Основы межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами (ЮЗЭДО)

Уверены, что разбираетесь в ЭДО с контрагентами? Проверьте себя! Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — это взаимный обмен файлами между коммерческими организациями или государственными ведомствами. При таком взаимодействии не используются бумажные носители, весь процесс происходит в цифровом виде.

Счета, акты, договоры подписываются электронной подписью (ЭП), поэтому документы имеют юридическое значение, то есть они приравниваются к бумажным с «живой» подписью и печатью.

Какие преимущества дает ЮЗДО

Организации, использующие системы юридически значимого документооборота, получают целый ряд привилегий. Например, увеличивают скорости обмена файлами, а значит, и всей деятельности компании. Также ЮЗДО помогает экономить на бумаге и корреспонденции.

Возможности, которые дает ЮЗ ЭДО:

1. Обмен юридически значимыми документами в электронном виде с контрагентов и госорганами.
2. Ускорение расчетов по сделкам.
3. Подписание с разных устройств.
4. Отслеживание статуса каждого отправленного файла.
5. Постоянный доступ к файлам, поиск нужных документов.
6. Своевременная налоговая отчетность, благодаря гарантированной доставке, снижает риск штрафных санкций.
7. Сокращение затрат на подготовку и пересылку документов экономит денежные средства, которые можно направить на решение других задач.

Хорошо ли вы разбираетесь в ЭДО с контрагентами?

Онлайн-тест на 5 минут. Сможете ответить, верны ли следующие 10 утверждений об электронном документообороте с контрагентами?

Пройти тест

Какая электронная подпись подходит для юридически значимого ЭДО

Цифровые документы подписываются электронной подписью, так фиксируется их подлинность. Плюс ЭП служит гарантом того, что после подписания не вносились изменения.

Документы с электронной подписью является таким же значимым, как и бумажные аналоги. Их можно предоставить в суде, в случае каких-либо разногласий с контрагентами.

В федеральном законе № 63-ФЗ предусмотрены следующие виды ЭП:

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Для подписания юридически значимых документов используется квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Она является наиболее надежной и защищенной, так как благодаря зашифрованным данным можно проверить, кто и когда поставил подпись. Параметры КЭП утверждает ФСБ, а получить ее можно только в центре, аккредитованным Минцифры, список представлен на сайте министерства.

Также КЭП гарантирует:

• контроль целостности передаваемого документа;
• защиту от изменений (подделки) файла;
• невозможность отказа от авторства и доказательное подтверждение авторства документа.

Обязательные реквизиты ЮЗД

Цифровой документ, как и бумажный, должен содержать реквизиты:

• название вида документа, кроме писем;
• номер;
• юрлицо или имя составителя документа;
• дату;
• место разработки, издания, принятия или подписания;
• подпись.

Какими документами можно обмениваться через ЮЗДО

Текущее законодательство разрешает обмениваться:

• договорами;
• счетами;
• товарными накладными;
• счетами-фактурами;
• товарно-транспортными накладными;
• актами выполненных работ и оказания услуг;
• актами сверки;
• письмами, которым необходимо подтверждение юридической значимости.

Что нужно продумать, прежде чем переходить на юридически значимый обмен электронными документами?

Сначала нужно для себя решить:

• каким образом вы планируете пересылать цифровые файлы контрагентам;
• как будете принимать и проверять подлинность документации, полученной через сервисы ЭДО.

Чаще всего эти задачи решаются с помощью специализированных сервисов межкорпоративного обмена. Обратите внимание, на наличие необходимых лицензий у компании, которая предоставляет услуги по пересылке документов.

Также важно убедиться, что ваши внутренние корпоративные системы совместимы с сервисом межкорпоративного обмена.

Кроме того, не помешает заранее продумать:

• как вы построите процессы создания, хранения (в том числе в архиве), поиска и обработки ЮЗЭД;
• за счет чего будет обеспечена юридическую значимость документов в процессе архивного хранения.

Решить эти можно с помощью системы электронного документооборота (ЭДО), включающие в себя нужный функционал, проверенным разными компаниями. Например, система Directum.

Обязателен ли сервис ЭДО для межкорпоративного обмена документами?

При желании вы можете обмениваться файлами с контрагентами напрямую, даже через email. Основной минус данного варианта: необходимо с каждой компанией заключать соглашения, настраивать порядок и технологии обмена документами и тому подобное.

Для части организаций плюс такого варианта в том, что не надо платить оператору за передачу документов; но все расходы по организации обмена компания будет нести сама.

И здесь кроется ряд трудностей:

• придется самостоятельно установить софт для использования электронной подписи;
• рано или поздно возникнет вопрос с хранением документов.

Также исходя из Приказа Минфина России от 05.02.2021 № 14н, обмениваться счетами-фактурами можно только через операторов ЭДО, так как они способны обеспечить конфиденциальность передаваемых данных. Это касается и передачи отчетов в госорганы.

Однако ФНС до июля 2023 года позволяет организациям подавать документы напрямую через сайт службы.

Безопасность межкорпоративного обмена ЮЗЭДО

Многие компании еще сомневаются в надежности электронного межкорпоративного документооборота, это связано с недоверием к электронной подписи и привычной бумажной формой юридически значимых документов (оригиналов документов). Разберем некоторые часто встречающиеся сомнения.

Можно ли доверять электронной подписи и не подделают ли мои документы?

Технология электронной подписи очень надежна и обеспечивает целостность передаваемого документа, его защиту от изменений (подделки) документа, невозможность отказа от авторства и доказательное подтверждение авторства документа.

Подделать электронную подпись при правильном использовании практически невозможно. По сравнению с подписью и печатью на бумажных документах, электронная подпись более надежна, так как подделать бумажные документы сейчас значительно проще.

Технология электронной подписи использует асимметричные схемы криптосистем с открытым ключом. В отличие от асимметричных алгоритмов шифрования, в которых шифровка производится с помощью открытого ключа, а расшифровка — с помощью закрытого, в схемах цифровой подписи подписание производится с применением закрытого ключа, а проверка — с применением открытого.

Без обладания закрытым ключом вычислительно очень сложно создать легитимную цифровую подпись, на это необходим мощный суперкомпьютер и несколько лет работы (и не факт, что в итоге получится создать легитимную подпись).

А если мой документ удалится или потеряется?

Современные технологии электронного обмена и установленные регламенты деятельности специалистов компаний обеспечивают резервное копирование документов и гарантируют доставку документов до адресата.

Вероятность потери электронных документов существенно ниже (практически нулевая), чем бумажных документов, а своевременное резервное копирование гарантирует сохранность документов.

Что делать, если государственные органы запросят документы?

На текущий момент часть государственных органов уже предусмотрела порядок предоставления электронных юридически значимых документов (например, налоговые органы — приказ Минфина РФ ФНС № MMB-7-2/168@ от 17 февраля 2011 г.).

Также, согласно законодательству (например, ст. 93 Налогового кодекса РФ), на требования госорганов компаниями могут предоставляться бумажные копии ЮЗЭДО, заверенные печатью организации.

А можно ли электронные документы использовать в качестве доказательств и как их предоставлять в суд?

Да, судебная практика подтверждает, что цифровые файлы можно предоставить при разбирательствах с контрагентами.

Например, организация при необходимости может отравить компании-партнеру претензию в цифровом виде, и суд примет ее в качестве доказательства. Более подробно о кейсах из судебной практики читайте здесь.

Но стоит помнить, что как и при бумажном документообороте, суд может счесть электронные документы недостаточным доказательством.

Статья обновлена 4 июля 2022 года.