Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

На перепутье: как работать с расхождениями в ЭДО?

Время чтения: 9 минут
2
На перепутье: как работать с расхождениями в ЭДО?

В статье я предложу 4 варианта обработки расхождений при приемке товара, опишу их преимущества и недостатки. Думаю, что каждая компания выберет подходящий для себя формат, отталкиваясь от особенностей своей деятельности.

Поставка товаров не всегда проходит гладко. Расхождения при приемке — тот еще камень преткновения. Эта проблема сохраняет актуальность и при использовании электронного документооборота.

Картина «Витязь на распутье» (Виктор Васнецов)

В статье я предложу 4 варианта обработки расхождений, опишу их преимущества и недостатки. Думаю, что каждая компания выберет подходящий для себя формат, отталкиваясь от особенностей своей деятельности.

Немного скучной, но важной теории

Чтобы исключить недопонимание, сразу обозначу: момент перехода права собственности — это существенное условие договора купли-продажи, которое обговаривается сторонами при его заключении.

Наиболее распространенная ситуация — когда право собственности на товар переходит покупателю при приемке и подписании товарной накладной. Именно она взята за пример в статье.

Использовать электронную товарную накладную по форме ТОРГ-12 нецелесообразно, если предполагается представлять в ФНС РФ документы в электронном виде. ТОРГ-12 — неформализованный документ, так как с 01.07.2017 года Приказ ФНС России от 21.03.2012 года № ММВ-7-6/172@ упразднен. В связи с этим представить его в электронной форме по требованию не получится.

Организации могут использовать вместо товарной накладной документ о передаче товаров, формат которого утвержден Приказом ФНС России от 30.11.2015 года № ММВ-7-10/551@, либо универсальный передаточный документ (далее — УПД), его формат введен Приказом ФНС России от 24.03.2016 года № ММВ-7-15/155@.

До конца 2019 года электронный УПД можно составлять по двум форматам, утвержденным Приказом ФНС России от 24.03.2016 года № ММВ-7-15/155@ и Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.

С 2020 года компании должны формировать УПД только по формату Приказа ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.

При использовании перечисленных форматов электронные документы разрешается представлять в налоговую инспекцию по телекоммуникационным каналам связи.

Путь первый, знакомый. Использование ТОРГ-2

Эта форма акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (далее — ТОРГ-2) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 года № 132 и с 1 января 2013 года не обязательна к использованию.

Обработка расхождений с помощью ТОРГ-2 очень популярна у пользователей сервисов обмена ЭДО.

Это объясняется тем, что подписанная с учетом расхождений товарная накладная позволяет принять те товары, по которым не возникло разногласий, а значит, распоряжаться ими.

Подписанные товарная накладная и ТОРГ-2 вместе будут подтверждать поставку и приемку. Если счет-фактура (далее — СФ) уже был выставлен, не забудьте скорректировать его по итогам урегулирования расхождений, выставив корректировочный документ.

В чем недостаток? Так как ФНС РФ еще не утвердила формат ТОРГ-2, он — неформализованный. Из-за этого представить акт ТОРГ-2 в налоговую инспекцию по запросу можно только в виде бумажной копии, заверенной налогоплательщиком.

Актуальность автоматической обработки расхождений возросла в связи с введением обязательной маркировки некоторых групп товаров. Поэтому, надеемся, что формат ТОРГ-2 не заставит себя долго ждать. Тем временем вы всегда можете ознакомиться, на какой стадии подготовки находится проект «Об утверждении формата представления документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при приемке, в электронной форме».

Часто компании опасаются, что поставщик может не подписать электронный ТОРГ-2. Обращу внимание, что такая ситуация возможна, даже если документ составлен на бумаге. Этот риск не зависит от формы взаимодействия — на бумаге или в электронном виде. Подобные опасения могут возникнуть при любом из предложенных вариантов организации документооборота. Но как правило, обе стороны заинтересованы в быстром решении возникших вопросов.

Путь второй, обходной. Составление обратной товарной накладной

Технически и юридически такой вариант возможен. Но возникают вопросы. Сколько времени займет составление обратной товарной накладной? Что делать с грузом водителю-экспедитору? Зачем покупателю принимать на учет некачественный товар и как его вернуть позже?

Все перечисленные особенности делают этот вариант обработки расхождений не самым распространенным.

К тому же введенные с 1 апреля 2019 года правила внесли дополнительную неразбериху. Так, при возврате продукции любого качества нужно формировать корректировочный счет-фактуру на стоимость товара. Период отгрузки не имеет значения. Соответствующие разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 04.02.2019 года № 03-07-11/6171.

Финансовое ведомство подчеркивает, что корректировочный документ нужно выставлять даже при возврате качественного товара.

Рассматриваемый вариант обратной поставки, когда в договоре первоначальный покупатель выступает продавцом, а первоначальный продавец — покупателем, как раз является исключением из этого правила (Письмо Минфина РФ от 08.04.2019 года № 03-07-09/24636). В таком случае на возвратную товарную накладную покупатель выставляет счет-фактуру в адрес продавца.

Путаница может возникнуть, когда компания использует разные варианты работы, помимо обратной поставки, — по некоторым сделкам придется корректировать выставленные документы.

При истребовании документов налоговыми органами компания сможет представить их в электронной форме, если использовались утвержденные ФНС РФ форматы.

Третий путь, ветвистый. Исправление первичного документа

В Письме от 05.03.2018 года №СД-4-3/4226@ ФНС РФ рассмотрела возможность исправления первичного учетного документа, выполненного в электронной форме. Ведомство рекомендует исправлять его аналогично счету-фактуре:

«Так, пунктом 7 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 года № 1137 предусмотрено, что в счет-фактуру исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указываются номер и дата счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления.

В частности, такой порядок внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные в электронном виде, реализован в формате представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 года №ММВ-7-10/552@), форматом представления документа о передаче товаров при торговых операциях (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 года №ММВ-7-10/551@), а также форматом счета-фактуры и форматом представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни (утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 года №ММВ-7-15/155@)».

Таким образом, на документ с неправильными данными можно сформировать уведомление об уточнении с комментарием необходимых исправлений.

В ответ отправитель составит корректный документ с тем же номером и датой, а также с указанием номера и даты исправления. И снова не нужно забывать сформировать корректировочный счет-фактуру, если такая необходимость появилась с изменением данных о поставке.

Обращу внимание на отличия этого способа от варианта № 1. Запрос уведомления об уточнении предполагает отказ от подписания некорректного документа, а значит принять на учет товары не получится до момента урегулирования разногласий. Поэтому такой вариант может не подойти компаниям, реализующим скоропортящиеся товары.

При истребовании налоговой инспекцией представить документы можно в электронной форме, если они составлены по форматам, утвержденным ФНС РФ (именно такие рассмотрены в приведенном письме).

Тернистая дорога. Работа с УПД при наличии расхождений

Отдельно рассмотрим работу с УПД, совмещающим в себе функции первичного учетного документа и счета-фактуры. Особенности работы с ним обусловлены самим характером документа: наличие функции СФ предполагает возможность составления как исправления, так и корректировки в зависимости от сути ошибок.

Таким образом, можно выделить две ситуации:

  • Необходимо исправление УПД.
    Получатель запрашивает уточнение и ожидает составления исправленного документа с указанием даты и номера исправления. Стороны подписывают корректный УПД.
  • Требуется корректировка УПД.
    В случае ошибок, требующих составления корректировочного документа, получатель может запросить уточнение или подписать УПД с учетом ТОРГ-2.

В зависимости от выбранного варианта отправитель либо формирует универсальный корректировочный документ (который одновременно служит документом об изменении стоимости товаров и корректировочным счетом-фактурой), либо выставляет только корректировочный СФ для отражения правильной информации о поставке.

Путь четвертый, самый короткий. Аннулирование документа

Для аннулирования стороны должны заключить соглашение о признании документа недействительным. Это удобно, например, в случае некорректного выставления документа (например, перепутали получателя).

Думаю, что для обмена первичными учетными документами это не самый подходящий вариант, так как законодательно аннулирование первички и счетов-фактур не предусмотрено ввиду возможности их исправления и корректировки.

Представить такие документы налоговой инспекции можно в электронной форме при использовании утвержденного ФНС РФ формата. Однако контрагентам нужно быть внимательными и учитывать, что в системе есть еще один документ с теми же реквизитами (номер, дата), но со статусом аннулированного.

***

Все перечисленные варианты могут быть реализованы в электронном виде и не несут дополнительных рисков бизнесу. Если у вас остались вопросы по работе с расхождениями, вы можете задать их, обратившись к экспертам сервиса Synerdocs.

Источник: Synerdocs

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 2

Юлия Орлова 28 июня 2019

Ульяна, спасибо за интересный разбор вариантов решения спорных ситуаций. Интересно, какой из вариантов чаще всего используется на практике при электронном документообороте? При выставлении обратной товарной накладной, в которой покупатель будет являться продавцом, а продавец - покупателем, необходимо заключать новый договор поставки?

Юлия, спасибо за интерес к теме! На практике компании часто применяют подписание с учетом акта ТОРГ-2, а также аннулирование.

В случае выставления обратной товарной накладной сторонам нужно заключить новый договор, так как такой вариант возможен только в случае обратной поставки уже принятого на учет товара.

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь