5 мифов об электронном документообороте для малого бизнеса

Осведомленность в вопросах электронного документооборота выросла за последние несколько лет, но многие его аспекты все еще не ясны широкой общественности. Его часто путают с управлением файлами, управлением информационными ресурсами предприятия (частью которого электронный документооборот и является), организацией делопроизводства и т.д.

Здесь мы попытаемся развенчать пять мифов об электронном документообороте с точки зрения малого бизнеса.

Миф №1: У меня есть ОC Windows для управления файлами, и мне не нужна отдельная система электронного документооборота.

Реальность: Проводник Windows, конечно, помогает вам управлять файлами/документами, но это лишь базовый инструмент, в значительной степени ограниченный хранением файлов в иерархической структуре папок. С другой стороны, хорошая система документооборота позволит вам хранить метаданные документов, относящиеся к их типу и основанные на уникальных требованиях вашей организации. Так, для каждого отсканированного изображения счета вы можете определить метаданные для хранения: Дату счета, Сумму счета, Компанию, Статус (Оплачен/Не оплачен) и т.д. Это во много раз увеличивает число способов, с помощью которых вы можете искать и группировать документы. В дополнение к этому, системы электронного документооборота часто позволяют устанавливать связи между документами, создавать аннотации к ним и задавать различные права доступа к документам (к примеру, пользователь может просматривать, но не редактировать). Как видите, это намного больше, чем то, что может предложить ваша операционная система.

Миф 2: Малому бизнесу не нужен электронный документооборот

Реальность: Это, пожалуй, самое большое заблуждение. Владельцы малого бизнеса управляют ограниченными ресурсами и поэтому часто не могут нанять персонал для выполнения рутинной бумажной работы: штамповки, регистрации, создания архива, поиска и возврата документов, повторной регистрации после каждого рассмотрения. Уже нанятые сотрудники небольшой компании тратят дополнительное время на решения этих задач сверх тех, для выполнения которых они были наняты. Обладание же хорошей системой электронного документооборота обеспечивает доступ ко всем документам по щелчку мыши.

Миф 3: Электронный документооборот слишком сложно внедрять в небольших компаниях.

Реальность: Как представитель малого бизнеса, вы должны четко осознавать основные потребности вашей фирмы, связанные с документооборотом. Как только эти потребности будут определены, сразу будут очевидны доступные и легко реализуемые решения. Самый лучший способ внедрить решение - «обкатать» его для начала на одном из подразделений компании или на решении одной из бизнес-задач (например, организовать управление входящими и исходящими счетами). Проведите анализ через месяц или два и посмотрите, насколько увеличилась эффективность работы ваших сотрудников в области управления документами. Когда вы увидите выгоды в одном подразделении, вы сможете тиражировать решение на остальную часть организации.

Необходимо позаботиться о том, чтобы решение обладало следующими свойствами: было несложным в установке и настройке, имело простой пользовательский интерфейс, подробное руководство пользователя и техническую поддержку, доступную по электронной почте или телефону.

Миф 4: Электронный документооборот слишком дорого стоит для малого бизнеса

Реальность: Малый бизнес может не нуждаться в продвинутых, комплексных возможностях СЭД, которые обычно необходимы крупным предприятиям. А также и число пользователей, которые будут работать с данным программным продуктом, вероятно, будет меньше, чем в более крупных организациях. Тем не менее, существуют программные продукты для управления электронным документооборотом, которые рентабельны для предприятий малого бизнеса. Ко всему прочему, переход на электронный документооборот позволяет сократить потребление бумаги и других канцелярских принадлежностей, тем самым существенно сокращая ваши текущие расходы. На самом деле, когда вы посчитаете возврат инвестиций (ROI) для системы электронного документооборота для малого предприятия, вы увидите, что инвестиции в нее действительно могут оказаться одним из самых выгодных вложений вашей фирмы в среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Миф 5: Я могу ликвидировать все бумажные документы, как только у меня появится система электронного документооборота.

Реальность: Вы решили внедрить систему управления документооборотом. Поздравляю! Но не надо сразу бежать к шредеру! Многие из этих документов вы должны хранить в бумажном виде.

Разделите все ваши документы на 3 группы:

1. Те документы, которые должны храниться в бумажном виде по закону, например, оригиналы договоров с подписями.

2. Документы, которые все еще могут вам понадобиться в бумажном виде в ходе рутинной работы.

3. Те документы, которые вам точно больше в бумажном виде не понадобятся.

Прежде чем двигаться к шредеру, вы можете захватить только последнюю из этих 3-х групп. По прошествии месяцев/лет у вас исчезнет необходимость хранить в бумажном виде документы и из третьей и второй групп, что еще больше приблизит вас к безбумажному документообороту.

Перевод: Ананина Анна (DIRECTUM).

Источник: Digitallandfill