7 млн руб. в год экономит искусственный интеллект для Правительства Удмуртской Республики

5 минут вместо 20 на обработку одного документа

Ежегодно Администрация Главы и Правительства (АГиП) УР получает около 46 тыс. писем. На обработку одного документа вручную делопроизводитель тратил в среднем 20 минут:

• 14 минут уходило на сортировку почты, проверку дублей, вычитку и заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК);
• еще 6 минут занимали подготовка и согласование проекта резолюции.

Процесс обработки входящих писем в показателях до внедрения ИИ

Подключение умных сервисов сократило трудозатраты делопроизводителя на обработку одного документа с 20 до 5 минут и высвободило ресурсы специалиста для решения других задач.

Корректность работы ИИ-сервисов достигает 91%

Искусственный интеллект участвует в нескольких этапах процесса:

• проверяет входящие письма на дубли;
• заполняет реквизиты и регистрирует РКК;
• формирует шаблон текста проекта резолюции на основе исторических данных и заполненных реквизитов РКК;
• определяет ответственного исполнителя.

Процесс обработки входящего письма с применением интеллектуальных механизмов Directum

Далее делопроизводитель верифицирует заполненную РКК и отправляет проект резолюции на рассмотрение руководителю — главе УР или председателю Правительства.

В результате проекта достигнуты показатели:

• 80% — корректность автоматического заполнения реквизитов РКК входящих писем, поступающих по электронной почте и в бумажном виде;
• 91% — корректность автоматического заполнения шаблона текста проекта поручения;
• 67% — корректность автоматического определения исполнителя при формировании проекта резолюции.

Общая экономия от внедрения интеллектуальных механизмов в региональном органе власти приближается к 7 млн руб. в год. В дальнейших планах правительства — тиражировать опыт оптимизации процесса с помощью ИИ на другие органы исполнительной власти республики и подведомственные организации.

Тимур Меджитов

заместитель председателя Правительства Удмуртской Республики

Интеллектуальные сервисы, которые мы внедрили в Правительстве УР, берут на себя рутинные операции по обработке входящей корреспонденции. ИИ распознаёт смысловую нагрузку входящих писем, заполняет реквизитные данные на основе бумажного или электронного документа, проверяет дублирование, готовит текст проекта резолюции и определяет исполнителя. Благодаря внедрению этого инструмента время обработки корреспонденции сократилось в 4 раза. Кроме того, ИИ снижает риски и ошибки, связанные с человеческим фактором.

Интеллектуальные механизмы повышают эффективность работы не только в делопроизводстве, но также в бухгалтерии, договорном и юридическом отделах. Узнайте больше о возможностях интеллектуальной системы Directum RX для вашей организации на сайте.