных проверках), а документы, изначально созданные на бумажных носителях, достаются из архива.
Источник: ЭЖ-Бухгалтер (Бухгалтерское приложение)» №04 (9770) 2019
Комментарии 6
В крупных организациях имеет место большая распределенность департаментов; бухгалтерия, например, может находиться в другом здании. Сейчас много говорят о чат-ботах и их применимости в автоматизации процессов оказания корпоративных услуг. Думаю, что использование мессенджеров для оформления авансовых отчетов может существенно облегчить жизнь сотрудникам крупных компаний.
Уточните, пожалуйста, можно ли говорить о простой электронной подписи при работе в чат-ботах? Если да, то что будет являться фактом ее проставления?
Простая электронная подпись это не подпись документа вообще, а неудачная попытка сделать подпись документа из аутентификации. Слишком много белых пятен, подводных камней и спорных моментов.
Если документы некритичные и участники "согласны" на "упрощения", то смотрите в сторону аналога собственноручной подписи (ГК РФ ст. 160). В этом случае не нужно подводить свою нормативку под оторванную от технологий бредятину о простой ЭП из 63-ФЗ.
Например, появление в сообщении от пользователя "vasya_p" записи "ОК" является аналогом собственноручной подписи Петрова Василия Ивановича под электронным документом, размещенным в ленте в предыдущем сообщении в указанное время по UTC с учетом часового пояса.
На данный момент понятие простой ЭП законодательно закреплено. Она, наравне с КЭП и НЭП может быть использована для подписания электронных документов, с учётом ряда аспектов, на которые следует обратить внимание при внедрении такого инструмента. И не стоит путать тёплое с мягким, называя ЭП, как дополнительный набор информации к другой информации (документ) с процессом аутентификации (кого? для каких целей?). Да, так называемых "подводных камней" и "белых пятен" в практике применения ПЭП более чем предостаточно, но это всё на текущий момент отдано на откуп внедряющей организации - необходимо разработать соответствующую документацию и набор ограничений для применения ПЭП, и, да, это может пугать.
Мы же не называем легковой автомобиль жалкой пародией на танк, и не ругаем конструкторов легкового автопрома за изделия, которые почему-то не могут стрелять и вообще на танк не похожи. У этих механизмов разное назначение, разные этапы в подготовке, обслуживании и эксплуатации.
Критичные документы или нет, в первую очередь решает бизнес. Процессы "согласия" и "упрощения" входят в первоначальную подготовку к эксплуатации ПЭП. Ст. 160 ГК РФ в части п.2 может ссылаеться на два ФЗ: 149й "Об информации" и пресловутый 63й "Об ЭП", и в таком случае, мы снова утыкаемся в НЭП, под которую тоже нужна нормативка, КЭП, под которую нормативки надо меньше и ПЭП, на которую нужна своя нормативка и в большем объёме, в зависимости от ситуации и пожеланий.
С правовой точки зрения, именно "появление" сообщения в чате не будет являться аналогом собственноручной подписи. А вот отправка определённым лицом сообщения в соответствии с утверждённым регламентом - может являться. В зависимости от того, для чего это требуется. Если нам требуется "согласие" в правовом поле уже установленных ранее правоотношений для согласованного внесения изменений в них, то согласие можно получать как угодно. Для установления новых правоотношений, тем же ГК всё-таки требуется подпись (собственноручная, либо аналог). У ЭП, как установленного законом аналога собственноручной подписи (в частности - ПЭП) должен быть некоторый "секрет", на котором она формируется и возможность установить лицо, которое установило ЭП.
Дополнительно хочу отметить, что если законом не требуется применения криптографии при реализации ПЭП, это совершенно не означает, что применять криптографию там запрещено.
И на волне: ПЭП - всё-таки не панацея. Её применение совместно с чат-ботами вполне возможно, при наличии соответствующей документации и принятии заказчиком определённых рисков. ПЭП, за счёт своих "белых пятен" даёт возможность маневрировать ключами ЭП, регламентами проверки и применимости её в том или ином бизнес-процессе.
