Инхаус-юрист сегодня. Навыкам эффективной работы быть!

Ислам Ганиев, юрист, специалист отдела продаж DIRECTUM

Технологии проникают во все сферы деятельности человека, при этом используются такие инструменты как машинное обучение и искусственный интеллект. А как обстоят дела в такой казалось бы традиционной сфере как юриспруденция?

Очень долго юристы оставались вне поля зрения, касающегося автоматизации. Но сейчас уже прочно обосновалась отрасль, которая представляет технологичные решения для автоматизации и цифровизации юридической деятельности – Legal Tech. Можно встретить даже такие решения как робот-юрист, который отвечает за подготовку правовой экспертизы и организацию судебного процесса, в том числе поиск суда для подачи иска, оплаты госпошлины, определению подсудности, формированию процессуальных документов.

Но, мы не будем говорить о замене юристов или «полной машинизации», поговорим о рутинной части юридической сферы, которая хорошо поддается автоматизации. И к этому юристам нужно быть готовым.

Предлагаю рассмотреть примерный перечень компетенций, которыми, на мой взгляд, должен обладать юрист в эпоху цифровизации. Примерным он является в силу того, что профессиональный стандарт в отношении профессии юриста, юрисконсульта на данный момент не утвержден. К тому же профстандарт как правило носит рекомендательный характер и обязательным является только в исключительных случаях, предусмотренных законом.

И в частности рассмотрим компетенции корпоративного (инхаус) юриста. Как правило такой специалист вовлечен во многие бизнес-процессы компании. Образ юриста на предприятии можно описать следующей поговоркой: «И швец, и жнец, и на дуде игрец». Но только одной универсальностью, подпитанной отличным багажом знаний, здесь не обойтись. Самое время вспомнить еще одну поговорку: «Один в поле не воин». Несомненно, нужна налаженная коммуникация между сотрудниками. Любая категория дел будь то подряд, оказание услуг, аренда или купли-продажа требуют постоянного взаимодействия с коллективом и работу в группе. Своевременная реакция и способность выработать механизм решения проблемы с минимальными финансовыми и временными издержками являются постулатами успешного разрешения юристом как внутренних вопросов, так претензионных и судебных споров.

Навыки работы с информационными системами тоже очень важный элемент компетенций юриста, рассмотрим подробнее.

Умение работать со справочно-правовыми системами

Пожалуй, основное умение юриста – это умение ориентироваться в законодательстве. При этом ориентация должна быть эффективной. Справочно-правовые системы где-то упростили, а где-то даже заменили функции юриста по актуализации, систематизации, формированию картотек нормативно-правовых актов и судебной практики, позволив получить необходимую информацию в несколько кликов.

В качестве примера можно привести «Консультант Плюс» и «ГАРАНТ». Порядку работы с которыми обучают еще в ВУЗе.

Умение использовать электронные сервисы

Для быстрой и эффективной работы необходимо уметь работать с электронными сервисами:

• https://my.arbitr.ru/ - сервис для подачи эл. документов в арбитражные суды;
• https://ej.sudrf.ru/. – сервис для подачи эл. документов в суды общей юрисдикции.

Чтобы начать работать, достаточно иметь подтвержденный аккаунт на https://www.gosuslugi.ru/ и соответствующую доверенность в случае представительства.

Умение работать в системах электронного документооборота

Системы класса ECM отлично справляются с задачами по переводу документов в электронный вид, их быстрому созданию, упорядоченному хранению, управлению жизненным циклом, а также задачами по управлению бизнес-процессами и взаимодействием сотрудников компаний и служащих органов государственной власти. При чем законодательство уже позволяет многие документы использовать и хранить полностью в электронном виде, не имея бумажного оригинала.

Ниже предлагаю рассмотреть основные бизнес-процессы, в которые вовлечены юристы.

Договорная деятельность компании

Участие в процессе согласования проектов договорных документов, является основной обязанностью инхаус-юриста.

Любая современная система электронного документооборота обладает стандартным модулем для работы с договорами.

При этом юрист даже может являться «владельцем» этого бизнес-процесса. Тогда он должен обладать знаниями не только на уровне рядового пользователя, но и понимать, как целиком выглядит процесс с точки зрения системы, что из себя представляет маршрут согласования, его этапы, какие макеты и шаблоны договорных документов используются. Контролировать их актуальность. Приучать других пользователей соблюдать договорную дисциплину в соответствии с нормами действующего законодательства и внутренними локально-нормативными актами. Юрист заинтересован в развитии и оптимизации договорной работы, он может подсказать, как без рисков, можно упростить согласование.

При помощи использования ECM-системы можно добиться:

1. Быстрого и качественного создания договорного документа на основе набора шаблонов.
2. Безошибочного и ускоренного заполнения данных из справочников.
3. Сравнения итоговых версий документов с ранее согласованными без вычитки документа «по буквам», используя специальные интеллектуальные инструменты.
4. Составления, согласования, подписания и направления договорного документа в адрес контрагента через сервисы обмена в электронном виде.
5. Оперативного мониторинга за состоянием сделки, обеспечив контроль исполнения обязательств.

Подготовка претензий, исковых заявлений

Прежде чем приступить к подготовке претензионного письма или искового заявления, юристу необходимо изучить фактические обстоятельства и собрать доказательственную базу, т.е. сформировать документы.

В претензионно-исковой, судебной работе право вторично, первичны факты. Действия юриста для поиска фактов, как минимум будут складываться по следующему сценарию:

• поиск ответственного лица за договор;
• формирование запроса на предоставление договора и иных договорных документов (переписки сторон и т.п.);
• обращение в бухгалтерию с просьбой предоставить копии первичных документов: товарных накладных, актов-сдачи-приемки, счетов-фактур, актов сверок взаимных расчетов и т.д. Но бухгалтерия просто так документы не выдаст, нужно будет составить служебную записку.

В отсутствие ECM-системы или навыков ее эффективного использования, юрист не сможет справиться с поставленной задачей оперативно. Необходимо будет подключать смежные отделы, загружать запросами по поиску в архиве нужных томов и снятия копий с документов. А значит терять время, так как такое обращение скорее всего будет исполняется от одного до трех рабочих дней, а иногда и больше, в зависимости от положений внутренних регламентов организации, загруженности сотрудников и объема истребуемой документации. И особенно если идет речь о бумажных документах.

О каких инструментах и возможностях ECM-систем нужно знать юристу, чтобы сократить не только свои временные издержки на подготовку претензий/исков, но и сотрудников смежных отделов?

Модуль Договоры

Позволит в пару кликов найти нужный договор и ответственное лицо за его исполнение. Проанализировать историю его создания и согласования. При необходимости можно распечатать и приложить договорные документы к претензии/исковому заявлению или использовать электронную копию при подаче документов (иска, заявления и т.п.) через электронные сервисы – https://my.arbitr.ru/, https://ej.sudrf.ru/.

Финансовый архив

Позволит:

• самостоятельно осуществить быстрый поиск электронных и бумажных первичных учетных документов без участия сотрудников бухгалтерии;
• получить (выгрузить) документы в том формате, в котором это необходимо;
• сформировать доказательную базу в считанные минуты.

Умение планировать и вести учет

Учет судебных разбирательств

Для того чтобы правильно выстроить работу, связанную с участием в судебных разбирательствах необходимо ее спланировать. Можно попробовать вести вручную судебный календарь в почтовом органайзере к примеру, Microsoft Outlook. Действительно такой инструмент позволит вам не забыть о судебном заседании, конечно, если вы своевременно занесли в него соответствующую информацию. При этом вопрос о мониторинге общего количества судебных разбирательств, их состоянии, ответственным сотрудникам, за которыми закреплено дело, остается открытым.

Самым простым вариантом для этого при использовании ECM-системы является создание соответствующего справочника судебных дел. Количество атрибутов может быть разным, но основой должны выступать:

• номер дела;
• наименование суда;
• дата судебного разбирательства;
• ответственный сотрудник;
• плановая дата направления задачи на исполнение.

В итоге мы получим простой и довольно эффективный инструмент учета судебных дел. Используя панель фильтрации, можно быстро получить актуальную картину по состоянию дел и загрузке сотрудников.

Даже если вы очень любите работать с почтовым органайзером, то его можно синхронизировать с системой. При этом можно наладить интеграцию с календарём. По каждой стартованной задаче на участие в судебном разбирательстве, можно прямо из проводника системы создать встречу в календаре Microsoft Outlook.

Есть ли предел?

Напоминаю, что я привел самый минимум процессов, в которых участвуют инхаус-юристы. Также актуальными могут являться:

• управление доверенностями;
• управление кадрами;
• управление закупками;
• управление качеством и рекламациями;
• и так далее.

Так что впереди еще много возможностей для автоматизации. Но возвращаясь к приведенному вначале статьи высказыванию А.И. Иванова, отмечу, что автоматизация в сфере права должна восприниматься как вспомогательный, а не господствующий инструмент.