Кадровые сервисы, или Как перевести всех сотрудников в цифру

Переход на электронный кадровый документооборот — одна из ключевых задач крупных компаний в России. Особенно остро звучит вопрос там, где у большинства сотрудников нет постоянного доступа к компьютеру. Нужно ли подключать весь персонал к цифровому взаимодействию? Если да, то какие кадровые сервисы и инструменты для этого понадобятся?

Взаимодействие с персоналом без бумаг

Ещё в 2019 году эксперты Deloitte рассказали, что компании уже успешно переводят работу с персоналом в электронный вид. При этом максимальный интерес к цифровизации HR-процессов и кадрового документооборота проявляют крупные компании с численностью персонала свыше 2500 сотрудников. Большинство из них работают на местах, которые территориально удалены от главного офиса. Кадровый документооборот в таких компаниях — это огромные расходы на оформление, согласование, подписание и доставку бумаг. Цифровизация HR-процессов для них становится отличным способом сэкономить.

К сожалению, пока не все операции с кадровыми документами можно перевести в электронный вид. Пусть даже это выгодно, но есть законодательные «тормозящие» факторы. Тем не менее, можно использовать кадровые сервисы для ускорения многих процессов. В их числе ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами, оформление командировок и авансовых отчётов, запросы справок, подготовка заявлений и т. д.

Например, как выглядит получение справки без кадровых сервисов? Работнику нужно знать, как и где получить документ, кого именно попросить об услуге, а затем под диктовку написать текст заявления на выдачу справки. На этом процесс не завершается, в нём ещё примут участие руководители, специалисты кадрового отдела, канцелярия и, возможно, другие лица.

Ситуация выглядит ещё ужаснее, если сотрудник находится далеко от центрального офиса и HR-службы. Комбайнёры, работники складов, водители грузовых автомобилей, кассиры на торговых точках — всем им придётся тратить время на дорогу в офис ради одной бумаги.

Кадровые сервисы и коммуникации с персоналом

Переход на цифровые решения должен быть удобным как HR-службе и руководству, так и всем сотрудникам компании в целом. Эксперты советуют выбирать кадровые сервисы и инструменты вовлечения персонала по трём принципам:

• доступность. Решением будут пользоваться в течение рабочего дня. Выбор инструмента зависит от условий, в которых трудятся сотрудники. Например, для водителей грузовых автомобилей логично реализовать доступ к кадровым сервисам в виде мобильного приложения или чат-бота, а в цехе сборки изделий можно установить инфокиоск;
• простой интерфейс: решение должно быть интуитивно понятным вне зависимости от пользовательского уровня сотрудника;
• стоимость решения. Для работников, конечно, оно будет бесплатным. Для компании цена может отличаться в зависимости от выбранного инструмента вовлечения персонала, подрядчика, списка функциональных возможностей, нюансов информационной безопасности и других факторов.

Инструменты для подключения к кадровым сервисам сотрудников, не имеющих постоянного доступа к внутренним системам компании:

Корпоративный портал

Может использоваться для решения не только HR-задач. Обычно кадровый портал — это место, где выстраиваются все коммуникации внутри крупной компании. С его помощью легко перевести в цифру процессы, связанные с оформлением отпусков и командировок. Есть возможность реализовать электронное ознакомление с локальными нормативными документами.

Личный кабинет

В отличие от предыдущего варианта это инструмент для подключения исключительно к кадровым сервисам. Может использоваться для запроса справок, быстрого оформления заявлений, подписания документов с помощью электронной подписи и других задач.

Чат-бот

Интеграция с информационными системами и кадровыми сервисами даёт чат-боту возможности, схожие с личным кабинетом. Иногда применяется сотрудниками для подписания документов, уведомлений об уходе на больничный, запроса информации и т. д.

Мобильное приложение

Функционал может повторять возможности чат-бота и личного кабинета. Многое при этом будет зависеть от пожеланий компании и конечной реализации подрядчиком.

Инфокиоск

Решение для коллективного применения. Инструмент подходит для простых задач: запроса данных о контактах другого сотрудника, заявлений на выдачу справок и иных документов. Чаще всего используется на предприятиях, на территории которых не допускается наличие сотовых телефонов и иных личных гаджетов.

Цель всех описанных выше инструментов — вовлечение сотрудников в цифровое взаимодействие. Их подключение к кадровым сервисам помогает компаниям экономить, снижать нагрузку на HR-службы и ускорять процессы. Но это ещё не всё.