Особенности внеофисного хранения документов

Хранить информацию за пределами офиса бывает удобно: эта услуга может сэкономить время, деньги, нервы… Однако без знания подводных камней добиться этого нелегко. Своим опытом взаимоотношений с архивной компанией в области хранения документов делится участница Сообщества Нонна Юрчук.

Более пяти лет назад мое руководство поставило задачу подобрать специализированную организацию и передать большие объемы ценных документов на внеофисное хранение.

До этого момента я не имела ни малейшего представления о внеофисном хранении документов, а цена ошибки была велика. Поэтому выполнение задачи началось со сбора информации о данной услуге в компаниях, которые ее оказывают, по всем доступным для меня источникам – от Интернета до опроса знакомых и коллег. На сбор и анализ первичной информации у меня ушло более двух месяцев.

На первый взгляд, информации о внеофисном хранении достаточно: о том, как это удобно, как услуга помогает экономить деньги, нервы, силы и как делает работу простых офисных работников еще проще и эффективнее. Однако это было не совсем то, что я искала.

Меня интересовали рекомендации, напутствия, «подводные камни» и отзывы тех, кто уже отдавал документы на внеофисное хранение и опробовал столь хваленый сервис на себе. После определенных усилий мне все же удалось собрать и обобщить опыт моих коллег и учесть это в договоре хранения.

Итогом моих поисков стала достаточно успешная передача документов на внеофисное хранение. Хочу отметить, что руководство на тот момент было полностью удовлетворено результатами моей работы. Однако по прошествии времени, я пришла к выводу, что не все так однозначно и просто. Очевидными стали те самые «подводные камни», о которых нельзя найти информацию в открытых источниках и рекламной продукции архивных компаний.

По этой причине в данной статье я хочу поделиться своим опытом взаимоотношений с архивной компанией в области хранения документов. А также описать те тонкости и нюансы, которые мне не были известны на этапе подписания договора нашей компанией.

Проанализируйте судебные разбирательства потенциального поставщика услуг.

После того как вами будет составлен список архивных компаний, проведите анализ судебных разбирательств данных предприятий с клиентами и партнерами. Это позволит вам предотвратить возможные риски.

Отсутствие авансового платежа.

Выбрав потенциальных поставщиков услуг, убедитесь в отсутствии в договоре авансового платежа. Для полноты контроля и сокращения возможных рисков рациональнее всего оплачивать все услуги (хранение, ежемесячные сервисы) только по факту их оказания в конце каждого отчетного периода.

Зафиксировав такое условие в договоре, вы значительно снизите вероятность ценовых манипуляций со стороны поставщика услуг, а также возложите на него дополнительную ответственность по срокам и качеству услуг.

Отсутствие штрафов за досрочное расторжение договора или изъятие документов.

Перед тем как заключать соглашение с архивной компанией, обязательно убедитесь в отсутствии штрафов за досрочное изъятие документов или расторжение соглашения. Потребность в досрочном изъятии может возникнуть как при смене места хранения, так и при уничтожении документов.

Как вы понимаете, архивным компаниям крайне невыгодно досрочное расторжение договора или сокращение объемов переданных на хранение документов. В связи с этим они широко применяют тактику заградительных платежей и/или штрафов:

●    штрафы за досрочное расторжение договора — по условиям договора клиент должен оплатить хранение всех переданных коробов до окончания срока действия договора;

●    плата за безвозвратное изъятие документов — это дополнительный платеж, взимаемый с клиента, помимо оплаты им всех услуг по подбору коробов по заявке на изъятие. Плата взимается за все те объекты хранения (короба, дела, документы) которые промаркированы индивидуальным штрихкодом.

Бесплатно – не всегда бесплатно!

Все, что предлагается в рамках услуг бесплатно (архивные короба, услуги), на практике всегда оплачивается клиентом в тот или иной момент (при расторжении договора, порче архивных коробов) дороже рыночной стоимости. Если архивная компания заявляет о каких-либо бесплатных услугах или расходных материалах, то эти условия следует четко зафиксировать в договоре. Также необходимо оценить размер возможных убытков, если все-таки придется заплатить за эти «бесплатные услуги».

Ответственность поставщика услуг за утрату или порчу документов.

Ни один поставщик архивных услуг в настоящее время не несет какую-либо финансовую ответственность за утраченные (испорченные) короба, дела, документы. В связи с этим важно четко прописать в договоре хранения финансовую ответственность поставщика услуг.

Но это ни в коем случае не отменяет необходимость наличия у поставщика услуг полиса страховой компании. Предоставление страхового полиса в случае утраты вряд ли позволит вам компенсировать возможные финансовые потери, а вся ценность ваших документов для страховой компании будет рассчитана исходя из стоимости бумаги и штемпельной краски.

