Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Управление записями и НСИ

Использование СЭД для ведения реестров различных объектов

  0 комментариев Добавить в закладки

О. ПОДОЛИНА, аналитик департамента корпоративных систем

Ю. ДУБРОВСКИЙ, руководитель отдела анализа департамента корпоративных систем

Компания «Ай-Теко»

 

Реестры традиционно занимают значительное место в документационном обеспечении управления организаций. Ведение реестров – достаточно распространенная методика учета однородных объектов и документов, поэтому заниматься этим процессом в том или ином виде приходится специалистам практически всех областей деятельности. Одним из наиболее часто встречающихся примеров является реестр имущества.

Если это реестр федерального имущества, то правила его ведения оговорены законодательно. Коммерческие структуры не обязаны следовать этим требованиям, но тоже ведут учет имущества в виде реестров, достаточно часто опираясь на практику учета государственного имущества.

Реестр федерального имущества включает реестры недвижимого и движимого имущества – земельных участков, зданий и сооружений, жилых и нежилых помещений, воздушных и морских судов, космических объектов, особо ценного имущества (прочее движимое имущество учитывается как единый объект), отдельный раздел реестра - правообладатели.

Другой областью применения реестров являются учетные данные акционерных обществ. Для акционерных обществ актуальной задачей является ведение реестра акционеров, аффилированных  лиц и др. в рамках регулятивных требований, определенных законодательством.

Широкое распространение получили реестры юридических действий, выполненных государственными учреждениями: реестры прав, реестры лицензий, реестры юридических лиц, учет событий, например дорожно-транспортных происшествий, опасных явлений природы и др.

Методика ведения реестров традиционная: для каждого объекта учета составляется перечень его свойств, которые необходимо зафиксировать, чтобы отличить его от других аналогичных объектов. На основании этих данных и составляется список.

Реестры используются для учета как объектов, так и событий, факт наступления которых нужно зафиксировать. Так, в реестре федерального имущества учитывается заключение договоров ограничений (обременений), связанных с объектом учета. Это могут быть договоры аренды, ренты, залога. Наложение ареста на имущество также должно быть отражено в реестре.

Кроме того, для любого объекта должны фиксироваться все изменения, которые с ним происходят, чтобы поддерживать данные реестра в актуальном состоянии. Для этого применяют различные методики. Иногда изменения отражаются в учетной карточке, а иногда – отдельным списком. Например, учет всех изменений в Реестре федерального имущества ведут в отдельном разделе.

Специальный раздел посвящен прекращению права собственности Российской Федерации на объекты имущества.

Для выполнения указанных требований методика ведения реестров предусматривает систему взаимосвязанных разделов:

●   раздел объектов учета;

●   раздел событий, связанных с объектом учета;

●   раздел для хранения записей об изменениях данных об объектах учета.

В первом разделе хранятся регистрационные карточки объектов. Каждая карточка имеет набор полей, в которые записываются необходимые данные об объекте учета. Состав полей регистрационной карточки в некоторых случаях определяется законодательно, если требований законодательства нет, их определяют эксперты предметной области организации, ведущей реестр или привлеченные извне для решения этой задачи.

Во втором разделе регистрационные карточки оформляются на событие, связанное с объектом учета, например покупка объекта, его регистрация, ввод в эксплуатацию, ремонт, перепланировка, передача в аренду, переоценка и пр.

В третьем разделе заводится карточка на каждое изменение. Учитывается старое значение показателя, его новое значение, дата изменения, данные о сотруднике, который ответственен за изменения. Возможен комментарий о причинах внесения изменений.

Если не вести подобный учет, остаются неясности, кто, когда и по каким причинам изменял данные, а это ставит под сомнение достоверность данных реестра.

Способ ведения реестра должен давать гарантии неизменности и сохранности сделанных записей, с одной стороны, и учета всех изменений, которые происходят с объектами учета – с другой.

Недостатки традиционного способа ведения реестров

Все данные реестров заполняются на основании документов. Часто реестры даже предусматривают хранение данных о документе, с учетом которых сделана запись (например, название документов-оснований права собственности Российской Федерации на объекты учета для Реестра федерального имущества).

Чтобы проверить, правильно ли сделана запись, нужно эти документы найти.

При большом количестве записей это весьма трудоемкая операция. Иногда реестр ведется с целью указания места хранения нужного объекта учета, например каталоги библиотек или архивов.

Работа с изменениями при традиционной форме введения реестров тоже не очень удобная. С одной стороны, все изменения нужно учитывать за определенный период. Например, данные об изменениях объектов реестров федерального имущества передаются в органы учета ежеквартально. С другой стороны, для удобства отслеживания истории объекта учета все данные хранятся вместе с регистрационной карточкой.  Конечно, можно дублировать записи об изменениях, но это приводит к повышению трудоемкости и ресурсоемкости ведения реестра – записи приходится дублировать, а также является источником дополнительных ошибок, допускаемых при дублировании информации.

Кроме того, поиск необходимых данных при ведении учета с помощью бумажных регистрационных карточек при достаточно большом количестве объектов учета (а это, как правило, не просто большое, а очень большое количество) весьма трудоемкий процесс.

Автоматизация с применением реляционных баз данных

Автоматизировать работу с реестрами можно, используя реляционные базы данных. Такая технология применяется достаточно широко и обеспечивает ведение учета и отслеживание изменения карточек, зачастую сопровождая их внесенными в базу сканированными копиями документов, отражающих изменения.

Но это не позволяет решать в полной мере вопросы, связанные с документальным подтверждением данных реестров, поскольку СУБД не содержат встроенных средств для проверки подлинности хранимых документов, отслеживания их версионности, а при существенных объемах еще и теряют в производительности при работе со сканами документов. Все это свидетельствует, что при автоматизации посредством СУБД проверка даже части данных становится весьма трудоемким и ресурсоемким процессом.

Автоматизация ведения реестров

Если смотреть с точки зрения информационных технологий, ведение реестров – это методика перевода слабоструктурированной информации, разбросанной по различным документам, в базы данных, т.е в структурированный вид. Хранение данных в структурированном  виде позволяет использовать для их обработки все методы, разработанные для реляционных баз данных, интегрировать информационные системы, в которых хранятся реестры, с другими информационными системами. При этом необходимость автоматизации ведения реестров совершенно очевидна в силу требований оперативности доступа к данным, большого количества запросов и высокой ценности данных реестров для бизнеса и государства.

Помимо требований оперативности доступа ведение реестров – процедура достаточно трудоемкая, поэтому неизбежно встает вопрос об автоматизации работы с реестрами.

Трудоемкость работы с реестрами складывается из трудоемкости следующих процессов:

●   первичный ввод данных;

●   контроль за достоверностью введенной информации;

●   поддержка данных в актуальном состоянии;

●   поиск необходимой информации;

●   составление отчетов по внесенной информации.

Рассмотрим далее, что может дать автоматизация указанных процессов и чем отличаются решения с использованием систем электронного документооборота (СЭД).

Ввод данных в реестры. Для ускорения процессов ввода данных в реестры применяются специальные программы, позволяющие распознавать отсканированные документы. Они «умеют» выделять на документе отдельные реквизиты, текстовые области, которые записываются затем в поля регистрационной карточки объекта учета, сокращая ручной ввод. В отдельных случаях данные могут вводиться автоматически без участия оператора, например при распознавании штрихкода.

Контроль за достоверностью данных.

Когда данные регистрационной карточки и документы-источники хранятся отдельно, трудно отследить правильность введенных данных. СЭД дает возможность хранить отсканированные и другие электронные документы «прикрепленными» к регистрационной карточке, управлять изменениями путем ведения версионности и контроля доступа к документу, что способствует снижению трудоемкости проверки  данных.

Отслеживание изменений. При ведении реестров в бумажном виде бывает сложно отследить все изменения. Иногда для этого применяют специальные технологии. Например, при ведении Реестра федерального имущества предусмотрены реестр изменений и реестр учета прекращения прав собственности на объекты движимого и недвижимого имущества. Все данные об изменениях за каждый отчетный период (как правило, квартал) передаются в органы по учету федерального имущества. Однако, чтобы контроль за внесением изменений был удобным, нужно хранить сведения о них вместе с регистрационной карточкой.

В результате получается дублирование информации – одни и те же сведения должны храниться в двух разных местах. Дублирование информации связано с риском внесения ошибки при переносе данных. В этом случае можно использовать следующую ИТ-технологию: запись об изменениях создается одна, но для просмотра в регистрационной карточке отбираются записи об изменениях интересующего нас объекта, а когда надо – можно работать с записями об изменениях за определенный период.

Чтобы быть уверенным в правильности данных реестра, следует вести историю каждого объекта, фиксируя все изменения, т.е. запись об изменении должна содержать:

●   дату произведенных изменений;

●   сведения о том, кто производил изменения;

●   старое значение реквизита;

●   новое значение реквизита;

●   наименование документа, на основании

●   которого были произведены изменения;

●   ссылку на электронный образ документа, если реестр ведется в СЭД.

