О юридической силе электронных документов
В этой статье речь пойдет об использовании электронного документооборота на основе ЭЦП в коммерческой деятельности во взаимоотношениях коммерческих организаций…
Халмухамедов Владимир, старший эксперт отдела аудита сектора «Телекоммуникации, СМИ и Технологии» ЗАО «Делойт и Туш СНГ»
В этой статье речь пойдет об использовании электронного документооборота на основе ЭЦП в коммерческой деятельности во взаимоотношениях коммерческих организаций при условии, что эти организации заранее не имеют предпосылок к тому, чтобы доверять друг другу «на слово», и любой результат их взаимодействия документируется с целью иметь в будущем доказательную базу для того, чтобы иметь возможность отстоять как свои права, так и обязанности противоположной стороны. Подобные взаимоотношения организаций предоставляют широкий простор для применения ЭЦП в качестве аналога собственноручной подписи.
Будет лишним обращать внимание на то, что все эти электронные документы требуют юридической значимости для того, чтобы каждая из сторон была уверена в исполнении другой стороной своих обязательств. Однако, что же есть юридическая значимость электронного документа? Если выражаться обобщенно, то юридически значимый электронный документ — это электронный документ, обладающий такими свойствами, что права и обязательства каждой из сторон, вытекающие из этого электронного документа, защищены действующим законодательством, в нашем случае, законодательством РФ. В мировой практике принято обеспечивать юридическую значимость электронного документа с помощью ЭЦП.
Нормативная база для реализации юридически значимого электронного документооборота на основе ЭЦП при оформлении правовых отношений в России
На сегодняшний день действующее российское законодательство предполагает два способа реализации юридически значимого документооборота на основе ЭЦП.
Первый способ регулируется лишь ГК РФ, статья 160 которого предполагает что «использование при совершении сделок <…> электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных <…> соглашением сторон». Таким образом, две стороны могут подписать обычный договор на бумаге о том, что в дальнейших своих отношениях они будут использовать ЭЦП, скрепить его своими подписями и с этого момента пользоваться ЭЦП. Конечно, судебная практика показала, что необходимо прописать в договоре массу тонкостей, таких как технические особенности применения этой подписи, действия каждой из сторон в случае непризнания одной из сторон подписи действительной и т. п., однако в целом такой механизм работал и работает успешно уже очень долгое время. К слову сказать, договоры организаций с банками об осуществлении электронного документооборота с использованием ЭЦП долгое время базировались именно на этой правовой основе, хотя для стандартизации, унификации и контроля этого механизма Центральным Банком РФ был выпущен ряд инструкций.
Однако, у этого способа есть несколько существенных недостатков. Первый из них заключается в том, что, если организация задумала взаимодействовать посредством электронного документооборота со всеми или хотя бы с половиной своих контрагентов, то с ними со всеми придется заключить договоры об использовании ЭЦП, что представляется достаточно проблематичным. Второй недостаток заключается в том, что в соответствии с заключенными договорами будет использоваться ЭЦП определенной спецификации, которую ни сама организация, ни ее контрагенты, возможно, никогда не смогут применить в отношениях с другими своими партнерами.
Как видно, первый способ, основанный лишь на ГК РФ, достаточно прост в применении, однако не слишком удобен. Представляется маловероятным, что на основе подобного механизма в России будет развиваться электронный документооборот на основе ЭЦП.
Второй способ гораздо более перспективен. Фактически, он эволюционирует из обычного договора об использовании ЭЦП, который был упомянут выше. Только, во втором случае положения такого «договора» распространяются не только на стороны-участницы договора, но на всю национальную информационную сеть, предполагающую не только существование и активность тысяч и миллионов пользователей, но и изменение их состава. Безусловно, для этого требуется очень сильная законодательная база.
Функционирование второго механизма основывается на целом ряде нормативно-правовых актов. Каждый из них регулирует один или несколько аспектов отношений сторон сделки при использовании ими электронного документооборота с применением ЭЦП:
● статья 160 ГК РФ которая позволяет подписывать договоры не только собственноручной подписью, но и любой другой, предусмотренной законодательством или соглашением сторон (в том числе электронной);
● закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» конкретизирует ряд базовых терминов, таких как «информация», «электронное сообщение», «электронный документ» и пр.
● закон «Об ЭЦП» определяет, при каких условиях ЭЦП на электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи, а также описывает механизм реализации функционирования ЭЦП в информационной сети общего пользования.
Чтобы определить, защищены ли на сегодняшний день электронные документы, подписанные ЭЦП законодательно, а следовательно, являются ли они юридически значимыми, необходимо разобрать два аспекта этого вопроса: юридическую значимость ЭЦП и юридическую значимость электронного документа.
Как известно, ЭЦП выдается удостоверяющим центром (УЦ). Закон «Об ЭЦП» предполагает регистрацию всех УЦ в едином государственном реестре, а также функционирование «уполномоченного федерального органа (УФО)» в качестве держателя реестра всех УЦ. Только УЦ, зарегистрированный в УФО, может выдать сертификат такой ЭЦП, которая является эквивалентом собственноручной подписи. На сегодняшний день имеется реестр, держателем которого является УФО1 (в министерстве не стали придумывать ему новое название, поэтому он так и называется — Уполномоченный Федеральный Орган). Кроме того, есть корневой УЦ, созданный на базе Общероссийского Государственного Информационного Центра (ОГИЦ)2. Управление реестром и корневым УЦ осуществляется Агентством по информационным технологиям при Министерстве Связи и Массовых Коммуникаций РФ. Т.е. фактически вся необходимая техническая база для реализации положений, описанных в законе «Об ЭЦП» на сегодняшний день готова. Более того, эта техническая база закреплена нормативными актами, например, в Приказе № 33 уточняется, что единый реестр сертификатов создается именно в соответствии с законом «Об ЭЦП».
Теперь любая организация, осуществляющая функции УЦ, может получить сертификат в корневом УЦ ОГИЦ (при соблюдении определенных технических требований) и зарегистрировать его в реестре УФО. При наличии такого сертификата, заверенного корневым УЦ, организация сможет создавать и выдавать собственные сертификаты, что будет соответствовать положениям закона «Об ЭЦП» в отношении реализации ЭЦП на информационной сети общего пользования. Т.е. фактически ЭЦП, поставленная под документом с использованием сертификата, выданного УЦ, зарегистрированным в ОГИЦ, должна будет расцениваться как аналог собственноручной подписи держателя сертификата.
Однако, ЭЦП сама по себе, естественно, не представляет особой ценности. Функции ЭЦП могут быть реализованы только при использовании ее в качестве реквизита электронного документа. Следовательно, следует разобраться в том, что такое электронный документ. И какими нормативными актами обеспечивается (или не обеспечивается) его юридическая значимость.
Закон «Об ЭЦП» указывает на то, что ЭЦП является эквивалентом собственноручной подписи, если поставлена на электронном документе, что представляется достаточно логичным. Тот же закон определяет электронный документ как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Такая формулировка представляется достаточно свободной для того, чтобы можно было создавать и использовать электронные документы любого формата. Однако, основным нормативным актом, регулирующим использование электронных документов, является закон № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Этот закон в первую очередь вводит понятие электронного сообщения в практику российского законодательства: электронное сообщение — это «информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети». Таким образом, закон № 149 разделяет понятия электронного документа и электронного сообщения. Отличия этих двух понятий рассматриваются в статья11. закона. В частности, п. 3. указывает, что электронным документом может считаться только такое электронное сообщение, подписанное ЭЦП, электронная форма которого не исключена законодательно. Другими словами, если в нормативном акте четко указано, что какой-либо конкретный документ необходимо оформлять на бумажном носителе, то этот документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, будет являться лишь копией бумажного документа и никакой юридической силы иметь не будет.
В прочем, п. 4 той же статьи отдельно содержит разъяснения в части «заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений». В соответствии с этим пунктом, электронные сообщения, подписанные ЭЦП, созданные и используемые в целях установления указанных выше отношений, признаются электронными документами. Другими словами, в случае заключения договоров, оформления накладных и актов в электронном виде таковые будут признаваться электронными документами на основании указанной выше статьи закона № 149.
Таким образом, по моему мнению, на текущий момент в РФ существует необходимая нормативная база для функционирования юридически значимого электронного документооборота на основании ЭЦП, применимого при оформлении правовых отношений.
Практическое применение юридически значимого документооборота на основании ЭЦП
Хочу обратить внимание на то, что практически переход с традиционного (бумажного) документооборота к электронному в условиях взаимодействия двух или нескольких организаций имеет экономический смысл при условии перевода в электронный вид существенно большей части всей документации (я оцениваю эту долю в 70%-80%, имеются и другие оценки). Другими словами, заключать договоры в электронном виде, но продолжать рисовать первичные бухгалтерские и прочие документы в бумажном виде представляется малополезным, т. к. незначительное сокращение объемов бумажного документооборота в таком случае не обеспечит существенных преимуществ по сравнению с затратами на внедрение новых процессов.
