ТОП-5 трудностей представления электронных документов в суд

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Электронное правосудие: что это такое и кому в онлайне жить хорошо Электронные документы «пробиваются» в российские суды уже на протяжении семи лет. В 2010 году была внесена первая поправка в статью 41 Арбитражного процессуального кодекса РФ, позволившая участникам судебного процесса представлять в Арбитражный суд документы в электронном виде. С этого момента вносилось множество изменений и дополнений в различные правовые акты, были изданы новые нормативные документы (подробнее об этом читайте в материалах авторов Synerdocs в конце этой статьи).

Проделано много работы, но когда речь заходит о представлении электронных документов в суд в качестве доказательств, участники разбирательства, к сожалению, до сих пор сталкиваются с некоторыми препятствиями:

1. Трудности «лирические».

2. Трудности, которые легко превратить в решения.

«Лирические» трудности

Начнем наш рейтинг с тех неудобств, которые сопровождают любую область, куда пытаются проникнуть электронные документы. О них достаточно помнить, но лучше — просто принять, так как повлиять на них можно, лишь серьезно взявшись за изучение темы ЭДО.

#1: Нехватка знаний, или «на бумаге» привычнее

Судебная система насквозь пропитана консерватизмом. Работать по старинке, на бумаге, настолько комфортно, что любая попытка ввести что-то новое откладывается до лучших времен.

Думаю, здесь, как в экономике, — спрос рождает предложение. Чем больше обращений в суд будет оформляться в электронном виде, чем больше электронных документов будет представляться в качестве доказательств, тем быстрее отклик судов станет «электронным». Хочет того судебная система или нет, но внешние обстоятельства со временем заставят ее измениться и поменять отношение к современным технологиям. За электронными документами будущее, и это утверждение уже не требует доказательств.

#2: Слабое техническое оснащение судов

Медленно, но верно законодатель выстраивает нормативную базу для беспрепятственного использования электронных документов в российских судах. Однако работать важно по разным направлениям. Одной нормативки недостаточно для развития системы электронного правосудия. Нужно хоть какое-нибудь техническое оснащение судебных органов.

Заметьте, многие изменения или новые правовые нормы встречаются с оговоркой «если позволяют технические средства суда» (например, ч. 4 ст. 12 Федерального закона № 220-ФЗ). Если в суде отсутствует компьютерная техника или соответствующее программное обеспечение, а судья не владеет электронной подписью (далее — ЭП), то на нет, как говорится, и суда нет. В этом случае продолжать разговор об электронных документах бессмысленно. Даже если участники процесса придут в зал судебного заседания со своим ноутбуком или планшетом, они получат отказ, поскольку у судьи должно быть оборудовано собственное рабочее место и иметься свой сертификат ЭП.

Выше обозначенные трудности — не столько проблема, сколько неудобство. Решить их очень и очень просто. Суд не готов работать с электронными документами, у судьи нет ЭП, отсутствуют необходимые технические или программные средства? Представляйте документы на бумаге. Все сервисы обмена позволяют печатать документы с отметкой о том, что оригинал создан и хранится в электронном виде, с указанием о подписании ЭП.

Печатная форма документа с отметкой о подписании ЭП в Synerdocs

Эти неудобства достаточно просто переждать. Время сделает свое дело.

Трудности, которые легко превратить в решения

Согласитесь, что в ходе судебного разбирательства важным моментом является вопрос судьи: «У сторон есть основания не доверять …». Концовка при этом может быть любой, выбирайте сами:

● «…что оригинал документа электронный»;

● «…что документ был подписан ЭП»;

● «…что документ был получен в сервисе обмена» и т. д.

И если одна из сторон заявляет, что такие основания существуют, начинается самое интересное: стороны представляют свои доказательства.

#3: Контрагент отказывается от получения документов

Если факт получения документа поставят под сомнение, то сервис обмена окажется очень кстати. Все действия пользователя фиксируются здесь автоматически. Достаточно представить в суд соответствующие скриншоты, заверенные в надлежащем порядке.

В Synerdocs существует функциональность «Запросить подтверждение получения». При ее активации отчет о доставке документа будет сформирован не в автоматическом режиме, а только после определенных действий со стороны получателя.

Отправитель запрашивает подтверждение о получении документа в Synerdocs

Отказаться от совершенных действий контрагенту не удастся. Он просто не получит доступ к документу, пока не нажмет на кнопку «Подтвердить получение».

Контрагент подтверждает получение документа в Synerdocs

Сказать, что «документ не видел», «не получал», «ничего не знаю», намного проще, чем отрицать конкретные действия, а тем более доказать, что их не совершал.

#4: Контрагент отказывается от своей подписи

Часто встречаются ситуации, когда оппонент заявляет, что документы не подписывал, либо подписывал, но не он. Факт подписания в сервисах обмена также фиксируются в автоматическом режиме. Кроме этого, вам всегда доступна вся информация о самой ЭП и ее владельце.

Просмотр сведений об ЭП в Synerdocs

Что если вторая сторона согласна с фактом подписания, но утверждает, что подпись поставлена третьим лицом? На этот счет сложилась устойчивая судебная практика. Суды ссылаются на ст. 10 Федерального закона «Об электронной подписи», в которой четко прописана обязанность участников электронного взаимодействия при использования усиленных ЭП — обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, не допускать без их согласия использование ключей ЭП третьими лицами. При подозрении, что конфиденциальность ключа нарушена, участники обмена обязаны немедленно предпринять необходимые меры безопасности, в первую очередь, уведомить свой Удостоверяющий центр о случившемся инциденте.

Получается, если одна из сторон ссылается на то, что ее подписью воспользовалось третье лицо, она сама нарушает нормы действующего законодательства. Факт подписания можно легко доказать опять же с помощью соответствующих скриншотов системы.

#5: Контрагент заявляет о нарушении сроков

Случается, под сомнение попадают даты:

● отправки и/или получения корреспонденции;

● подписания документов.

В сервисе Synerdocs всегда доступна опция «Цепочка документооборота», в которой отражены сведения о датах и времени отправки и (или) получения, а также подписания документов, в том числе служебных, с точностью до минут. Кто, когда, во сколько — вся важная информация в одном окне.

Цепочка документооборота в Synerdocs

Цепочка доступна для скачивания в локальный архив для дальнейшей записи на съемный носитель или распечатки.

***

Обратите внимание, предложенные в этой статье рекомендации работают в том случае, если вы подключены к Оператору ЭДО. Выбирая иной способ обмена электронными документами, вы подвергаете себя определенным рискам. Процесс доказывания может сильно затянуться, если у вас не будет быстрого доступа к нужной информации о документообороте.

Если приведенные вами самостоятельно аргументы не убедили суд, тогда вы праве ходатайствовать о направлении официального запроса от суда к вашему Оператору ЭДО или о привлечении сотрудника Оператора в качестве специалиста.

Еще немного полезных советов

1. Используйте Оператора ЭДО для обмена любыми электронными документами с вашими контрагентами. Это быстро, удобно, а главное — безопасно.

2. В договоры с контрагентами добавьте пункт об электронном документообороте с указанием выбранного сервиса обмена.

3. Не забывайте представлять в суд доверенность, если являетесь представителем одной из сторон разбирательства. Доверенность также может быть электронной.

Читайте об электронном правосудии в материалах Synerdocs:

Электронное правосудие: на бумаге и в жизни

Электронные документы в судах: важные изменения в процессуальном законодательстве РФ

Доставить любой ценой, или как сейчас следует подавать электронные документы в суд?

Электронное правосудие 2. Теория и практика представления электронных документов в суд

Запись вебинара «Электронные документы в суде: от представления до решения»