Как работать с электронными документами: веб-клиент или интеграционные решения

Иногда вопрос «как работать с электронными документами?» вводит в ступор бухгалтеров, которые только-только приступают к обмену документами в электронном виде (ЭДО). Для некоторых понимание процесса перехода к ЭДО заканчивается на моменте «купили электронную подпись и подключились к сервису», но на самом деле приходится серьезно менять свой подход к документам. Поэтому лучше заранее решить, как вы в дальнейшем будете работать с электронными документами.

В этой статье мы рассмотрим три основных способа организации работы с электронными документами при обмене с контрагентами, доступные всем, кто переходит на ЭДО.

Веб-клиент

У каждого сервиса обмена есть свой веб-клиент, позволяющий работать с документами с помощью интернет-браузера. Вы просто входите на сайт оператора, загружаете электронную подпись и получаете полноценный инструмент для работы с документами. Все понятно и удобно, словно вы проверяете онлайн-почту. Здесь можно создавать, редактировать, просматривать документы, отправлять их на выгрузку или рассылать другим пользователям. Вся корреспонденция хранится в сервисе согласно требованиям законодательства РФ.

Именно здесь сосредоточена ключевая функциональность сервиса: разработчики постоянно развивают интерфейс, возможности и дополнительные фишки веб-клиента. Во многом это происходит благодаря пожеланиям и идеям самих абонентов.

Это самый доступный способ работы, подходящий практически всем. Основные пользователи веб-клиента – это небольшие компании со скромным исходящим трафиком документов (20-30 в месяц, а то и меньше) и несложной внутренней инфраструктурой. Зачастую в таких компаниях главный бухгалтер или директор сами работают с документами, подписывают их электронной подписью в веб-клиенте.

Веб-клиент сервиса ЭДО

Пример работы в веб-клиенте

Интеграция с КИС

Но возможностей веб-клиента может не хватать, если вы ежедневно отправляете десятки документов, или каждый документ содержит сотни номенклатурных позиций. Создавать эти документы руками никаких сил и времени не хватит. При таком объеме работ в компаниях уже используются учетные системы – 1С, Галактика, SAP и другие. Интеграция сервиса ЭДО с этими системами – прекрасное решение для средних и крупных компаний, объем документооборота в которых весьма значителен.

Благодаря этой интеграции пользователи могут работать с документами в привычной учетной системе: создавать их на основе данных системы, подписывать, отправлять, получать, осуществлять проводки и хранить оригиналы. Данные входящих документов можно сразу вносить в систему, вести по ним учет и т.п. Особенно удобно работать будет тем специалистам, кто создает документы со множеством номенклатурных позиций.

Плюсом описанного способа работы, безусловно, является возможность органично интегрировать ЭДО во внутренние процессы компании. Некоторые операторы даже бесплатно предоставляют типовые интеграционные решения, которые вы можете скачать с сайта и самостоятельно установить. В иных случаях вам придется подключать вашу ИТ-службу – вопрос настройки интеграции не будет для нее проблемой.

Работа с электронными документами в 1С

Интеграция с СЭД

Для многих компаний переход на ЭДО является естественным шагом после автоматизации внутреннего документооборота. Если вы используете в своей работе системы электронного документооборота (СЭД), то можете интегрировать их с сервисом обмена. Для таких систем у операторов существуют типовые коннекторы, доступные бесплатно в последних версиях СЭД. К примеру, подобный коннектор есть в системе DIRECTUM.

Преимущество интеграции ЭДО и СЭД очевидны: вы уже работаете с электронными документами, согласуете и храните их в системе, и на этапе отправки не надо ничего распечатывать. Система сама «знает», как и через какого оператора отправить электронный документ. Входящие электронные документы приходят к вам в СЭД, можно сразу же послать их на подпись руководству. Эта логика встраивается в типовые маршруты системы.  

Интеграция с СЭД может быть многоуровневой. Например, документы создаются в учетной системе, согласовываются и подписываются в СЭД, там же хранятся, а отправляются контрагентам через оператора ЭДО. Важное преимущество – современные СЭД умеют управлять смешанным архивом документов, содержащим и электронные, и бумажные оригиналы. Это пригодится тем компаниям, у которых очень много контрагентов, все еще использующих традиционную почту для обмена.

Интеграция с системой документооборота

Какой вариант выбрать

Чтобы еще нагляднее можно было продемонстрировать нюансы описанных нами вариантов работы, мы создали для вас таблицу.

Источник: Клерк.ру