Способы и организация процесса занесения документов в СЭД

Елена Дмитриева, руководитель проектов DIRECTUM

По исследованиям большая часть документов на предприятиях создаются в электронном виде. Когда система электронного документооборота становится неотъемлемой частью внутренних бизнес-процессов, многие документы создаются внутри СЭД (служебные записки, протоколы совещаний, проекты документов, отчеты, маркетинговые, технологические и другие документы). Но в любом случае предприятие взаимодействует с контрагентами и внешними организациями, и документы, сопровождающие эти действия, попадают в СЭД извне. От удобства работы конкретного пользователя при занесении документов в СЭД будет зависеть степень удовлетворенности системой.

Можно выделить несколько типовых ситуаций, при которых готовые документы должны быть занесены в СЭД:

1. Получение от контрагента/партнера бумажного документа. Варианты работы следующие:

•       Классическое занесение образа документа в систему (с простановкой штампа).

•       Развитие классической работы: использование штрих-кодов.

•       Потоковое сканирование при больших объемах входящих документов, в т.ч. распознавание образов.

•       Максимальный эффект: объединение штрих-кодов, потокового сканирования и распознавания.

2. Получение документа с факса.

3. Получение документа по электронной почте

4. Получение документа через выгрузку из других систем: учетные системы (ERP), кадровые, по работе с клиентами (CRM) и т.д.;

Рассмотрим подробнее эти случаи и  варианты организации работы.

Занесение бумажного документа

Классическое занесение образа документа в систему состоит из следующих шагов:

1. Сканирование и занесение образа документа в систему электронного документооборота.

2. Регистрация в журнале (создание карточки – РКК в СЭД).

3. Простановка номера на бумажный оригинал документа, подшивка в дело.

Развитием этой схемы работы является использование штрих-кодов для идентификации бумажных документов, при этом будут использоваться специальные устройства принтер штрих-кодов и сканер штрих-кодов.

В этом случае схема работы будет такой:

1. На документы заводится РКК (она определяет идентификатор документа)

2. По идентификатору распечатывается штрих-код на клейкую ленту

3. Штрих-код наклеивается на бумажный документ (заменяет ручное занесение регистрационного номера на документ)

Теперь с помощью сканера штрих-кода, можно будет легко найти электронный документ по его бумажной копии. Например, когда бумажные документы с резолюцией руководителя возвращаются секретарю, и секретарь должна найти в системе РКК, занести в нее резолюцию руководителя и отправить эти документы уже в электронном виде исполнителям по резолюции.

Потоковое сканирование

Потоковое сканирование используется при больших объемах входящих документов. На первом шаге документы регистрируются, на бумажный документ наносится штрих-код. Далее при потоковом сканировании все образы документов автоматом свяжутся с электронными карточками в системе.

Можно использовать распознавание образов с помощью специального программного обеспечения.

При этом автоматически будут заполняться реквизиты в карточках электронных документов (номер, дата, контрагент и пр.) и автоматически распознается текст (то есть дальше можно, например, использовать его в текстовых редакторах для создания другого документа). Но чтобы эти возможности были доступны необходимо настраивать, так называемые, «гибкие формы» (шаблоны документов) для каждого вида документов, при этом шаблоны не всегда соблюдаются. Кроме того, требуется квалифицированный специалист для настройки. Это имеет смысл при большом документопотоке достаточно стандартных документов по форме.

Занесение факсимильных сообщений

Рассмотрим ситуацию с приемом и отправкой факсимильных сообщений. Постепенно факсимильные аппараты, выдающие рулоны бумаги уходят на задний план. Все больше организаций начинают использовать специализированное программное обеспечение для приема и отправки факсов. Допустим, что все полученные факсы сохраняются специальной программой в виде файлов в папку на локальном компьютере пользователя. Современная СЭД может периодически проверять файлы, появляющиеся в этой папке, для этого достаточно настроить агент или сценарий. Сценарий будет заносить документы в систему и создает «проекты» регистрационных карточек. Таким образом, делопроизводителю уже не нужно сканировать документы и заносить их в систему.

Занесение электронной почты в СЭД

При обмене документами с заказчиками/поставщиками, как правило, по электронной почте: получает или отправляет проекты договоров и сопутствующих договорных документов. Таким образом, ему необходимо регулярно экспортировать документы из СЭД и импортировать их обратно.

Если взять традиционную работу с эл. почтой, то прежде чем занести полученный документ в СЭД, сохранить его на локальный диск, и лишь потом начать процедуру занесения документа в СЭД. Некоторые системы позволяют непосредственно из Outlook сохранить в систему вложенные в письмо документы, а также отдельным документом текст самого письма. Кроме того, текст письма можно сразу направить на согласование задачей, или сохранить контактные данные в справочники системы.

Кроме того, если в СЭД имеется хорошая интеграция с офисными приложениями, то можно открыть полученный документ в Word или Excel, ознакомиться с ним, при необходимости внести изменения и не закрывая документ сохранить непосредственно из приложения-редактора в СЭД. Удобно и быстро!

Занесение из учетных и других систем

СЭД можно использовать и для хранения информации, выгружаемой из учетной системы (акты, счета, накладные, отчеты). А это не меньший по объему документооборот, чем, например, деловая переписка. А по значимости скорее даже бОльший (все-таки денежные вопросы). При этом чаще всего документы формируются в бумажном виде (акты, счета, накладные) и могут в электронном (отчеты). Наиболее эффективной будет работа, если будет обеспечена интеграция СЭД и учетной, кадровой или другой системы. Когда, например, к данным в ERP-системе привязаны образы учетных документов.

Еще один случай попадания документов в СЭД, который мы не рассмотрели - через систему межведомственного электронного документооборота. Но так как эти системы не  стандартизированы, то варианты схем работы могут существенно различаться.