Ответственность архивной компании за несвоевременное или некачественное выполнение услуг в рамках договора.

Не стоит оплачивать услуги, если они выполнены не в соответствии со сроками и требованиями, предъявляемыми вами к качеству. Данные параметры должны быть прописаны и переданы вам в виде «Правил работы архива» поставщика услуг.

Повышение (индексация) цены.

Любое повышение цены в соответствии с условиями договора должно фиксироваться строго дополнительными соглашениями или приложениями, и о таком изменении поставщик услуг обязан информировать вас заранее.

Понятные и предсказуемые цены.

Все расценки на услуги должны быть понятными и окончательными, вне зависимости от организации внутренних бизнес-процессов архивной компанией и количества тех или иных действий в процессе выполнения вашей заявки. При анализе цен особое внимание стоит уделить мелкому шрифту и ссылкам. В договоре должна быть четко прописана фиксированная стоимость услуг.

Ограничения при выдаче и/или доставке.

Необходимо оценить и зафиксировать на этапе заключения договора конкретное количество архивных коробов (дел, документов), которое может быть выдано или доставлено поставщиком услуг за один день или поездку. Данный аспект приобретает особую значимость в случае запросов госорганов, безвозвратном изъятии документов, возникновения экстренных ситуаций.

Выдача конкретного числа архивных коробов за один день или поездку — одно из самых распространенных ограничений, предусмотренных поставщиками. Если компания выдает за один рабочий день не более пятидесяти коробов, а вы отдали на хранение четыре тысячи, то доставка архива растянется более чем на три месяца.

Кроме того, если поставщик не обеспечил сохранность документации, дальнейшее ее хранение должны будете оплатить вы. А в случае расторжения договора оплата проводится в двукратном размере. Также имеет смысл оценить свои возможные транспортные затраты и затраты, связанные со сверкой наличия.

Еще одно условие, которое вы должны зафиксировать в договоре – предоставление документов в любых объемах по требованию госорганов. Если документацию не привезли в срок, ссылаясь на условия договора хранения с поставщиком (ограничение доставок за день), это будет совершенно неважно госорганам. Соответствующие штрафы и доначисления за непредоставленные документы будет оплачивать ваша компания, и обжаловать такое решение в дальнейшем не удастся. С поставщика взыскать компенсацию не получится, он будет ссылаться на условия договора хранения, который вы с ним подписали.

Единый центр работы с поставщиком (1-2 сотрудника) со стороны вашей компании.

Единое окно ответственности – это самая эффективная модель работы с архивной компанией. У вас должен быть определенный сотрудник, который будет собирать заявки со всех отделов компании на услуги поставщика. Далее сортировать их по степени срочности и важности и только потом направлять их поставщику для последующего выполнения.

Все документы из архивной компании (короба, дела, скан-образы) также направляются данному сотруднику, контролирующему качество и сроки выполнения услуг. После этого происходит распределение документов по заявителям (отделам). Такой порядок работы позволяет не терять документы во время их перемещения, исключать повторные заказы (заказывают те документы, которые уже находятся у вас) и контролировать актуальность итоговых счетов за месяц.

Без такого центра работы с поставщиков вы никогда не узнаете, кто и в каком количестве заказывал услуги, сколько передавалось на хранение документов. Следовательно, не сможете проконтролировать соответствие выставленных счетов реально оказанным услугам.

Следует отметить, что сами архивные компании стремятся исключить вероятность возникновения таких ошибок. Например, предоставляют доступ к личному web-кабинету, в котором отражаются все оформленные заявки и финансовая статистика по оплаченным услугам.

Если эти доводы показались вам неубедительными, ответьте на вопрос — сколько и за что вы готовы переплачивать?

Не теряйте контроль над ситуацией!

Продолжая тему контроля над всеми операциями, хочу добавить следующее:

●    сохраняйте все бланки заказа, которые вы направляете поставщику услуг, в дальнейшем это позволит исключить из счетов все лишние и необоснованно навязанные услуги;

●    на всех этапах сотрудничества необходимо контролировать количество хранящихся коробов, а также их перемещение (первичное размещение, выдача и возврат по заявке, уничтожение). В этом очень помогает специализированная программа учета, которая должна предоставляться поставщиком услуг бесплатно на весь срок действия договора;

●    уничтожив документы, утратившие актуальность, важно убедиться в том, что вы не продолжаете оплачивать хранение пустых, ранее приобретенных вами архивных коробов.

Надеюсь на то, что информация и советы, приведенные выше, будут вам полезны и позволят предотвратить возможные риски и оптимизировать затраты.

Источник: e-xecutive.ru