Архив и выгрузка электронных документов для ФНС. Идеальный мир. К чему я вспомнил об этом? Практика документооборота в коммерческих организациях в РФ такова, что большая часть документов оформляется не только для целей удостоверения правоотношений, но и для целей налогообложения. Попробуем рассмотреть этот вопрос с точки зрения двух видов учета, практикуемых любой коммерческой организацией в РФ: бухгалтерского и налогового. Несмотря на то, что акты о выполненных работах, накладные и приравненные к ним по значимости для бухгалтерского учета документы названы законом «О бухучете» первичными бухгалтерскими документами, они также используются и для ведения налогового учета. Безусловно, я не говорю о том, что документ учитывается дважды. Скорее, документ первично учитывается в бухгалтерском учете, а затем регистры бухгалтерского учета используются для ведения учета налогового. Тем не менее, для целей подтверждения правильности исчисления налоговой базы ФНС всегда требует первичные документы. С бухгалтерским учетом проблем нет: он отражает факты хозяйственной деятельности, а хозяйственная деятельность ведется на основании правовых отношений между экономическими субъектами. Следовательно, любой электронный документ, разрешенный гражданским законодательством, определяющий тот или иной характер правоотношений между организациями, должен признаваться в бухгалтерском учете. Несколько иная ситуация с налоговым учетом. Налоговый учет ведется исключительно в целях правильного исчисления и уплаты налогов, а также контроля за этим процессом. Порядок ведения налогового учета регулируется не гражданским, а налоговым законодательством.
Проведя краткий обзор налогового законодательства можно установить, что в общем случае НК РФ прямо предписывает вести налоговый учет на основании первичных бухгалтерских документов, не предъявляя никаких специфических требований к этим документам. То же подтверждено письмом МинФина № 03-02-07/1-383 от 30.09.2008. Исключение составляет документация, относящаяся к учету НДС. Статья 169 НК РФ предполагает составление счета-фактуры. Учитывая то, что в гражданском законодательстве этот документ не упоминается, он является специфическим налоговым документом, а его оформление регулируется налоговым законодательством. Налоговое законодательство не регламентирует форму счета-фактуры. Таким образом, встает вопрос: примет ли ФНС РФ электронную счет-фактуру для целей налогового учета и, как следствие, для целей исчисления НДС? Сама ФНС ответ на этот вопрос пока не дает. Если ФНС отвечает на этот вопрос отрицательно, это значит, что все счета-фактуры следует продолжать оформлять в бумажном виде.
Насколько существенна доля счетов-фактур в общем объеме документов? Если рассматривать простой комплект документов по одной сделке, то получится такой набор:
1. Договор.
2. Акт о выполненных работах или накладная на поставку материальных ценностей.
3. Счет-фактура.
Таким образом, в общем случае в организациях, отчитывающихся по НДС (подавляющее большинство всех организаций в РФ) объем счетов-фактур составляет как минимум 1/3 всех обязательных документов.
Тем не менее, следует заметить, что в упомянутом выше письме ФНС обещает в ближайшее время разобраться с этим вопросом и дать четкий ответ: можно или нельзя принимать к учету электронную счет-фактуру. Кроме того, учитывая курс правительства на внедрение электронного документооборота внутри всех госструктур и ведомств, а также обещания начала предоставления государственных услуг в электронном виде с 2010 года, имеет смысл рассчитывать на то, что вопрос будет решен в пользу электронной счета-фактуры.
Также, хочу обратить внимание на то, что пример со счетом-фактурой — я уверен, далеко не единственный. Существует еще масса специфических документов, форма которых регулируется отдельными разделами законодательства РФ. Кроме того, не следует забывать и о международных сделках, при которых следует учитывать отдельные положения закона «Об ЭЦП» и закона № 149, а также национальные законодательства других государств в области электронного документооборота.
Выводы
Обобщая изложенный выше материал, можно сделать вывод о том, что на сегодняшний день в РФ существует необходимая нормативная база для функционирования юридически значимого электронного документооборота на основании ЭЦП, применимого при оформлении правовых отношений, однако для целей практического применения электронного документооборота (и следовательно, извлечения преимуществ из этого) следует иметь ввиду отсутствие законодательно закрепленной электронной формы для некоторых специфических документов. На мой взгляд, несмотря на упомянутые выше ограничения, в ряде отраслей экономики РФ текущая ситуация создает достаточно благоприятные условия для внедрения систем электронного документооборота на основе ЭЦП с целью оформления правовых отношений между экономическими субъектами.
Похожие статьи
Комментарии 0