Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях

Сергей Дубровин

Современный бумажный документооборот достиг пика своего развития к концу двадцатого века, что отражено в нормативной документации, разработанной в советское время. Этот рубеж можно определить достаточно условно. Первые упоминания об электронных документах появляются с внедрением вычислительной техники, но в массовое сознание электронный документ вошел только в двадцать первом веке. Развитие общества всегда связано с развитием документооборота, это как зеркало, в котором отражается весь пройденный путь. Новые технические возможности меняют и сам документ, его движение и систему хранения.

Но не само развитие техники привело к изменениям, а развитие программного обеспечения. Все этапы легко прослеживаются по появлению новых операционных систем и прикладного программного обеспечения. Это развитие происходило так быстро, что новые возможности не успевали попадать в нормативную документацию. Появлялись новые, еще более совершенные текстовые редакторы, электронные таблицы, базы данных и другие программные средства для создания, движения и хранения документов. Эта тенденция будет сохраняться и в будущем, но скорость изменений несколько сократилась. Это дает надежду, что нормативная база будет больше соответствовать современным требованиям. Никогда прежде в одном месте не собиралась такая разнородная информация, как сейчас. С точки зрения документооборота любая информация, содержащаяся в компьютере, может быть рассмотрена как документ того или иного вида. Это приводит нас к совершенно новому представлению о документообороте и необходимости творчески подходить к вопросам создания, движения и хранения документов.

Представление видов документов и их реквизитов

Наиболее знакомое представление видов документов для секретаря – это номенклатура дел. Хорошо, если она есть, если ее нет, надо сформировать. Существующие рекомендации по работе с номенклатурой дел общие, но и они не учитывают всех видов документов, с которыми приходиться работать современному секретарю или канцелярии. В их числе кино­, фотодокументы, звуковые записи, растровые и векторные изображения. Особый раздел занимают документы, полученные в виде отчета из информационных систем. Все это разнообразие необходимо рассмотреть с точки зрения документооборота.

Самый простой способ организовать свое рабочее место – это создать в компьютере перечень папок, соответствующий номенклатуре дел, с нумерацией в названии. В этом случае порядок папок не будет меняться при добавлении новых, и операционная система всегда даст возможность сортировать их по возрастанию номеров.

Другой, не менее важный признак документа – его реквизиты или атрибуты. Этот термин пришел в нашу лексику из информационных систем. Одно из преимуществ электронного документа – это возможность его быстрого поиска, но это свойство документ приобретает, когда он имеет поисковые атрибуты.

Операционная система дает нам в этом отношении очень мало возможностей, перечень атрибутов у файла ограничен и не предназначен для целевого поиска документов, их сортировки и группировки. Для примера можно рассмотреть электронную таблицу, в которой первая колонка заполнена именами файлов, а в заголовки последующих столбцов вынесены такие характеристики (атрибуты): срок действия документа, количество обращений за месяц, срок исполнения, исполнитель, отчет по исполнению и другие. Сортировка и группировка заполненных строк в такой таблице дает возможность активно работать с большим количеством документов, оперативно вносить изменения в атрибуты, формировать информацию по исполнению поручений и так далее. Подобным образом в виде таблиц можно представить и базы данных. Системы, построенные на их основе, которые работают с большим количеством атрибутов документов, дают значительно больше возможностей. Хорошо продуманный набор атрибутов на все виды документов и удобные возможности работы с документами позволяет в разы повысить контроль над исполнением поручений и приказов, вести управленческую деятельность, эффективно работать с клиентами, поставщиками и партнёрами. Такие системы называются системами электронного документооборота.

Существует опасность непомерного увеличения реквизитов и атрибутов с целью получить как можно больше информации. Это приводит к усложнению документооборота, повышению трудоемкости при вводе новой информации, замедлению работы и увеличению требований к аппаратной части. Количество их должно быть необходимым и достаточным для достижения общей поставленной цели. С точки зрения современных информационных систем можно рассматривать любую информацию как документ. С этой точки зрения изменяется и роль должностного лица, получающего информацию. Он должен не только регистрировать всю входящую информацию,  но и правильно заполнять атрибутивную часть, давая тем самым возможность активно работать с полученной информацией руководителям компании и подразделений.

Особенности технического документооборота

В производственных компаниях существует еще одна проблема, связанная с документами, – это технический документооборот. Он регламентируется другой группой нормативной документации – ЕСКД, ЕСТД, соответственно конструкторской и технологической. Несмотря на то, что обычный и технический документооборот регулируются разными правилами, в них много общего, да и размещены эти документы иногда на одном диске или доступны по корпоративной сети с одного рабочего места. В работе компании, занимающейся производством, техническая документация играет ключевую роль. Многие документы компании имеют ссылку на технические документы, и для того, чтобы принять решение, необходимо иметь их в электронном виде. Включить технический документооборот в номенклатуру дел не представляется возможным в силу их разной структуры и правил сопровождения. На помощь приходят программы управления документооборотом. Здесь нам предлагается два типа программ: системы обычного электронного документооборота и системы управления жизненным циклом изделия. Эти системы предоставляют возможность регистрации документов, заполнения реквизитов, атрибутов, архивирования, распределения прав доступа, полнофункционального поиска, перемещения по инстанциям и другие возможности работы с документами.

Новые возможности работы с документами

В полной мере все новые возможности работы с электронными документами реализованы в приведенных выше системах. Несмотря на их разное назначение, они работают с документами и выполняют все необходимые операции в соответствии с той нормативной документацией, на основании которой созданы. Правильная организация документооборота в компании позволяет с минимальными затратами внедрить эти системы. В результате сохраняется без потерь вся нормативная и текущая документация, порядок движения документов. Дополнительно открывается возможность включить в систему документооборота новые виды документов, которые раньше не находили своего места в номенклатуре дел. Необходимо рассмотреть такие новые виды документов, как электронные письма, кино­ и фотоматериалы, сканированные документы, электронные каталоги, сайты партнеров и клиентов, записи чатов, электронные книги и другая электронная информация.

Это приводит к увеличению объема документооборота, увеличению дискового пространства и снижению скорости обработки информации. Все эти недостатки объективны, но они не вызовут затруднений в работе компании, если будет грамотно составлена номенклатура дел, утверждены виды документов, их реквизиты и атрибуты, установлены сроки хранения. Это необходимо сделать и по другой причине. Новые возможности быстрого получения полной информации, групповой обработки документации, использования базы данных как источника для создания документа и другие возможности будут сведены к нулю без этой работы. Результат может оказаться еще хуже, если не сделать этого. Увеличенный поток информации в виде документов, вносимых в систему без реквизитов и атрибутов, приведет со временем к ситуации полного хаоса. Искать в базе данных информацию без реквизитов и атрибутов становится искусством, доступным немногим.

До сих пор все надежды на сокращение бумажной документации с использованием вычислительной техники оказались бесплодны. Это закономерный результат хранения документов в файловой структуре операционной системы. Фактически все электронные документы, хранимые в операционной системе, таковыми не являются; это куча черновиков, подготовленных к печати, а так как скорость подготовки черновиков для печати на порядок возросла при помощи функции копирования, сканирования, использования шаблонов и сетевого обмена черновиками, то и бумаги теперь тратится в десятки раз больше.

Современные информационные системы позволяют изменить ситуацию кардинально. Все оригиналы хранятся в системе, защищенные правами доступа, цифровой подписью и процедурой внесения изменений, а на печать выводятся копии, только в случае крайней необходимости.

Особо надо отметить новые возможности не только быстрого поиска нужного документа, но и анализа поступающей информации. Возможности контроля исполнения поручений, сделанных в приказах, распоряжениях и на совещаниях, автоматическое уведомление всех заинтересованных лиц о наступающем сроке исполнения или начале совещания. Реквизиты и атрибуты документов позволяют Вам делать работу, ранее невозможную в силу большого количества документов и информации. Все это дает возможность подготовить руководителю более полную информацию для принятия решения и подавать документы по мере их поступления. Управление документами при помощи атрибутов позволяет сортировать и группировать документы по степени важности, тематике, подразделениям. Всегда возможно посмотреть состояние документа по стадиям его подготовки и принять вовремя решение по распределению ресурсов.

