Как подготовить персонал к внедрению СЭД?

Вопрос: Что самое важное для успешного развёртывания СЭД?

Ответ: Вменяемые люди и целостная технология.

Вопрос: Что является самым большим препятствием на пути к успешному внедрению СЭД?

Ответ: Вменяемые люди и целостная технология.

Если вам эти утверждения кажутся противоречивыми, то читайте дальше и узнаете, почему они верны.

Нанять профессиональную, опытную и амбициозную команду, а также найти подходящие технологии, которые помогут этим людям в их работе, может оказаться задачей не из лёгких. Хороших руководителей отличает то, что они ясно представляют себе суть дела, что позволяет им выявить талантливых людей, стремящихся к достижениям, а также к созданию инновационных продуктов, способных удовлетворять конкретные потребности клиента.

Тем не менее, довольно часто развёртывание систем электронного документооборота терпит неудачу – даже невзирая на то, что их предназначение состоит в том, чтобы повысить эффективность и продуктивность предприятия, обеспечив движение информации внутри компании.

В чём же заключаются типичные препятствия и как их избежать?

Это статья поможет руководителям в следующем:

понять типичные препятствия для успешного развёртывания СЭД;

заложить фундамент для целостной стратегии СЭД;

подготовить персонал к технологическим переменам;

настроить сотрудников на успех.

Кроме этого, мы дадим несколько советов для тех, кто только выбирает подходящую для себя СЭД или же собирается сменить поставщика.

Типичные препятствия на пути к успеху

Часто, люди, обладающие знаниями, амбициями и опытом в индустрии с большой неохотой осваивают новые технологии. Обычно, это происходит по нескольким причинам:

персонал привык и комфортнее себя чувствует, работая со знакомыми технологиями, и не хочет ничего менять;

руководители недостаточно хорошо представляют себе рабочие потребности и проблемы своих подчинённых;

сотрудники недостаточно информированы на счёт новых технологий, которые разворачиваются на предприятии;

персонал недостаточно подготовлен для работы с новыми технологиями;

ошибочное отношение к успеху, как к цели, которая достигается лишь однажды, раз и на всегда.

Независимо от своего положения в корпоративной иерархии, хорошие сотрудники стремятся к профессиональному совершенствованию.

При внедрении СЭД руководителям следует подробно пообщаться со служащими всех уровней и внимательно вникнуть в их ежедневные задачи. Этого можно достичь лишь путём постоянного и открытого диалога, который располагал бы к искренней реакции. Иногда руководители бывают убеждены, что они прекрасно знают, какая информация необходима служащим для выполнения своих обязанностей. Это приводит к тому, что внедрённая СЭД не позволяет служащим иметь доступ к тем документам, которые им необходимы для выполнения своих должностных обязанностей.

Если недостаточно внимания уделяется опросам и общению со служащими, то руководитель  может принять такое решение, которое не будет адекватно реальному положению вещей. В результате, новые технологии, которые должны были бы помочь сотрудникам повысить продуктивность и эффективность своей работы, окажутся неприменимыми на практике. Если сотрудники, которые ответственно относятся к своей работе, почувствуют, что новые технологии не позволяют выполнять им собственные обязанности, хотя бы на том же уровне, который был изначально, то они не станут использовать эти новые технологии. Руководство должно понимать своих подчинённых, и доходчиво объяснить им то, каким образом технологии СЭД помогут им более эффективно справляться со своими задачами.

Так или иначе, каждый сотрудник, обязанный работать с СЭД, должен пройти соответствующий курс обучения. Даже если продукт, который вы решили внедрять, полностью удовлетворяет корпоративным потребностям, он может оказаться бесполезным, если недостаточно времени будет посвящено обучению сотрудников тому, как правильно настраивать и пользоваться этой системой. Для каждого сотрудника должен быть подобран соответствующий уровень обучения - отдельно для сотрудников отдела IT и отдельно для тех, кому нет необходимости вникать в сложные технические тонкости. Если будет проведёно достаточное количество предварительных опросов, бесед и тренингов, персонал с большей готовностью будет осваивать новые технологии, и отнесётся к ним без предубеждений. Это, в свою очередь, весьма позитивно отразиться на успехе внедрения новой системы.

Заложить фундамент для целостной стратегии СЭД

Корпоративная система электронного документооборота зависит от множества факторов. Вот некоторые среди самых важных задач, на которые руководителю следует обратить внимание:

1.   Знать, какие типы документации находятся в каждом из отделов предприятия: какие данные должны быть легко находимыми, кто должен иметь доступ к каким данным, а также все бизнес-процессы, в которых задействованы документы (или же информация, получаемая на основании документов).

2.   Знать, какая именно информация находится в каждом из дополнительных бизнес-приложений (бухгалтерские программы, приложения для CRM и т.п.), а также использовать систему доступа к документам (DM), чтобы с её помощью иметь возможность быстро предоставить необходимый документ человеку с соответствующим уровнем доступа.

3.   Выяснить, какая информация или документы хранятся одновременно в нескольких местах на предприятии, вызывая излишнюю перегрузку и потенциальные сбои в работе (например, контактная информация или имена клиентов, которые хранятся в нескольких разных программных приложениях).

4.   Разобраться, какая информация и документы должны использоваться одновременно несколькими отделами или же наиболее часто.

5.   Проанализировать каждый конкретный бизнес-процесс и понять то, по каким маршрутам должны двигаться документы в течении активной фазы своего существования, включая каждую задачу, согласование и подпись, требующиеся в каждом конкретном случае.

6.   Изучить государственные и отраслевые нормы и убедиться, что ваша система документооборота, и в частности, безопасность хранения и доступа к электронным данным, соответствуют внешним законодательным требованиям.

Подготовить персонал к переменам

Подобно старшеклассникам, которым необходимо предварительно растолковать, какую именно пользу принесёт им обучение в колледже или же во время каникул, чтобы убедить их уделить время упорному обучению - служащие должны поверить, что СЭД принесёт пользу для их организации и каждому из них индивидуально.

Если вы решили применить СЭД, постарайтесь, с должным вниманием отнестись к следующим задачам:

объясните сотрудникам, почему ваша компания должна применять инновационные и конкурентоспособные решения, выставив развёртывание СЭД, как прогрессивный шаг в сторону повышения продуктивности и качества услуг, а также конкурентной борьбы на рынке;

разъясните, что вашей целью является помочь служащим более эффективно и продуктивно выполнять свои задачи, а также более адекватно использовать своё время и способности. Объясните им, как технологии СЭД помогут достичь этих целей;

представьте СЭД, как технологию, которая поможет сотрудникам совершенствоваться профессионально. Убедитесь, что вы подчеркнули те функции, которые представляют особенную ценность для каждой группы сотрудников, и объяснили, какую это принесёт выгоду с точки зрения бизнеса.

Наконец, убедитесь, что вы достаточно чётко обозначили, совместно с руководителями отделов и прочими сотрудниками, самые важные этапы развёртывания системы. Постарайтесь найти способы отмечать каждое достижения, в ходе этого проекта. Перевели первую партию документов в электронный формат? Торжественно отправьте оригиналы в шредер.

Автоматизировали первый процесс на основе электронной документации? Объявите праздник в честь сэкономленного времени и устройте корпоративную вечеринку. Развёртывание СЭД следует рассматривать, как повышение общей эффективности компании, которого удалось достичь не только благодаря вашей инициативе, но в большой степени, благодаря вашим служащим. Сотрудники должны чувствовать, что родина помнит своих героев.

Настройте персонал на успех

Успех - это не одноразовое достижение, это постоянный процесс.

Весомую роль играет то, обладают ли служащие всеми инструментами, которые необходимы для достижения успеха, а также то, насколько внимательно они следят за тем, чтобы эти инструменты не теряли своей эффективности, соответствуя переменам условий рынка.

Убедитесь, что каждый из ваших сотрудников прошёл соответствующий курс обучения, который позволит ему успешно выполнять свои обязанности. Поощряйте персонал проходить дополнительное обучение использованию новой технологии, если таковая потребность даст о себе знать. Люди, которые стесняются обратиться за советом, не смогут в полной мере реализовать свой потенциал, но те из них, которые будут чувствовать одобрения со стороны руководства, уверенно направят свою энергию и время, на то, чтобы более успешно использовать продукт.

После того, как ваша СЭД установлена, служащие могут обратить внимание на какие-то неполадки или же улучшения, которые можно было бы провести. Даже если всё работает без сучка, без задоринки, со временем, могут появляться новые идеи. Чтобы использовать все преимущества системы, постарайтесь обеспечить постоянный диалог с каждым из отделов и с каждым уровнем управления внутри каждого отдела. Попросите служащих сообщать о жалобах и предложениях по поводу системы, и тех бизнес-процессов, которые удалось автоматизировать. Кроме этого, новые идеи также будут привноситься новыми людьми.

Выбор правильного решения

Чтобы выбрать такую систему электронного документооборота, которая наиболее для вас подходит, следует учесть множество факторов. Если вы оцениваете и сравниваете разных поставщиков, или же собираетесь сменить систему на более современную, то предлагаем иметь в виду следующие вопросы:

Какой из отделов вашего предприятия чаще всего сталкивается с трудностями при управлении документооборотом? Этот отдел должен стать первым, где будет развёрнута СЭД. Убедитесь, что сотрудники этого отдела представляют себе во всей полноте, какие функции им следует выполнять и с какими документами работать, а также то, что они способны ясно изложить всё это вашему поставщику.

Как вы представляете себе свой бизнес в долгосрочной перспективе? Убедитесь, что поставщик, которого вы выбираете, способен будет по мере роста вашей компании, добавлять к своему продукту дополнительные функции и настраивать его, в соответствии со спецификой вашего предприятия.

С какими из существующих и будущих приложений, использующихся в отдельных подразделениях предприятия, вам потребуется интегрировать свою СЭД? Убедитесь, что ваша СЭД допускает интеграцию с посторонними приложениями. Задумайтесь над тем, в какой мере вам может потребоваться интеграция с Интернет-сервисами и операционными отделами, а также над тем, сможет ли ваш поставщик обеспечить вам эти возможности.

Обладает ли ваш IT-персонал достаточными ресурсами и квалификацией, чтобы выполнить текущую или будущую интеграции, а также автоматизировать все необходимые процессы? Убедитесь, что ваш поставщик предоставляет консалтинговые и профессиональные услуги, чтобы в будущем вы могли удовлетворить свои потребности, не прибегая к смене поставщика.

Заключение

Технологии СЭД и работа служащих зависит от того, насколько удачно удалось руководству оценить и спланировать их возможности. Честная и открытая оценка потребностей вашего предприятия и каждого конкретного отдела, подробный и обоюдозаинтересованный диалог, правильная расстановка акцентов и учебная подготовка являются ключевыми составляющими успешного внедрения новых технологий.

Если вам удастся сохранять открытость новым идеям по усовершенствованию системы, ваш персонал станет самым важным звеном в системе предприятия, способным и готовым работать на благо корпорации, а также с воодушевлением осваивать новую СЭД.

Перевод: Роман Равве