Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
События и новости

Минтруд России начинает эксперимент по электронному кадровому документообороту

  1 комментариев Добавить в закладки

https://rosmintrud.ru/uploads/news/836x410-00000000-1522745555.jpg

Министр труда и социальной защиты России Максим Топилин подписал приказ о проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Задачами эксперимента определены:

●    апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

●    оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;

●    выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;

●    подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;

●    подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

Пилотный проект будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников (в случае отсутствия первичной профсоюзной организации).

Организационно-методическое обеспечение проекта осуществляют Минтруд России, Роструд, ВНИИ труда Минтруда России.

Эксперимент продлится до октября 2018 года.

Как ранее сообщалось, Минтруд России ведет работу, связанную с применением цифровых технологий в трудовой сфере, по трем направлениям: кадровый документооборот в организации, электронная трудовая книжка, электронный надзор.

Виды работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент:

●    заключение трудовых договоров;

●    планирование отпусков работников на предстоящий год, ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска, ознакомление с приказом об отпуске, оформление заявления о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

●    оформление служебных командировок;

●    извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

●    получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни, ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы;

●    ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

●    ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.

На базе одного из участников будет проведен эксперимент по представлению документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости.

По результатам будут выдвинуты предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде.

 

Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компании DIRECTUM прокомментировала новость:

«На данный момент законодательство явно не разрешает переводить кадровый документооборот в электронный вид, за исключением обмена документами с дистанционными работниками (глава 49.1 ТК РФ). В отношении большинства кадровых документов в НПА фигурируют фразы «под роспись» и «письменная форма». Подразумевается, что документы должны быть оформлены на бумаге, подпись сотрудника должна быть «живой». И несмотря на то, что п.1 ст.6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» разрешает работать с электронными документами при использовании квалифицированной ЭП, работодатели не рискуют переводить кадровые документы в электронную форму. Случаи судебной практики немногочисленны, каждый рассматривается отдельно: а каких-то ситуациях электронные документы признают действительными, в каких-то – нет.

При этом ведение кадровых документов на бумаге создает большую нагрузку на работодателей. Часть документов (трудовой договор, приказ о приеме на работу и др.) имеют длительный срок хранения (75 лет) и требуют организации архива. Из-за требования ознакомить сотрудников с документом под роспись возникают затраты по доставке документов до подписантов и возврату документов в места их хранения. Поэтому перевод кадрового документооборота в электронный вид – актуальная тема.

И хотя результаты эксперимента станут известны не ранее конца 2018 г., а соответствующие поправки в законодательство будут внесены не ранее 2019 г. (при условии, что результаты эксперимента будут положительными), в дальнейшем это позволит снизить нагрузку на работодателей в части ведения кадровых документов».

 

Перечень участников эксперимента и виды работы с документами,

в отношении которых проводится эксперимент

Наименование участника эксперимента

Виды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент

ОАО «РЖД»

1) оформление служебных командировок; извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;

3) ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

АО «Газпромбанк»

1) заключение трудовых договоров;

2) ознакомление работников с графиками отпусков, графиками работ и с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

ПАО «АВТОВАЗ»

представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости

ПАО «РОСБАНК»

1) оформление отпусков и служебных командировок;

2) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период, должностными инструкциями и иными локальными документами

ПАО «Ростелеком»

1) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;

3) заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

4) уведомление работника о времени начала отпуска;

5) ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;

6) ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником

ПАО «Мечел»

1) извещение о времени начала отпуска;

2) ознакомление с приказом об отпуске;

3) получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

4) ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы

АО «Северсталь Менеджмент»

1) оформление служебных командировок;

2) предоставление отпуска работнику на основании его заявления;

3) планирование отпусков работников на предстоящий год;

4) выдача наряда-допусков работникам

ООО «Яндекс»

предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде

 

 

Источник: Минтруд РФ

Похожие записи
Комментарии (1)
Евгения Сарварова 07 мая 2018 г. 12:53  

4 мая 2018 г. Минтруд внес коррективы. Во-первых, был расширен состав участников эксперимента, в него вошли также АО «Альфа-Банк», ООО «Компания «Тензор», ООО «Агроторг», ООО «СИБУР», ПАО «Татнефть» имени В.Д. Шашина». Во-вторых, к видам работ с документами добавились два новых пункта:

  • обмен электронными больничными и расчеты по ним;
  • расторжение трудового договора по инициативе работника, согласование заявления об увольнении, подписание приказа об увольнении

Источник: https://rosmintrud.ru/docs/mintrud/orders/1294

Сейчас обсуждают
Больше комментариев