Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

Аннулировать электронный документ – не значит удалить его

Время чтения: 3 минуты
3
Аннулировать электронный документ – не значит удалить его

Об аннулировании документов никто не задумывается до тех пор, пока не столкнется с этой необходимостью. Конечно, если речь идет о бумажных документах, вопросов не возникает – работать с ними привыкли и с законодательством разобрались, а электронные?

Екатерина Артемьева, Synerdocs

 

Об аннулировании документов никто не задумывается до тех пор, пока не столкнется с этой необходимостью. Конечно, если речь идет о бумажных документах, вопросов не возникает – работать с ними привыкли и с законодательством разобрались, а как быть с электронными?

Один из наших абонентов недавно обратился к нам с вопросом:

«Несколько месяцев назад мы заключили договор на поставку сырья с одной из региональных компаний. Договор и сопроводительная документация, кроме товарно-транспортной накладной, в электронном виде (обменивались через сервис). В определенный срок условия договора не были выполнены, так как возникли непредвиденные проблемы на стороне поставщика, и до сих пор проблемы решить не удалось. Руководством было принято решение об аннулировании договора. Впервые у нас возникла подобная ситуация с электронными документами, возможно ли их аннулировать?»

Прежде чем перейти непосредственно к данной теме, сделаем небольшое отступление: если в законодательстве явно не прописано, что при работе с бумажными документами делать так, а с электронными – иначе, то практика их использования аналогична.

Так, обычно для бумажного документа составляется соглашение об аннулировании либо от документа просто избавляются. Под аннулированием электронного документа подразумевается лишение документа юридической силы, а не его удаление. Доказательством того, что электронный документ более не действителен, также является соглашение, подписанное сторонами сделки.

Любая из сторон формирует соглашение (в произвольной форме) об аннулировании, например, к договору, подписывает электронной подписью и отправляет на рассмотрение контрагенту. После подписания соглашения другим участником, документ признается утратившим свое действие и будет иметь статус «аннулирован».

Обратите внимание, в соглашениях указывается дата, начиная с которой документ признается недействительным, то есть до определенного момента он все же имеет силу. В дальнейшем данное соглашение можно представить в суде. Еще один нюанс процедуры – на сегодняшний день не все операторы электронного обмена документами поддерживают функцию аннулирования, поэтому уточните этот вопрос у своего оператора. Если возможности аннулирования оператор предоставить не может, то соглашение можно составить и на бумаге, только при этом электронный документ будет храниться в сервисе с прежним статусом, то есть статуса «аннулирован» не будет.

Аннулирование – это все же крайний случай. Практика показывает, что к договорам чаще всего составляют дополнительные соглашения. Если была допущена ошибка в накладной, то можно составить акт о расхождении и также подписать обеими сторонами. К счетам-фактурам необходимо выставлять исправления или корректировки.

Вся сопроводительная документация, а именно: счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные и т. д, – сохраняется и учитывается при вычетах по НДС. Первичные электронные документы, так же, как и бумажные, следует обязательно хранить в течение пяти лет.

Нашему абоненту мы рекомендовали создать упомянутое соглашение, которое беспрепятственно подписала вторая сторона. Если бы контрагентам все-таки не удалось договориться, то спор пришлось бы решать уже в судебном порядке. А это уже история для другой статьи.

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 3

не все операторы электронного обмена документами поддерживают функцию аннулирования 

За всех операторов говорить не буду, у тех, кто осознал важность этого аспекта, есть какие-то решения. Например, у одного известного мне оператора этот функционал не просто есть, а еще и максимально упрощен. Для аннулирования достаточно открыть документ и нажать на кнопку «Аннулировать». Сервис самостоятельно сформирует соглашение об аннулировании, предоставит пользователю возможность указать причину аннулирования документа в комментарии, подписать и отправить данное соглашение контрагенту.

Отредактировано 3 февраля 2014

Сергей, спасибо за дополнение. Думаю, Вы заметили, в этой статье я не разбирала на конкретных примерах (операторах) реализацию функции аннулирования. А решение "у одного известного Вам оператора" в самом деле очень удобное.

Отредактировано 3 февраля 2014
Думаю, Вы заметили, в этой статье я не разбирала на конкретных примерах (операторах) реализацию функции аннулирования.

Да, только указали в своей подписи к статье название оператора. И жирным шрифтом отметили, что не у всех остальных операторов этот функционал есть :)

Отредактировано 3 февраля 2014
Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь