Формализация или либерализация?

Антон Рычков,

аналитик-консультант, arych@inbox.ru

Деятельность современной организации принято интерпретировать как набор определенных операций, направленных на достижение четко поставленной цели из некоторой стартовой ситуации. При этом исходные данные и конечный результат есть состояния априори определенные и неизменные. Задачи (а зачастую и смысл функционирования) такой структуры сводится к максимально эффективному и быстрому прохождению пути от исходных данных к результату. Эффективность в данном контексте характеристика сугубо экономическая: она тем выше, чем ниже материальные затраты, производимые в процессе. А предприятие тем удачливее, чем больший коммерческий эффект оно дает. В общих чертах, примерно так можно характеризовать взгляды обывателей (во всяком случае, мне пока не доводилось наблюдать исключений из этого правила).

Мало кто сомневается в целесообразности проведения политики, направленной на повышение эффективности деятельности организаций через оптимизацию всех элементарных процессов. Очевидно, что ресурсы, высвобожденные после оптимизации, могут быть направлены в иное, более продуктивное, русло, повышая тем самым КПД компании в целом.

В итоге руководство компаний вкупе с привлеченными экспертами, следуя цели повышения эффективности, уверенно выявляют все новые нетронутые процессы и подвергают их стандартной процедуре оптимизации, результатом которой является четко формализованный, «закрепленный» в КИС бизнес-процесс.

Но зададимся вопросом – так ли уж безупречна с точки зрения организационного развития такая модель повышения эффективности? Отвечает ли тотальная формализация, которая преследуется при этом подходе, стратегическим целям компании?

Чтобы ответить на означенные вопросы, необходимо понять, что наряду с неоспоримыми достоинствами, преобладающая в обществе концепция имеет и свои недостатки, не замечаемые за увлеченностью оптимизацией. Основной недостаток заключается в том, что формализация неминуемо придает некоторую ригидность организации. После того, как некий модернизированный процесс найдет свое отражение в наборе должностных инструкций и информационной системе предприятия, дальнейшие организационные изменения, его затрагивающие, сопряжены с большими затруднениями, если не сказать, что практически невозможны. Деятельность компании механизируется.

В современном мире успешность компаний связана с их непрерывным качественным развитием, стремлением к лучшему. С перфекционизмом. Но какое может быть развитие, когда вся деятельность формализована до последней точки! Когда все внутрикорпоративные процессы прозрачны и неизменны! Я вовсе не ставлю под сомнение тот колоссальный положительный результат, достигаемый внедрением ИС в организациях, но все же утверждаю, что не стоит чрезмерно увлекаться автоматизацией деятельности. Необходимо видеть грань, после которой КИС из помощника превращается в тормоз.

Второй немаловажный недостаток, тесно соседствующий с первым, связан с нивелированием человеческого фактора в работе. С одной стороны, конечно, хорошо, когда снижается количество ошибок, когда осложняются пути для нечестных махинаций и т.д. Но плоды человеческой деятельности не всегда негативны. Человек – это свежие идеи, нестандартные подходы, это источник тех качественных изменений, о которых речь шла выше. Даже сам процесс оптимизации усилиями коллектива пройдет более результативно, чем с привлечением внешних, пусть даже самых лучших, консультантов, т.к. «изнутри» видна более объективная картина происходящего, а также слабые стороны организации и пути их исправления. Я уже не говорю о том, что организация по своей сути – сообщность людей, на деятельности и взаимодействии которых зиждется ее функционирование. Формализация же не оставляет возможности человеку проявить себя, как в негативном, так и позитивном ключе, а межчеловеческое взаимодействие подменяет структурированными информационными потоками.

Таким образом, возвращаясь к названию статьи, хотелось бы подвести резюме и обозначить некоторые практические выводы. Любая организация, вставая на путь автоматизации бизнес-процессов должна избрать для себя глубину формализации, которую ей хотелось бы получить. Необходимо также понять, какая степень либерализации деятельности требуется ей для развития. Исходя из этого провести грань, за которой информационная система перестает быть помощником и становится ограничителем. В общем, не следует всецело поддаваться автоматизации бизнес-процессов, а найти оптимальный баланс между формализацией и либерализацией…