Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

Использование СЭД в личных целях сотрудников

Время чтения: 3 минуты
9
Использование СЭД в личных целях сотрудников

Использование СЭД в личных целях сотрудников

При внедрении любой информационной системы в компании существует риск неудачи. Одним из факторов, влияющих на это, является то, насколько рядовые пользователи "полюбят" новый инструмент своей работы, то насколько прост и удобен он будет в использовании, а самое главное, насколько он "облегчит им жизнь". При этом принято рассматривать СЭД как инструмент работы сотрудников для решения непосредственно рабочих задач. Предлагаю попробовать взглянуть на ситуацию немного с другой стороны: чем может быть полезна СЭД для сотрудника, точнее для его личных нужд.

Возможно, если преимущества использования СЭД показать более широко для каждого сотрудника, внедрение будет проходить с большим интересом и энтузиазмом пользователей. Современные СЭД позволяют получить возможность работы с документами различных форматов файлов удаленно, используя web-доступ. Это удобно, в первую очередь, тем, что из любой точки планеты, где есть интернет, вы можете работать с необходимой вам информацией, хранящейся в СЭД. Мне видится, что в первую очередь это информация с внешних жестких дисков пользователей. К примеру, договор аренды квартиры, ксерокопия паспорта, каталог электронных книг, аудиокниги, аспирантские лекции, любимая музыка, архив фотографий и т.п. Очень удобно при этом использовать возможность поиска по реквизитам в карточке файла. Вспомните, сколько времени занимает поиск в домашнем архиве на жестком диске книги или нужной папки с фотографиями. В случае использования СЭД это занимает секунды.

В плане безопасности хранения данных также имеется явное преимущество, так как в случае хранения информации в СЭД, используются, как правило, промышленные базы данных, и, соответственно, делаются резервные копии данных. Здесь нужно будет определиться с выделяемым объемом дискового пространства для личных файлов и с тем, будет ли личная информация храниться в отдельной базе данных. Также, наверняка, придется работать с большими объемами данных и раздутыми "бэкапами", что потребует увеличения дискового пространства в разы.

Само собой, пользователи захотят хранить свои личные данные в зашифрованном виде, поэтому СЭД должна поддерживать шифрование, причем шифрование через web-доступ. Оно может осуществляться, например, на основе пароля или ЭЦП.

Одной из главных сложностей при использовании СЭД как личного архива можно выделить загрузку и атрибутирование файлов пользователем. В случае с фотографиями и музыкальными альбомами это, наверняка, будут архивированные папки, так как в этом случае потребуется заполнить только одну карточку с реквизитами. Набор обязательных реквизитов должен быть минимальным для облегчения процесса занесения файла в СЭД.

Подытоживая все вышеизложенное, хочется отметить, что современные СЭД с точки зрения технической возможности позволяют нам использовать СЭД в личных целях. Нам остается только предложить пользователям эту возможность, и тем самым повысить лояльность пользователей СЭД.

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 9

Дмитрий Лазарев 30 сентября 2010

Поставил оценку - 5 балов.

Эт что-же еще надо придумать, чтобы "втулить" СЭД пользователям ))).

Здесь нужно будет определиться с выделяемым объемом дискового пространства для личных файлов и с тем, будет ли личная информация храниться в отдельной базе данных.
каждому пользователю личную БД - сильно.
что современные СЭД с точки зрения технической возможности позволяют нам использовать СЭД в личных целях.
еще раз 5 балов. Так как Компания не даст своим сотрудникам хранить им их личные и очень важные документы, пусть каждый человек купит и внедрит себе дома СЭД. И как вообще они, люди, живут без СЭДа на своем персональном компьютере???
Александр Головко 30 сентября 2010

Изобретатель, однако!

Павел Овчинников 30 сентября 2010

Бывает иногда такое, что через workflow в компании решаются нерабочие задачи. Например, решение о подарке коллеге (кто сколько "скидывает" в копилку), обсуждение пятничного досуга или даже какое-то напоминание (принеси мне зарядку от Nokia 3310). Так что использование СЭД в личных целях - предсказуемое явление. Люди же привыкают к такой модели взаимодействия, СЭД становится частью их картины мира.

Дмитрий Лазарев 30 сентября 2010
обсуждение пятничного досуга или даже какое-то напоминание (принеси мне зарядку от Nokia 3310). 

микроскопом гвозди забивать
Евгений Кочуров 30 сентября 2010

Вячеслав, например, у нас такое практикуется. Напоминалки про зарядки для сотовых не встречал, но планируемый отдых в задачах СЭД, бывает, обсуждается :) Некоторые коллеги в силу специфики работы почту смотрят по диагонали, так что в СЭД надежнее.

Конечно, все это делается по личным инициативам и без регламентов, а для создаваемых документов из реквизитов важно только наименование. Например, когда собирались на байдарочный сплав, состав снаряжения надо было разослать, состав участников централизовано в Excel вести, чтобы все видели, напомнить об оплате и отследить, кто деньги уже сдал т.п. Да много мелочей решается, для которых почта менее удобна. Хотя раньше и почтой обходились, пока нас было 60 человек в компании :)

Дмитрий Лазарев 30 сентября 2010
Люди же привыкают к такой модели взаимодействия, СЭД становится частью их картины мира.

хочу в гости в офис к DIRECTUM
Евгений Кочуров 30 сентября 2010
микроскопом гвозди забивать
Да, на первый взгляд, кажется так, а когда попробуете, ни в жисть обратно на почту не перейдете в массовых коллективных обсуждениях :) 
Евгений Кочуров 30 сентября 2010
Это как то смахивает на мини-проект разработки решения под кодовым названием "Байдарочный сплав". А иначе это просто планарный текст (ну или карточка с приложенным xls) мало чем помогающий и отличающийся от электронной почты и ее "встреч", "заданий", "поручений" и возможностей создать общую папку "Сплава 2010" (с определение доступов к ней)
Я же так и сказал - список в Excel. Так что не понятно - откуда проект разработки взялся? :) А от почты оно отличается - в деталях, в мелочах, но отличается. Папку не надо создавать, права автоматически выдадутся всем, кому документ разослали, и т.д. Вроде бы мелочи, но из них-то удоство работы и складывается.
workflow подразумевает некую модель бизнес-процесса или как минимум бизнес-правила
Можно, конечно, пофилосовствовать, и сказать, что если мы механизм workflow задействовали не по назначению, то это уже никакой не workflow :) Но суть от этого не изменится: если уведомления и контроль исполнения в СЭД сделаны удобно, то они удобны и для рабочих процессов, и для нерабочих.

Компания в ответе за всю информацию, что хранится в её СЭД. Так что прежде чем разрешать сотрудникам использовать СЭД в личных целях, стоит оценить риски, например, штрафов за хранение нелицензионного контента (а может попасться кое-что и похуже!)  :)  А уж если сотрудник с хорошим чувством юмора напишет куда следует о том, что компания, не имея должным образом оформленного согласия, ведёт обработку его драгоценнейших персональных данных... :))

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь