5 основных принципов хранения неструктурированных данных

Представляем вашему вниманию перевод статьи Дугласа Дункана (Douglas Duncan) – директора по информационным технологиям компании Columbia Insurance Group. Автор рассказывает о 5 основных принципах правильного хранения неструктурированных данных. Оригинал статьи читайте на сайте CIOReview.

Неструктурированные данные существовали задолго до Интернета, толстых энциклопедий, пыльных библиотек и даже хранящихся в пещерах свитков из овечьей шкуры. Раньше в дополнение к традиционной устной форме хранения информации использовались такие методы, как засечки на палочках, царапины на камнях и узлы на веревочках. Сегодня же неструктурированные данные передаются с помощью печатного текста и изображений, причем гораздо чаще в электронном виде, нежели физическом.

Наши технологии стали совершеннее, но есть ли значительная разница между тем, как данные хранились в прошлом и как они хранятся сейчас? Те из наших предков, кто был достаточно обеспечен и могущественен, чтобы не тратить все свое время на поиски пищи и жилья, были ограничены во времени и знаниях, необходимых для долговременного хранения информации. Им понадобилось достаточно много времени, чтобы научиться создавать и расшифровывать знаки, пиктограммы и надписи. Кроме того, им нужно было овладеть определенными навыками и знаниями, чтобы создать инструменты для записи и передачи информации следующим поколениям.

Чем больше информации вы получаете, тем больше места требуется для ее хранения. Не случайно, что наряду с бурным ростом знаний за последние 400 с лишним лет, наша способность хранить (и делиться) информацией также значительно улучшилась. Это автоматизация в самом чистом виде.

Сегодня благодаря ей скорость и объем хранения и передачи данных ограничивается лишь нашими потребностями. Хранить информацию дешево, системы быстрые, так в чем же проблема?

Несмотря на то, что закон Мура касается количества транзисторов на интегральной схеме, он может применяться к группе связанных технологий, таких как скорость процессора и объем информации, которую можно хранить. Так как хранить данные дешево, а системы мощные, мы предполагаем, что создание большего количества хранилищ решит существующие проблемы. Но это то же самое, что утверждать, что больше машин скорой помощи сократят дорожно-транспортные происшествия или что морозильник большего размера сделает мороженое вкуснее. Новая проблема, с которой мы столкнулись, это не количество хранимой информации, а ее ценность и польза.

Критериев для определения того, стоит или нет хранить документ или изображение, может быть бесконечное множество. Однако существует пять ключевых принципов, на которые следует обратить внимание:

1. Избегайте дублирования.

2. Удаляйте устаревшие версии.

3. Установите срок хранения оригиналов.

4. Удаляйте то, что не используется.

5. Храните данные в одном месте.

Избегайте дублирования.

Настройте политики и процедуры, ограничивающие количество мест, в которых сотрудники могут сохранять документы. Как правило, изначально они сохраняют документы на своем компьютере, а уже потом в общедоступном месте. Если документ или изображение получены по электронной почте (наиболее частый случай), то они также некоторое время хранятся на почтовом сервере. Результатом отсутствия жестких ограничений будет огромное количество дублей. Это приведет к более высоким затратам на хранение, а также к большим трудностям в управлении файлами и выстраивании эффективного сотрудничества.

Удаляйте устаревшие версии.

Обычно при создании документа появляются несколько его версий, которые не нужны после согласования окончательного варианта. Помимо очень редких случаев, эти промежуточные версии не имеют никакой ценности. Убедитесь, что есть правила, обеспечивающие их удаление.

Установите срок хранения оригиналов.

Каждая компания должна иметь политику хранения документов. В первую очередь она предназначена для защиты компании в судебных тяжбах, но также помогает уменьшить объем хранимых документов. В каждом офисе есть свой «барахольщик», который никогда не выбрасывает и не удаляет документы. Он живет в страхе, что как только он выбросит документ, именно этот документ и понадобится ему на следующий же день. Разумеется, иногда так и есть. Но даже если это сработает в одном конкретном случае, в целом для блага компании лучше иметь строгую политику хранения документов.

Удаляйте то, что не используется.

Хотя политика вашей компании требует хранить некоторые виды документов в течение определенного срока, вполне вероятно, что кроме них есть большое количество рабочих документов и других вспомогательных материалов, которые хранить необязательно. Эти документы и изображения могли стать ненужными, если их заменили или их содержимое стало неактуально. Политика вашей компании должна четко регламентировать удаление таких файлов.

Храните данные в одном месте.

Храните неструктурированные данные вместе, а не в разных местах, которые, к тому же, часто могут быть недоступны (однако, не забывайте при этом про безопасность и конфиденциальность). Этот принцип является основой для первых четырех.

Когда речь заходит об управлении объемом ненужных документов и изображений, сложно не перейти тонкую грань между предоставлением сотрудникам свободы в работе и полным контролем их деятельности. Управление корпоративным контентом (ECM – Enterprise Content Management) — следующий уровень эффективности бизнеса. Неспособность достичь этого уровня приведет к серьезным издержкам и невозможности найти документы и изображения, необходимые для сотрудничества и успешного ведения бизнеса.

Хорошо обдумайте предложенные принципы и постарайтесь внедрить их в компании. Тогда и вы, и ваша компания добьетесь успеха.

Перевод: Наталья Чекалкина.

Источник: CIOReview