ЭДО в СМБ: эффективность или двойная работа

Не за горами тот час, когда документооборот станет безбумажным. Как показал опрос, проведенный Торгово-промышленной палатой, электронными документами обмениваются свыше трети компаний и ожидается, что к середине текущего года их будет уже больше половины. Но стоит ли малому и среднему бизнесу уже сейчас переходить на электронный документооборот и как добиться эффективности такого перехода? На вопросы журнала «Директор Информационной Службы» ответил Иван Агапов, руководитель направления Synerdocs.

Насколько целесообразен с вашей точки зрения переход на электронный документооборот для средних и малых компаний?

Отвечать на этот вопрос следует исходя не от масштаба компании, а от объема работы с документами. Иногда встречаются среднего размера организации, чей исходящий трафик измеряется десятками тысяч документов в месяц.

Конечно, для большинства компаний малого и среднего бизнеса конкретные преимущества ЭДО не так очевидны, а объем передаваемых (получаемых) документов не всегда значителен. Если определять целесообразность деньгами, то ее можно конкретно посчитать. Даже при небольшом объеме исходящих документов стоимость их отправки может быть очень высока. Например, некоторые небольшие организации могут отправлять курьерами несколько документов в неделю. Формально поток не большой, но стоимость услуг доставки за год может составлять серьезную сумму, которую небольшая компания может тратить более эффективно. Экономия многократно превысит затраты на сертификат электронной подписи и оплату годового тарифа у оператора ЭДО.

Но даже если компания с небольшим документооборотом не сталкивается с необходимостью пользоваться дорогими услугами отправки, то в этом случае тоже можно посчитать конкретную выгоду в деньгах. Масштабы, конечно, будут скромными, но тем не менее. Плюс прямые выгоды при работе с ЭДО – удобство, надежность, отправка документов в контролирующие органы, хранение и т.п.

С другой стороны, следует иметь в виду, что компании СМБ-сектора чаще всего приходят к ЭДО вместе с крупными партнерами по бизнесу, которые «спускают» новую технологию всем контрагентам. С этой точки зрения вопрос о целесообразности раскрывается совсем с другой стороны.

Если компания хочет развивать отношения с крупным партнерам, то она идет (иногда даже вынужденно) ему на встречу и подключается к обмену. Более того, например, крупная компания может предоставлять различные льготы и скидки тем поставщикам, которые обмениваются с ней электронными документами. В результате небольшая компания получает более выгодные варианты сотрудничества со стратегическим партнером. В нашей практике такие примеры есть.

Как обеспечить эффективность такого проекта, если компания вынуждена вести смешанный документооборот?

Стоит отметить, что любая компания в первое время после перехода на ЭДО вынуждена управлять двумя потоками документов – бумажный и электронный. И такой переходный период просуществует еще какое-то время.

Здесь все зависит от того, как будет организован ваш переход на ЭДО, как будут выстраиваться процессы внутри компании, какие документы вы переводите в электронный вид в первую очередь и т.п. Мы всегда советуем абонентам начинать поэтапно, с процессов работы с конкретными документами, например, товарными накладными или счетами-фактурами – а потом расширять практику, анализировать результаты и масштабировать. Важно понимать, что эффект будет лишь тогда, когда вы будете подходить к процессу перехода на ЭДО комплексно – не оставляя за собой «бумажные мосты».

Оператор ЭДО в этом процессе должен быть вашим главным помощником и методистом. Его задача – предоставить вам работающий механизм управления двумя потоками документов. Например, в Synerdocs совместно с DIRECTUM разработано решение Межкорпоративный финансово-учетный документооборот (МФУД), которое как раз предназначено управлять и электронным и бумажным архивом, контролировать входящую и исходящую корреспонденцию на всех носителях, работать с ней и т.п.

Как мотивировать контрагентов переходить на ЭДО?

Важно разобраться, почему требуется дополнительная мотивация контрагентам. Это может быть банальное недоверие к ЭДО или непонимание технологий, которое исправляется легко. А может быть партнеру просто нужен дополнительный стимул для принятия решения. Здесь вы можете опираться на помощь оператора ЭДО, который предложит вам множество вариантов.

Торговые компании могут практиковать скидки и вознаграждения, холдинги предлагают разнообразные программы лояльности для тех, кто обменивается с ними электронными документами. А в финансовой отрасли может повышаться проценты агентского вознаграждения. Другой мотивирующий фактор – повышение стоимости услуг или платежей для тех, кто не перешел на ЭДО. В нашей практике есть пример, когда ИТ-компания, поставщик ПО, фактически включила в стоимость лицензий расходы по пересылке заказных писем, повысив тем самым средний чек каждой поставки на несколько сотен рублей для тех дилеров, кто продолжил обмен на бумаге.

Но, конечно, самый эффективный способ мотивации – жесткая позиция компании, которая подразумевает внесение ЭДО в обязательные требования к партнерам по бизнесу. В качестве иллюстрации мы часто приводим проект с интернет-магазином Wildberries, который принимает от поставщиков документы только в электронном виде через Synerdocs. И поставщикам пришлось пойти на встречу крупному клиенту.

Каких правил стоит придерживаться при организации смешанного ДО?

Прежде всего, не дублировать документы на бумаге – оригинал должен быть один. Еще раз подчеркну, что переход на ЭДО должен быть комплексным. Если вы получили подписанный акт в электронном виде, то и согласовывать надо в электронном виде. Заранее определите маршрутизацию документов внутри компании, порядок подписания и хранения. Для этого вам придется кое-что переделать в компании, возможно, внедрить соответствующие решения, но только так вы сможете со временем избавиться от бумаги.

Пользуйтесь специализированными решениями, например, упомянутым МФУД.

Ну и постоянно повышайте свои компетенции в области ЭДО. Сами по себе электронные документы – это только часть общей картины. Надо понимать, какие процессы за ними стоят, какие технологии, нормативные акты и т.п. Вам так будет проще общаться с поставщиками решений.

С какими основными проблемами сталкиваются ваши заказчики при переходе на ЭДО/ведении смешанного ДО и как они их решают?

Например, на этапе проработки адресации документов контрагентам, когда вы определяете, с кем и как вы будете обмениваться, можно столкнуться с определенным сопротивлением со стороны партнеров.  Бывают трудности и с подключением, особенно когда речь идет о тысячах контрагентов, которым необходимо объяснить, как зарегистрироваться, где взять электронную подпись и т.п. В этом случае оператор может разработать для вас специальную страницу на сайте с инструкциями для ваших контрагентов или провести ряд обучающих мероприятий и организовать подключение контрагентов.

На этапе определения способа обмена электронными документами с контрагентами могут возникнуть трудности взаимодействия с несколькими операторами. До сих пор эта ситуация с роумингом не разрешена до конца – операторы не всегда быстро настраивают взаимодействие и неохотно договариваются. Но всегда есть альтернативы, например, мультиоператорность.

Вопросы могут возникнуть на этапе перестройки бизнес-процессов внутри компании. Некоторые бывают не готовы к обработке электронных документов, согласованию и т.п. Приходится наводить порядок в вопросах подписания документов, определения ролей и во многом другом.

Надо четко понимать, что вы будете делать с электронными документами после обмена и подписания, как хранить, где хранить – в облаке или у себя. Задача долговременного хранения электронных документов – это отдельная тема.

Технических сложностей, как правило, не возникает. Есть определенные нюансы при настройки интеграции с учетными системами – не всегда достаточно типовых коннекторов, особенно, если КИС нестандартной конфигурации или не работает с документами в нужных форматах. Но даже в этом случае оператор может предложить универсальное интеграционное решение.

Большинство трудностей решается на этапе подготовки к переходу на ЭДО. Главное вовремя их обозначить и подключить к решению поставщиков ИТ-решений и оператора ЭДО.

Источник: Директор Информационной Службы, апрель 2016.