Электронные документы и электронная подпись: что нужно знать бухгалтеру

Эксперт Synerdocs Карина Кассис отвечает на вопросы об ЭЦП для Audit-it

Электронная подпись, используемая фирмой – это подпись юридического лица или подпись конкретного человека (директора, бухгалтера)?

Ответ на этот вопрос можно найти в Федеральном законе от 06.04.2011 г. N 63 «Об электронной подписи» - в статье 14. Подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ, то есть - владельца сертификата ключа. Поэтому сертификат выдается на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности.

Закон, также, допускает в некоторых случаях не указывать в качестве владельца сертификата  физическое лицо, например, если подписание происходит автоматически – уведомление о получении запросов в государственные органы. Тогда владельцем такого сертификата признается юридическое лицо (государственное учреждение).

В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.

Какими бухгалтерскими документами можно сейчас обмениваться в электронном виде?

И вновь обращаемся к законодательству, а именно к Федеральному закону от 06.12.2011 г. N 402 «О бухгалтерском учете». В статье 9 указано, что создавать в электронном виде с использованием электронной подписи можно любой (!) первичный бухгалтерский документ. Соответственно, при наличии электронной подписи и инструментов передачи/получения можно обмениваться любыми бухгалтерскими документами. Инструменты для обмена определяют уже сами контрагенты – лучше всего прибегнуть к услугам операторов электронного документооборота.

Отдельно отметим, возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде закреплена в гл. 21 ст. 169 Налогового кодекса РФ. Электронные счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки в соответствии с установленными и обязательными к применению форматами и порядком выставления. Для товарных накладных и актов приемки-сдачи работ также утверждены форматы, которые, в отличие от электронных счетов-фактур, носят рекомендательный характер.

Какие документы можно использовать в электронном виде с применением электронной подписи? Есть ли исключения?

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.

Запрещено составлять и использовать в электронном виде документы строгой отчетности, требования к оформлению которых, жестко закреплены в нормах законодательства РФ. Согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003 типографским способом в обязательном порядке должны изготавливаться бланки документов, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

На практике, встречаются ситуации, когда законодатель не запрещает работать с документами в электронном виде, но никто не торопиться отказываться от бумаги. Ярким примером служат кадровые документы. Дело в том, что перевести все кадровые документы в электронный вид достаточно сложно. Во-первых, часть таких документов имеет длительный или даже постоянный срок хранения, а вопрос долгосрочного хранения электронных документов пока остается открытым. Во-вторых, кадровые документы напрямую связаны с персональными данными, что влечет за собой особый порядок обеспечения защиты информации и вытекающие из этого предъявляемые законодательством РФ требования.

В связи с этими и некоторыми другими причинами работу с кадровыми документами ведут с применением бумаги.

Что касается первичных учетных документов, то на основании ст. 9 ФЗ N 402 «О бухгалтерском учете» их разрешено составлять в электронном виде с применением электронной подписи.

Таким образом, законодательством РФ четко оговорены области правоотношений, в которых запрещено/разрешено применять документы в электронном виде.

Можно ли заключить договор с контрагентом удаленно, используя ЭП, без предварительного подписания каких-либо соглашений на бумаге?

Согласно Федеральному закону от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» при использовании в работе усиленной квалифицированной электронной подписи заключать дополнительные соглашения для начала обмена электронными документами не требуется. Использование любого другого типа электронной подписи (простая или усиленная неквалифицированная) предполагает закрепление выбора подписи, а так же описания всех правил обмена в соглашении между контрагентами на бумаге.

Операторы электронного документооборота, используя в работе квалифицированную электронную подпись либо другой тип подписи, при заключении договора с организацией, подключающейся к их услугам, все же прописывают, какой вид подписи используется, а также уделяют большое внимание правилам обмена. При работе с оператором вам достаточно заключить всего один договор с самой организацией, предоставляющей услуги межкорпоративного электронного обмена.

Если все документы по сделке (договоры, счета-фактуры и др.) существуют только в электронном виде, в каком виде их можно представить по требованию налогового органа?

Представить документы в налоговые органы можно двумя способами: на бумажном носителе в виде заверенной копии или сами электронные документы. Рассмотрим оба случая.

Если технические средства налоговой инспекции не позволяют принимать документы в электронном виде, то вам следует распечатать их из информационной системы с отметкой о том, что документ был подписан электронной подписью (Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03−03−06/1/521), заверить данные копии уполномоченным лицом и печатью организации и представить бумажный вариант.

В случае, если возможность представления документов в электронном виде имеется, на основании п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, представлять электронные документы в налоговые органы разрешено в установленных ФНС форматах. Допускаются документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, а также сканы бумажных документов, подписанные электронной подписью.

Представление электронных документов в налоговые органы осуществляется через специализированного оператора связи (СОС), оказывающего услуги налогоплательщику по сдаче налоговой отчётности.

ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками. Данный порядок существует наравне с порядком истребования бумажных документов и не ограничивает виды документов. В случае представления юридически значимого электронного документа, наличие бумажной копии не требуется.

Процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через СОС приходит сообщение с требованием представить необходимые для проверки документы, после чего налогоплательщик должен их подготовить. В установленном формате составить опись (Приказ ФНС № ММВ-7-6/465), приложить все документы, подписать электронной подписью и направить в адрес налогового органа.

Напоминаем, если истребуемый документ составлен не по установленным ФНС РФ форматам, то представление документа производится аналогично случаю представления на бумажном носителе.

Что нужно представить в суд, чтобы подтвердить достоверность электронного документа? Есть ли уже судебная практика, связанная с использованием электронных документов, подписанных ЭП?

Напоминаем, согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств.

Если технические средства суда не позволяют использовать в качестве доказательств юридически значимые электронные документы, достаточно будет сделать их копии в бумажном виде. Распечатанный документ следует заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя организации).

Сегодня Высший Арбитражный Суд РФ (ВАС РФ) работает через онлайн-сервисы «Электронное правосудие». С помощью системы «Мой арбитр» документы можно подавать в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи посредством заполнения форм, размещенных на официальном сайте ВАС РФ. Также можно отправить сканы документов, в этом случае от вас потребуется только регистрация в подсистеме «Электронный страж». Правила подачи документов в арбитражные суды в электронном виде описаны в Справке системы «Мой арбитр».

Что касается судебной практики, показательным примером является Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу N А43-5226/2010. ФАС Волго-Вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.

С полным текстом интервью можно ознакомиться в специальном разделе сайта Audit-it.

Источник: Audit-it.ru