Электронные архивы

Дмитрий Перевалов

Ежедневно, выполняя свою работу, мы создаем новые документы, используем и изменяем имеющиеся, а также применяем созданные заранее заготовки (шаблоны). Весь этот процесс осложняется тем, что часть используемой информации находится в бумажном, а часть — в электронном виде. Безусловно, многие компании сегодня внедряют системы электронного документооборота, но как быть с теми материалами, которые уже накоплены организацией, а также с теми, которые требуется хранить в бумажном виде?

Как правило, в таких случаях для хранения необходимой информации организуется архив — выделенное помещение, в котором собирается вся необходимая документация. Учет бумажных документов ведет архивариус. При этом архивариус, как правило, не определяет правила доступности документации, а руководствуется решениями линейных руководителей, которые подписывают заявки на получение документов. По крайней мере, такая ситуация типична для многих государственных учреждений, банков, крупных телекоммуникационных компаний, производственных предприятий.

Как подобная организация труда влияет на производительность сотрудника? Давайте рассмотрим часто встречающийся пример — сотруднику компании потребовался какой-то документ. Ему необходимо:

●     Определить, какой именно документ нужен. Для этого требуется обратиться к картотеке.

●     Получить разрешение на просмотр данного документа, например у своего непосредственного руководителя.

●     Как только получено разрешение, отправиться в архив и взять на руки искомый документ.

●     После ознакомления вернуть этот документ в архив.

Если мы используем подобную схему, то у нас могут возникнуть определенные трудности.

Во-первых, длительность процедуры. Для получения документа из архива, как правило, требуется несколько дней. Во-вторых, проблемы безопасности. Если документов в архиве достаточно много, то руководитель может подписать разрешение, не зная, что данный документ не должен попадать в руки данному сотруднику. В-третьих, проблема актуальности. Сотрудник может не знать, что документ устаревший. В-четвертых, проблема доступности: документ может находиться на руках у другого сотрудника.

Кроме того, необходимо отметить, что бумажные документы имеют ограниченный срок хранения в связи с естественным износом.

Для выхода из сложившейся ситуации прибегают к использованию электронных архивов, которые:

●     обеспечивают надежность хранения информации;

●     сводят к минимуму потери информации;

●     сокращают время на поиск;

●     позволяют организовать одновременную работу нескольких сотрудников с одним документом;

●     позволяют организовать доступ к информации из любого пункта, оснащенного каналом и оборудованием передачи данных;

●     обеспечивают достоверность информации и предоставляют сведения о том, кто является автором последних изменений;

●     позволяют знать о местонахождении оригинала документа;

●     позволяют проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником.

Любой электронный архив состоит из следующих основных подсистем (см. рисунок):

●     Системы ввода/вывода — предназначены для преобразования бумажной документации в электронный вид и наоборот. Эти подсистемы обеспечивают ввод и регистрацию документов, создаваемых в любых используемых на предприятии приложениях.

●     Системы оперативного электронного архива — предназначены для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью ее на носители долговременного хранения.

●     Системы долгосрочного хранения — предназначены для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер.

●     Системы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме, либо посредством использования систем автоматизации, СУБД.

Опыт реализации подобных проектов позволяет рекомендовать объединение подсистем ввода и вывода данных. Современные многофункциональные устройства (МФУ) обеспечивают одновременное сканирование и печать необходимой документации различного формата. Данный подход позволяет существенно сократить издержки на создание электронного архива.

Для создания электронного архива организации необходимо выполнить ряд этапов:

1. Подготовка. На данном этапе документы подготавливаются для оптимального отображения в системе хранения и наилучшего сканирования. Документы идентифицируются согласно принятой в компании структуре документооборота. Этап включает в себя:

●     получение, регистрацию и сортировку документов;

●     удаление скрепок и др.;

●     преобразование электронных документов в общепринятые форматы;

●     разработку специальных маршрутов документа;

●     проверку качества.

2. Сканирование. Документы сканируются с использованием сканирующих устройств (обычных или поточных сканеров, МФУ и т. д.), которые поддерживают необходимые типы и форматы документов. На этапе сканирования ведется контроль качества. Плохо отсканированные документы сканируются вновь.

3. Преобразование. Отсканированный документ конвертируется в формат, удовлетворяющий требованиям системы хранения и производственным стандартам. Изображения очищаются от мусора, при необходимости осуществляется распознавание текста, файлы сжимаются.

4. Атрибутирование/индексирование. На данном этапе каждому документу автоматически или вручную ставятся в соответствие ключевые слова, по которым впоследствии будет производиться поиск, или же создается полнотекстовая база данных.

5. Повтор и изготовление документации. Полученные электронные документы передаются в необходимом формате либо в систему хранения (как правило, это подсоединенное к сети хранилище — NAS или сеть хранения данных — SAN). Все документы проходят дополнительную проверку во время всего процесса.

6. Дополнительная проверка качества.

Значительную часть всех этих работ можно поручить аутсорсеру.

По опыту компании «Фан Systems», внедрение системы электронного архива позволяет:

●     существенно (с 2–3 дней до минут) сократить время, затрачиваемое на доступ к информации;

●     повысить эффективность использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов, возможности одновременной работы с документом нескольких сотрудников, создания логических связей между документами;

●     повысить уровень информационной безопасности за счет определения прав сотрудников на доступ к той или иной информации;

●     обеспечить доступ к информации практически из любой территориально удаленной точки, оснащенной средствами связи, так как информация в электронном виде может быть доступна по локальной сети, через Интернет, передана по электронной почте, записана на любой носитель и отправлена по обычной почте;

●     повысить достоверность информации за счет регистрации вносимых в документы изменений;

●     снизить риски потери или порчи важных документов.

Кроме того, электронные архивы обладают отличной масштабируемостью, так как увеличить объем дисковой памяти в сети хранения данных или сетевом хранилище значительно легче, чем выделить новые площади под архив и обеспечить необходимые условия хранения.

Электронный архив может также быть интегрирован с другими информационными системами предприятия, в том числе с системой электронного документооборота.