При автоматизации процесса сотрудник должен внести фактически только изменение и приложить подтверждающий документ, а остальные поля заполнятся автоматически.

Поиск необходимой информации. Системы поиска позволяют искать данные как по одному реквизиту, так и по их комплексу: документы, информацию об изменениях, список данных, связанных с объектом учета. Это нужно потому, что часто данные в реестрах связаны между собой. Например, здание может быть сдано в аренду, тогда в реестре устанавливается связь между объектами реестра «Здание» и «Арендатор» и по ссылкам можно перейти к необходимому комплексу информации – о здании или об арендаторе, выявить весь спектр данных по ним, получив выборку данных в соответствующем разрезе.

Поиск упрощает и такая функция информационных систем, как распределение  прав доступа. Сотрудник может работать только с определенной группой объектов реестра, ему может быть просто не нужен весь остальной массив данных реестра, поэтому в СЭД реализовано ограничение доступа, разделяющее реестр на открытую и контролируемую для доступа части.

Когда администратор предоставляет пользователю права доступа только к определенной части, все остальные становятся «невидимыми», что позволяет уменьшить размер области для поиска нужной информации. В СЭД можно также завести «личную папку» для работы с данными, которые используются

чаще всего, что позволяет упорядочить рабочее место и сократить требования к пространству для хранения копий документов.

Составление отчетов. Быстрое и точное составление отчетов по быстроменяющимся данным первоначально было главной задачей автоматизации процесса ведения реестров. Сейчас эта задача сохраняет свою актуальность, особенно с учетом высокой значимости для бизнеса и государства данных, получаемых из реестров.

Как правило, информационная система предоставляет возможность составлять отчеты по заранее разработанным шаблонам, а также редактировать их, что обеспечивает гибкость процессов, т.е. организация, ведущая реестр, может в считанные дни и даже часы отреагировать на изменения требований к получаемой информации, например отчетным формам.

Управление жизненным циклом объекта учета

Преимуществом СЭД является возможность управлять жизненным циклам  объекта учета. Так, при ведении реестра лицензий регистрационная карточка создается при подаче комплекта документов  для получения лицензии. При этом автоматически проверяются формальные параметры заявки – наличие всех необходимых документов. Далее работа с пакетом документов может быть организована как процесс согласования с вынесением экспертных заключений, издания приказа о выдаче лицензии или отказе в ее выдаче, а также отслеживания срока действия лицензии, проверочных мероприятий и др.

Возможности электронного документооборота позволяют отражать ход работы с пакетом документов на сайте организации, уведомлять получателя лицензий об истечении срока их действия, изменениях в законодательстве при продлении лицензий и т.п.

Обеспечение коллективной работы и использование web-технологий

Технологии коллективной работы в СЭД позволяют работать с данными в режиме оперативного доступа, отслеживать статусы документов и оперативно вносить данные. Все это делает СЭД эффективным инструментом для поддержки принятия управленческих решений.

Если часть информации находится в ERP-системах, то благодаря техническим  возможностям современных ECM (на базе которых строятся СЭД) можно получать данные для реестров в режиме on-line, объединять связанную информацию организации по разным реестрам в рамках единого информационного пространства СЭД, обеспечиваемого ECM-платформой.

Современные СЭД используют все возможности web-технологий, что способствует снижению затрат на эксплуатацию модуля СЭД по ведению реестров, делает ее широко доступной, т.е. работать в ней смогут сотрудники с любого компьютера, подключенного к Интернету.

Управление знаниями

Технология ведения реестров позволяет решить давнюю проблему – превращение разрозненных документов в источник знаний.

При построении системы управления знаниями необходимо:

●   сохранить историю деятельности для обеспечения преемственности при смене сотрудников;

●   использовать разработки при работе над новыми проектами;

●   иметь базу материалов для обучения новых сотрудников, восприятия ими стиля и методов работы.

●   Система хранения документов в виде реестров обеспечивает решение указанных задач.

●   Так, она позволяет группировать документы не по их видам или типам, а в привязке к объектам учета, которыми могут быть проект, вид продукции, направление деятельности или еще что-либо.

Заключение

Подход к ведению реестров как к способу перевода слабоструктурированной информации в структурированную с возможностью управлять жизненным циклом объекта учета позволяет применять методики СЭД в различных областях деятельности гораздо шире, чем это делается сейчас. С ее помощью можно вести учет не только лицензий, но и широкого спектра разрешительных документов, например, ежегодных документов о готовности к учебному году, к отопительному сезону, сертификатов специалистов ограниченного срока действия и т.д.

 

Источник: Финансовая газета, №17 от 28 апреля 2011 года

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев