Внедрение СЭД окупается за год

Публикуется с сокращениями. Полный текст в журнале «Системный администратор».

Юрий Лапин, начальник организационно-аналитического отдела Управления Россельхознадзора по Иркутской области

Рассмотрим основные аспекты внедрения системы электронного документооборота (далее – СЭД) и эффекты, получаемые территориальным управлением федерального органа государственной власти на примере Управления Россельхознадзора по Иркутской области (далее – Управление), от внедрения СЭД

В территориальном управлении любого федерального органа государственной власти существует несколько групп процессов, обеспечивающих работу с документами различного назначения. Условно можно выделить следующие функциональные группы:

• Процессы управления государственного органа власти и обеспечения информационного обмена. В данных процессах задействованы следующие виды документов: переписка с организациями и ведомствами, указания от вышестоящих организаций, организационные приказы, протоколы совещаний, служебные записки и др.
• Процессы кадровой работы государственного органа власти. В данных процессах задействованы следующие виды документов: приказы по личному составу; заявления на отпуск, перевод, прием на работу; больничные; табели учета времени и др.
• Процессы финансово-хозяйственного обеспечения. В данных процессах задействованы следующие виды документов: конкурсная документация; договоры; финансовые документы; акты приема-передачи ТМЦ; авансовые отчеты и др.
• Процессы исполнения основных функций органа государственной власти. Данные процессы имеют значительные различия в зависимости от конкретного государственного органа власти и могут рассматриваться только в привязке к нему.

Уделим в статье основное внимание документообороту, который обеспечивает процессы управления органом государственной власти и информационного обмена. При этом надо понимать, что все перечисленные процессы имеют точки пересечения и общие принципы обработки документов.

Управление Россельхознадзора по Иркутской области ежегодно создает и обрабатывает более 20 тысяч документов. В целях осуществления функций делопроизводства в структуре Управления создан отдел делопроизводства из восьми человек.

Структура Управления насчитывает 294 государственных служащих, распределенных по шести обеспечивающим отделам, семи надзорным отделам и десяти межрайонным (районным) отделам. Межрайонные (районные) отделы Управления расположены в различных городах Иркутской области и функционируют как отдельные филиалы. Разработкой и внедрением информационных технологий в работу Управления занимаются государственные служащие организационно-аналитического отдела.

Автоматизация документооборота в Управлении проводится своими силами в рамках реализации концепции создания и развития корпоративной информационной системы Управления Россельхознадзора по Иркутской области (далее – концепция). Концепция содержит ряд подсистем, одной из них является подсистема «Электронного документооборота», которая разрабатывалась в течение полутора лет начиная с мая 2007 года и внедрена в промышленную эксплуатацию приказом руководителя в сентябре 2009-го.

…

Система мониторинга и отчетности

Особое место в процессе внедрения СЭД заняла система мониторинга и отчетности по результатам работы. Разрабатывая регламенты работы с СЭД, мы понимали, что необходимо создать инструмент, позволяющий четко отслеживать соблюдение регламентов государственными служащими в оперативном режиме. В целях создания такого инструмента разработана и утверждена система качественных и количественных показателей эффективности использования СЭД государственными служащими. Данная система полностью автоматизирована и позволяет руководящему составу Управления в оперативном режиме (обновление данных происходит каждый час) отслеживать эффективность функционирования СЭД по сводному графику, а также при необходимости просматривать конкретные данные по государственным служащим, которые нарушают утвержденные регламенты.

Разработка и создание системы мониторинга позволили дисциплинировать государственных служащих и вести постоянный прозрачный контроль эффективности работы с СЭД. Персонал Управления понимает, что о любом нарушении регламента становится известно руководящему составу Управления и в случае системных нарушений регламентов применяются штрафные санкции различного рода.

Внедрение в промышленную эксплуатацию СЭД завершилось в январе 2010 года, в результате этого Управление получило значительные организационные и экономические преимущества, все выявленные на стадии функционального анализа проблемы были устранены.

Организационные преимущества

В результате анализа работы с СЭД после завершения внедрения в промышленную эксплуатацию выявлены основные организационные преимущества, получаемые от использования СЭД:

• сократились непроизводственные потери рабочего времени. Государственным служащим нет необходимости ходить по отделам с листами согласования, ожидать подписания документов, ежедневно приезжать в отдел делопроизводства для работы с документами;
• ведение электронных журналов, хранение и движение документов в электронном виде обеспечило полный контроль над движением документов и сделало невозможным их потерю;
• значительно увеличилась скорость прохождения документов от момента поступления до конечного исполнителя (с трех-четырех дней до восьми рабочих часов);
• процесс согласования документов перешел на качественно новый уровень: время согласования сократилось с трех – пяти дней до четырех рабочих часов; государственные служащие перестали тратить время на сопровождение процесса согласования;
• повысились исполнительская дисциплина и принципы исполнения документов (резолюций). До внедрения СЭД контролировалось исполнение только самих документов, резолюции и поручения, выданные по документу, практически не контролировались. В начале внедрения СЭД на исполнении отделов находились до 40 резолюций, после внедрения неисполненных резолюций нет или их число не превышает одного-двух;
• значительные изменения произошли в культуре работы с документами.

Экономическая эффективность

Анализ процесса внедрения и использования СЭД в течение первого квартала 2010 года показал экономическую эффективность и окупаемость стоимости внедрения СЭД. Приведем основные достигнутые экономические эффекты от внедрения СЭД:

• Автоматизация большого количества функций и отчетов позволила значительно снизить нагрузку на сопровождение процессов документооборота со стороны отдела делопроизводства, в результате количество необходимого персонала отдела снизилось с восьми до четырех человек.
• В обеспечивающих и профильных отделах для обеспечения процессов делопроизводства были введены отдельные делопроизводители, в задачи которых входило:
• обеспечение обмена документами с отделом делопроизводства;
• разнесение получаемых и передаваемых документов по внутренним журналам;
• организация контроля исполнения;
• сопровождение процессов согласования и подписания документов.
• После внедрения СЭД все перечисленные функции взяла на себя информационная система, в результате удалось сократить персонал, обеспечивающий процессы делопроизводства, на восемь человек.
• Хранение и передача документов в электронном виде позволили отказаться от массового копирования документов во всех отделах Управления, что сэкономило средства на расходе бумаги и картриджей.

Стоимость внедрения

Рассмотрим стоимость внедрения СЭД, основные количественные показатели которой приведены в таблице 1.

Таблица 1. Стоимость внедрения СЭД

Рассмотрим некоторые пункты таблицы 1. В стоимость программно-аппаратных средств входит покупка сервера, лицензий на программное обеспечение. На базе построенной ИТ-инфраструктуры создается шесть подсистем корпоративной информационной системы, поэтому в стоимость внедрения СЭД включена 1/6 от общей стоимости создания ИТ-инфраструктуры.

В целях расчета окупаемости СЭД приведем таблицу экономии финансовых средств (см. таблицу 2) и таблицу стоимости содержания СЭД (см. таблицу 3).

Таблица 2. Экономические эффекты от внедрения СЭД

Таблица 3. Стоимость сопровождения СЭД 

Рассматривая приведенные таблицы, можно рассчитать окупаемость СЭД. Общая стоимость внедрения СЭД составляет 2 320 000 рублей, внедрение длилось 1,5 года, за это время нагрузка на персонал и, следовательно, косвенные затраты государственных служащих можно принять равными 0, т.к. в начале внедрения нагрузка выросла, а потом постепенно снижалась. Общий экономический эффект после внедрения СЭД в промышленную эксплуатацию составляет 192 000 рублей экономии бюджетных средств ежемесячно. Рассчитаем окупаемость СЭД: 2320/192 = 12 месяцев.

***

Внедрение СЭД в Управлении Россельхознадзора по Иркутской области позволило значительно изменить принципы работы с документами, повысить эффективность системы управления и создать организационные преимущества. Расчет экономической составляющей показал, что внедрение СЭД окупается в течение 12 месяцев с момента ввода системы в промышленную эксплуатацию. В итоге СЭД полностью себя окупит в январе 2011 года.

Источник: Системный администратор, 2011 / Выпуск №1-2 (98-99) /