Т.о. с т.з. закона пользователь должен однозначно понимать, какое его действие приведёт к формированию ПЭП и явно дать системе, согласие на установку ПЭП, предъявив свой закрытый ключ ЭП. Ключ для формирования в таком случае может быть одноразовым, может генерироваться "на лету" и выдаваться на сессию, либо на только на определённые операции. Способы доставки , сложность, форм-фактор и защищённость ключа так же должна быть предусмотрена заказчиком.
Как пример, получением "согласия" на установку ЭП может быть сообщение в чате в ответ на явный запрос установить ЭП. Одноразовый ключ, как набор информации может храниться в базе данных заказчика в зашифрованном виде, а самому подписанту для аутентификации вторым каналом (например, SMS) можно отправлять шифр для декодирования ключа и формирования ЭП. После того как ЭП сформирована, всё логируется, временный ключ уничтожается, либо блокируется от применения. Схему можно, как упрощать, так и усложнять, в зависимости от стоимости информационных потоков.
Бесспорно!
И я об этом! УКЭП/УНЭП это именно электронная [цифровая] подпись документа, а ПЭП - «надстройка» над аутентификацией, т.к. электронной подписи, защищающей документ от модификации, нет!
В том, то и дело, что не ссылается. Поэтому можно брать иной АСП и реализовывать в меру своего понимания, а не пытаться, загнав себя в рамки 63-ФЗ, сочинить и выполнить бессмысленные требования к ПЭП.
В контексте чата «появление» для участников и является результатом «отправки» сообщения от имярек, опираясь на всяческие регламенты. АСП, и виды ЭП НЭП и ПЭП, предусматривают предварительное согласование и определение условий использования. КЭП не требует предварительного согласования при соблюдении условий, установленных законом, - почувствуйте разницу.
В криптографической (усиленной ЭП) этот секрет есть, в существующей только в законе простой ЭП – нет. Закон даже не предусматривает как таковую проверку простой ЭП, потому что и не закладывает в нее функционал защиты документа от модификации. Т.е. у простой ЭП одна задача – установить авторство подписания как действия (суть идентификация+аутентификация), а не авторство документа. Напомню, что невозможно доказательно признаваться автором модифицированного документа.
Дополнительно отмечу, что если тратимся на криптографические средства ЭП, то лучше сразу реализовывать квалифицированную подпись.
У ПЭП не бывает закрытого ключа ЭП, предусмотрен только ключ ЭП. Не надо запутывать людей использованием терминологии из паролей для криптоключей. Ключи ЭП должны использоваться "бережно" (обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность), поэтому упомянутые одноразовость, сессионность, "на лету", зашифрованность, блокирование/уничтожение и доставка в SMS выглядят весьма беззащитно. Если используете криптосредства, то это уже не простая подпись, а «шифр для декодирования ключа» - это вообще за гранью здравого смысла! Повторюсь, все эти сложности с простой ЭП можно избежать, если отвязаться от электронной подписи и договориться об использовании иных аналогов собственноручной подписи, причем юридическая сила ровно та же.
Общий рецепт такой:
- если документы некритичные и стороны готовы на упрощения, то согласовываем между участниками и применяем иные аналоги собственноручной подписи (и не называем это несуществующей в природе простой электронной подписью);
- если документы критичные и вынуждены тратиться на криптосредства, то применяем квалифицированную ЭП.
Одно из "упрощений" -- назвать "иные аналоги собственноручной подписи" как "простая электронная подпись" ;)
Законодатели примерно так и думали, что сделали это (коды-пароли поставив в один ряд с криптоключами от ЭЦП) в 2011 году. Но так жить не получается. Если ПЭП, технологий защиты документа для которой нет, то извольте выполнить бессмысленные и безрезультатные требования 63-ФЗ. АСП, который формально и не должен защищать документ, позволяет жить в свободных рамках ГК РФ.