Роль секретаря и делопроизводителя приобретает элементы творчества, поставленные перед Вами задачи могут быть решены в системе разными способами, а результат может превосходить ожидания. Возможности анализа очень обширны, они могут обслуживать интересы и потребности буквально каждого работника вашей компании. Система управления жизненным циклом изделия построена для технического документооборота, но ее возможности с лихвой закрывают потребности обычного документооборота. Это позволяет собрать в одно целое всю внутреннюю документацию. Для ведения дел в компании это очень важно с точки зрения сокращения затрат на содержание архива.

Единое информационное пространство

Понятие единого информационного пространства сложилось не сразу. Все началось с внедрением процессного управления. Когда ставится задача обеспечения процесса от заказа до продукции, любые задержки на этом пути приносят убытки. Из необходимости информационно обеспечивать основные и вспомогательные процессы предприятия и стали определяться требования к единому информационному пространству и системе управления предприятия.

Основной принцип – информация должна быть достоверна и актуальна. Информации должно быть необходимое и достаточное количество. Информация не должна дублироваться. Если у Вас в компании внедряются или уже внедрены информационные системы, знание основ единого информационного пространства сохранит Вам здоровье и нервную систему. Рассмотрим, как работают эти принципы.

С достоверностью информации, кажется, не должно быть проблем, но на самом деле они есть. Русский и английский алфавит имеют много букв одинаковых начертаний. Если Вы путаете буквы при работе, обнаружить такую ошибку очень трудно, а система при поиске ошибку рассматривает как новое слово, и Вы теряете нужную информацию или дублируете её. Очень важно использовать достоверные материалы, когда вносишь в систему новые записи, и достоверность надо проверять до ввода данных. Со временем информация теряет актуальность, необходимо следить за ее состоянием, поддерживая актуальность и достоверность. Например, атрибуты «приоритет» и «важность» требуют постоянного внимания. Реквизит «название» не меняется и внимания не требует.

Необходимость и достаточность – тоже очень важный принцип. Если Вы заполняете систему документами, необходимость которых сомнительна, то перегружаете систему «мусором». С другой стороны, информации должно быть достаточно для работы компании. Для успешной работы необходимо делать проверку на необходимость и достаточность. Это позволит со временем создать отличный архив как интеллектуальную собственность компании.

Избежать дублирования информации труднее. Для этого в самой системе должна быть защита от дублирования, но и сотрудники должны понимать свою ответственность. В первую очередь вся нормативная информация, которой пользуется компания, не должна иметь дублей. Дубли приводят к серьезным ошибкам при внесении изменений. Стандартная ситуация: один исправили, другой забыли, а про третий не знали, что он существует. Если работа построена так, что требуется создавать дубли, перестройте работу. Если Вы выбираете в системе ранее введенную информацию, проверьте, единственная ли она? При обнаружении дублей необходимо их блокировать или удалить. В современных системах есть защита, но она не срабатывает, если дубль вводят с ошибкой, и это очень опасно в дальнейшем. Следует различать дубль документа и дублирующую ссылку на документ. Первое приводит к увеличению занятого пространства на диске, второе помогает в системе организовать рабочее место. Ссылок на документ в системе может быть много, но все они указывают на один документ. Вы проводите изменения документа, и все, кто откроет документ по своей ссылке, увидят Ваши изменения.

Информационное пространство едино в случае, если все сотрудники компании для выполнения своей работы используют единые справочные данные, единый архив документации, единую нормативную базу. Но этого мало, этими данными должны пользоваться и другие программы в вашей компании.

Эффект от электронного документооборота

Возникает вопрос: почему при всей очевидности пользы новых возможностей так трудно внедряются новые технологии? Этому есть естественные причины. На протяжении уже многих лет мы импортируем методы управления, но только сейчас они начинают использоваться на практике. Техника и программы сразу стали использоваться в производстве, опережая внедрение новых методов. Результат – 80 % неудач при внедрении. Но попытки создать единое информационное пространство продолжаются. Сейчас это рассматривается как внутреннее конкурентное преимущество. Оно заключается в скорости прохождения документов, в их достоверности, в увеличении объёма обработки за то же время и теми же сотрудниками, в возможности анализа и составления прогнозов. Скорость и качество обработки информации стали товаром. В будущем подобные системы будут существовать повсеместно.

Источник: Журнал "Секретарское дело"