Гибридные дела и документы: что норма, а что нет?

Когда «гибрид» — это норма?

Если гибридным является дело, то это норма.

Гибридное дело состоит из многих единиц документов, каждая из которых может быть как на бумажном, так и на электронном носителе. Единицы документов не зависят друг от друга. Например, если работник Иванов дал согласие на переход к КЭДО, а работник Петров нет, то в деле «Приказы о предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков» приказ на отпуск Иванова будет электронным, а на отпуск Петрова — бумажным. И это вполне допустимо.

Правила архивного дела вполне внятно говорят о том, что делать с гибридными делами: бумажные документы сканируются, а скан-образы помещаются в электронное дело вместе с электронными документами. Таким образом, в электронном виде мы получаем дело целиком. Этого достаточно для ежедневного использования документов. Бумажные документы дела при этом обрабатываются и хранятся по правилам, установленным для документов на бумажном носителе. Если придется предъявлять подлинник документа — например, в суде, — то это можно сделать без труда. Мы всегда знаем, где он, подлинник, находится.

Если гибридным является документ, то это — не норма.

В отличие от гибридного дела, у гибридного документа на двух носителях представлена одна единица документа, при этом на каждом носителе зафиксирована «своя» информация, юридическая сила информации придается средствами «своего» носителя, и поэтому хранить нужно всё.

Самый распространенный пример — трудовые договоры работников, заключенные на бумажном носителе, 100% которых в один день были переведены в электронный вид. Теперь дополнительные соглашения к этим договорам — электронные. А так как дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора (ТК РФ, ст. 57), то мы получили буквально один фрагмент документа на бумажном носителе, и другой фрагмент электронный. Каждая часть документа имеет юридическую силу на своем носителе.

Еще один пример — электронные приказы по личному составу, которые распечатываются (теряя при этом всякую юридическую силу), чтобы работник собственноручно расписался в ознакомлении с этим приказом. В особо «клинических» случаях приказ распечатывают дважды, собирая по отдельности ознакомление с приказом и согласие работника с принятым решением. Если приказ касается нескольких работников, то количество распечаток и вовсе может выйти далеко за грани разумного.

В случае с гибридным документом, поступать следует так же, как и с гибридным делом: сканировать бумажную часть, хранить электронную и бумажную часть по отдельности в течение установленных сроков. И это увеличивает затраты на хранение гибридного документа в 2, а иногда и более, раз. Организация вынуждена на протяжении 50 лет обеспечивать условия для хранения одного документа на двух носителях.

Гибридные дела: как работать со смешанным документооборотом Если потребуется кому-то предъявлять гибридный документ целиком, то его для этого придется собирать по кусочкам в самом буквальном смысле этого выражения.

Таким образом, при переходе на электронный документооборот нужно делать все, чтобы избегать гибридных документов.

Как избежать гибридного документа? Как минимум, перед переходом на КЭДО посоветоваться с работником, ответственным за хранение. Вместе составить список документов, которые планируется перевести в электронный вид, и подумать о том, не станут ли эти документы гибридными. Если станут, то исключить их из списка и оставить бумажными — это будет дешевле во всех отношениях.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)

Больше материалов автора на ее личных ресурсах:
Телеграм: https://t.me/documenty_i_arhiv
Max: https://max.ru/id631815224338_biz