Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Тренды, мобильность и контент в жизни

Как IT-компании участвуют в эксперименте Минтруда. Опыт Directum и СКБ Контур

  0 комментариев Добавить в закладки

Сотни российских работодателей подключились к пилоту Минтруда и тестируют обмен электронными документами с сотрудниками. Среди них есть и ИТ-компании. Как они настроили кадровый документооборот без бумаг, рассказываем далее.

С чего всё началось

Directum занимается цифровизацией бизнес-процессов и документооборота более 30 лет. Клиенты – организации самого разного масштаба, а многие цифровые решения изначально обкатывались в самой компании до того, как имплантироваться в процессы заказчиков.

«Все внутренние коммуникации и взаимодействие в Directum уже давно были в электронном виде. Своего рода исключением выступал кадровый документооборот. Несмотря на то, что процессы согласования и оформления документов велись по-цифровому, в финале появлялась бумага — документы распечатывались и подписывались вручную. Объяснение такого подхода простое: законодательно не было прямого разрешения на электронный кадровый документооборот с классическими работниками (не дистанционными). Участвуя в эксперименте Минтруда, компания приступила к решению двух задач: развитие «кадровых» продуктов и отказ от бумаги во внутренних процессах», — рассказывает Гузель Муллахметова, руководитель проектов развития бизнеса Directum.

Контур присоединился к эксперименту летом 2020 года. В компании работает более 8,5 тысяч человек, а поток бумажных кадровых документов исчисляется тысячами в месяц. Их перевод в электронный вид упрощает и ускоряет кадровый учёт и процедуры управления персоналом. Поскольку компания разрабатывает программные продукты, в том числе системы ЭДО, у Контура есть опыт в автоматизации бизнес-процессов клиентов и собственного документооборота, а также достаточно ресурсов для создания и поддержания КЭДО.

Обе компании входят в рабочую группу, которая готовит предложения по изменению трудового законодательства. Экспертиза и опыт вендоров в части внедрения КЭДО помогает корректировать пилотную модель.

 

Как вступили в эксперимент

Приказ о проведении эксперимента в Контуре выпустили в конце мая. Через месяц перешли на электронное взаимодействие с сотрудниками. В эксперименте принимают участие 94 % работников — это почти 8 тысяч человек из 77 городов России. Исключение составили те сотрудники, у которых нет учётной записи во внутренней системе документооборота. Например, вахтёры и уборщики.

Directum участвует в пилоте с августа 2020-го. Из 600 сотрудников (а это офисы Ижевска, Москвы и Уфы) согласились участвовать 99 %. При этом отказов не было, то есть остались только те, кто не cмог определиться с решением.

Как запускали кадровый ЭДО

Контур: Чтобы запустить КЭДО, понадобилось создать проектную группу, доработать систему внутреннего электронного документооборота (СЭД), получить согласие сотрудников на участие в эксперименте. Как будет работать новая система, сотрудникам рассказывали в корпоративной социальной сети, там же комментировали вопросы. В первый месяц параллельно поддерживали бумажный документооборот. Также понадобилось обучить специалистов, которые оформляют документы, — офис-менеджеров и менеджеров по кадровому учёту.

Directum: Поскольку все кадровые процессы уже велись в системе, запуск не занял много времени. Немного адаптировали процессы приёма, перевода, увольнения, согласования и переноса отпуска —добавили электронное подписание, а также этапы ознакомления работников с документами.

С юридической стороны потребовалось подготовить необходимые документы (согласие сотрудников, внутренний регламент об электронном взаимодействии). А для информирования работников использовали корпоративный блог и внутренние рассылки.

В какой системе работают сотрудники

Контур: В системе внутреннего электронного документооборота сотрудники и раньше подписывали документы простой электронной подписью. Для участия в эксперименте СЭД доработали: теперь система позволяет подписывать документы квалифицированной электронной подписью, хранить документы и технологические файлы. Визуализацию печатных форм документов преобразовали из формата DOC в PDF. Для пользователей добавили подсказки и установили уведомления, чтобы сотрудники не забывали подписывать документы вовремя.

Directum: Сотрудники работают во внутренней системе Directum RX. Рядовые работники компании подписывают кадровые документы простой ЭП, руководство — усиленной квалифицированной. Поскольку система и до эксперимента поддерживала все виды электронной подписи, настройка была минимальной и не заняла много времени. Дополнительно для удобства решили визуализировать штампы ЭП на документах (включая простую подпись работника). Хранение документов, в том числе юридически значимых (с проставлением штампов времени) организовали также в Directum RX.

К системе сотрудники подключаются через веб-доступ: с рабочего места или из дома. Кроме того, используются мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz – например, для ознакомления сотрудников с ЛНА или согласования руководителями движения персонала с планшета.

Также Directum интегрировал свою систему с учётной в части данных по отпускам (дат и количества доступных дней) и командировкам.

Какие документы перевели в цифру

Обе компании внедряли электронные документы массово. В первую очередь в цифровой вид переводили документы с минимальным сроком хранения, которые оформляются чаще всего. Трудовые договоры и Directum, и Контур решили на этом этапе не включать в эксперимент.

СКБ Контур

Directum

  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
  • заявление о предоставлении отпуска;
  • заявление о дополнительном дне отдыха за сдачу крови и её компонентов;
  • уведомление о времени начала отпуска;
  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
  • протокол заседания комиссии по проверке знаний требований охраны труда;
  • журнал регистрации инструктажа на рабочем месте по охране труда;
  • график отпусков;
  • лист ознакомления с локальными нормативными актами;
  • лист ознакомления с графиком сменности.
  • уведомление о наступлении очередного оплачиваемого отпуска;
  • заявление о предоставлении отпуска;
  • заявление о переносе отпуска;
  • заявление на включение в график отпусков;
  • приказ о переносе отпуска;
  • график отпусков;
  • заявление на увольнение;
  • приказ об увольнении;
  • приказ о приёме на работу;
  • заявление на смену должности;
  • приказ о смене должности;
  • приказ по основной деятельности;
  • локальный нормативный акт;
  • заявление на передачу реквизитов карты для перевода заработной платы.

«Мы готовимся к реализации второй части проекта автоматизации кадрового документооборота. В электронный вид планируем перевести документы, которые необходимо подписывать усиленной электронной подписью: приказы о переводе, приказы на изменение заработной платы, допсоглашения к трудовым договорам. Для этого провели сравнительную работу по типам подписи и выбрали неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Сейчас проверяем инфраструктурную готовность сервисов и согласовываем объём работ со всеми участниками для реализации процесса подписания документов», — поясняет Анастасия Богатырева, менеджер проектов по работе с персоналом в Контуре.

«Сейчас Directum планирует внедрять усиленные неквалифицированные подписи для работников и таким образом охватить цифровизацией весь спектр кадровых документов и процессов. УНЭПы будут использоваться для подписания критичных видов документов, связанных с работой (трудовых договоров и пр.)», — поделилась Гузель Муллахметова, представитель Directum.

С какими трудностями столкнулись

Directum: С системой вопросов не было, а вот с человеческим фактором – да. Например, сотрудники не всегда выполняли задания на ознакомление, поэтому команда проекта решила добавить в систему напоминания. У некоторых работников осталась привычка распечатывать документы, несмотря на изменение процесса.

Контур: Обошлось без технических трудностей — внутреннюю систему электронного документооборота протестировали до начала эксперимента.

Для ситуаций, когда сотрудники вовремя не подписывают документы, Контур реализовал электронные объяснительные. Допустим, работник не ознакомился с приказом на отпуск. Система запросит у него объяснительную в первый день отпуска. СЭД отслеживает, когда происходит нарушение сроков, и автоматически назначает такое задание. Это нужно, чтобы работодатель зафиксировал причину, почему документ не подписан вовремя, и смог доказать надзорным органам, что не нарушал срока ознакомления.

Пока на законодательном уровне не решены две основные проблемы, связанные с длительным хранением документов. Первая — это устаревание цифровых носителей и программного обеспечения. Смена технологий происходит очень быстро, понадобится контролировать состояние самих устройств и проверять, воспроизводятся ли документы. Вторая проблема — признание юридической силы документов после того, как истечёт срок действия сертификата электронной подписи (КЭП).

Что дальше

Обратную связь об участии в эксперименте, описание сложностей и свои предложения Контур и Directum передали в виде отчётов в Минтруд. Это обязательная часть пилота — отправить свою анкету должен каждый участник. Информация от представителей бизнеса поможет чиновникам и рабочей группе доработать трудовое законодательство, чтобы работодателям были понятны механизмы перехода на КЭДО, а сотрудникам было удобно работать с новой системой.

Например, компания Directum предложила ведомству:

  • сохранить за работниками право подписывать кадровые документы простой ЭП;
  • разрешить безбумажный переход на электронное взаимодействие, то есть позволить подписывать все локальные нормативные акты в электронном виде;
  • регламентировать включение в эксперимент дистанционных работников;
  • допустить отправку электронных документов работникам, в том числе и в нерабочее время и др.

Государственный эксперимент продлён до 15 ноября 2021 года. Участники эксперимента ожидают, что к этому времени будут утверждены новые поправки законодательства. Что именно изменится, расскажем в следующих материалах на ECM-Journal.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев