Основные тенденции международного управления документами

Дэвид О. Стефенс (Stephens, David O)

Международное управление документами зародилось в 90-х годах XX века и за прошедшие годы постепенно превратилось из концепции в общемировую действительность. Несмотря на то, что первые попытки (имеется в виду деятельность Международного совета по управлению документацией¹) предпринимались еще в 70-80-х годах, действенного эффекта в глобальном масштабе они не возымели.

Когда в конце 80-х автор впервые заинтересовался вопросами международного управления документами, качественной литературы по этой теме практически не было. Тем, кто хотел разобраться в принципах делопроизводства и учета для развития различных профессиональных инициатив в своей стране или за рубежом, по сути, некуда было обратиться. Однако за последние 10 лет в международном управлении документами произошла настоящая революция.

Пытаясь пролить свет на самые значимые изменения, произошедшие в мировой практике работы с документами и информацией за прошедшее десятилетие, нельзя не упомянуть те идеи, которые коренным образом изменили подходы к управлению документами и по-прежнему оказывают на них заметное влияние. Некоторые из этих тенденций отражают глубинные причины произошедших изменений, другие - в большей степени отражают последствия этих причин. Ниже приводится краткое (в связи с ограниченностью объема) описание этих тенденций.

Торжество демократии и свободного предпринимательства 

В статье «На пути к глобальной теории управления документами»², автор пытается ответить на два вопроса: 1) Почему в одних странах управление документами есть, а в других его нет?; 2) Почему в одних странах оно получает широкое распространение и активно применяется, а в других - нет? В начале 90-х эти вопросы оказались особенно актуальны в связи с крахом плановой, жестко контролируемой государством коммунистической экономики. Последующее десятилетие стало периодом торжества демократии и свободного предпринимательства.

В более ранней статье развивается гипотеза, согласно которой единственными факторами, определяющими успешное развитие управления документами, являются мощное демократическое правительство и жизнеспособная рыночная экономика страны. Автор исходит из того, что свободное правительство, по сути, основано на открытом обмене идеями и информацией. Более того, система свободной рыночной экономики является мощнейшим стимулом для применения технологий управления, направленных на повышение эффективности, в том числе технологий управления документами.

События последних 10-15 лет только подтверждают правомерность вышесказанного. Это – первая, главная тенденция, глубинная причина всех последующих.

Глобализация бизнеса

Вторая важная тенденция в области международного управления документами, проявившаяся в 90-х годах, – это стремительное развитие международного бизнеса. Толчком к развитию послужило принятие соглашений о свободной торговле в Европе (EC³ 1992), Северной Америке (NAFTA⁴) и по всему миру (GATT⁵), усиливших экономическую интеграцию; возникновение новых рыночно-ориентированных экономических систем в Восточной Европе, России и ряде стран Азии и Латинской Америки; а также бурное развитие Интернета и других глобальных информационных технологий.

Значение развития бизнеса в контексте международного управления документами заключается в создании благоприятного климата для появления новых решений в области управления информацией – решений, рассчитанных на общемировое использование. Не будь этого фактора, развитие сферы международного управления документами в последнее десятилетие пошло бы совершенно по другому сценарию.

Европейский Союз

В 15 государствах-членах Европейского Союза, за исключением Великобритании, управление документами не рассматривается как самостоятельная область знаний; по крайней мере, она не настолько сформирована и распространена как в Северной Америке. В большинстве стран ЕС управление документами понимается как подраздел других специализированных дисциплин (например, архивного дела и информационных технологий) и не выделяется в самостоятельную прикладную дисциплину. Тем не менее, Европейский Союз внес значимый вклад в развитие международной системы управления документами, что также претендует на включение в список основных тенденций. Суть вклада в следующем:

●  В 1996 году Европейской Комиссией, состоящей из государств-членов ЕС, был организован DLM⁶ Forum, посвященный вопросам электронного документа. Главная цель форума – «разностороннее сотрудничество стран Европы, направленное на сбор информации, выработку общих рекомендаций и распространение этих сведений с целью обеспечения поддержки при решении вопросов, возникающих в процессе работы с электронными документами». Форум является наиболее значимой европейской инициативой в области управления электронными документами и имеет общемировое значение.

●  В 1998 году Европейский Союз издал распоряжение о защите информации, в котором рассматриваются вопросы неприкосновенности частной жизни и конфиденциальности персональных данных. В распоряжении четко сформулированы требования к хранению, использованию и распространению такого рода информации, в том числе к ее передаче в страны, не входящие в состав ЕС. Данное распоряжение оказало существенное влияние на развитие управления документами в Европе, и сегодня Европейский Союз побуждает другие страны, в том числе США, принять аналогичные меры по защите информации.

●  За последние 10 лет Европейский Союз выпустил десятки других директив, регламентирующих различные аспекты делопроизводства, включая хранение документов. Эти документы представляют интерес для любой международной компании с крупной долей бизнеса в зоне ЕС.

Глобализация принципов соответствия правовым нормам и снижения риска судебных разбирательств

Соответствие правовым нормам и снижение риска судебных разбирательств  – два наиболее значимых фактора, определяющих развитие управления документами в Соединенных Штатах. США являются мировым лидером в сфере правового регулирования вопросов хранения документов и других требований в области делопроизводства. В общей сложности, окружными судебными органами издано, по разным оценкам, от 10 до 20 тысяч таких требований. Сложившаяся ситуация не дает ясного представления о том, как именно следует управлять документами, а обеспечение соответствия правовым нормам становится проблемой контролируемых организаций. С другой стороны, США - мировой лидер по количеству судебных споров между компаниями, что послужило мощным стимулом для внедрения в организациях различных систем управления документами, призванных снизить риск судебных разбирательств по причине некорректного обращения с документами.

В результате обоих факторов у американских корпораций возникла острая потребность в профессиональном подходе к управлению документами. До недавнего времени считалось, что эти вопросы касаются по большей части исключительно США, однако теперь взгляды изменились. Сегодня практически в каждой международной компании имеются специалисты по управлению документами, занятые разработкой и реализацией мер, направленных на обеспечение соответствия международным правовым нормам и/или снижение риска судебных разбирательств. В-основном, эти меры реализуются в виде международных проектов хранения документов. Десять лет назад подобное явление было редкостью, сейчас же оно получило широкое распространение.

Развитие глобальной электронной коммерции

В 1996 году Комиссия ООН по праву международной торговли⁷ (UNCITRAL) разработала первый в мире глобальный законодательный образец, определяющий правовые стандарты делопроизводства в условиях современной цифровой реальности. В различных формах этот типовой закон был принят правительствами многих стран по всему миру, включая США.

Одной из главных целей закона стало устранение существующих законодательных барьеров, сдерживающих внедрение новых электронных технологий делопроизводства. Так, например, согласно законам многих стран, для обеспечения юридической силы деловых операций оригиналы документов обязательно должны содержать «аутентичные подписи». Типовой закон ООН призван преодолеть эти препятствия, признав юридическую силу электронных документов, обладающих необходимой целостностью и степенью доверия. Это значит, что документы должны быть доступны, читабельны, достоверны и точны и должны храниться в течение предписанного периода времени.

С точки зрения основных тенденций, этот типовой закон и многочисленные национальные законы, принятые вслед за ним, повысили потребность в профессиональных знаниях в области управления документами. Чтобы оставаться конкурентоспособными в условиях глобальной экономики, международные компании должны форсировать переход от бумажного делопроизводства к электронному, а это невозможно без высококвалифицированного подхода к управлению документами.

Интернет как главная глобальная информационная площадка

Выражение «Интернет меняет всё» давно уже превратилось в клише, но не потеряло своей актуальности. Глобальный по своей сути, Интернет имеет огромное значение для управления информацией в мировом масштабе. Он не только полностью «переписал» руководства по компьютеризации предприятий, но и стал главной общемировой площадкой для сбора и обмена информацией практически всех видов. Интернет позволил реализовать многие проекты в области международного управления документами, которые без него были бы неосуществимы. Он дает возможность оперативного выхода в глобальное пространство и доступа даже к самым мелким организациям. Без электронной почты и Сети, без открытого доступа к источникам права, без выстроенных на базе Интернет-технологий решений, многие проекты просто невозможно было бы воплотить в реальность.  

Эволюция бизнес-решений и технологических решений общемирового значения

Возможно, не такая яркая тенденция, однако бесспорно заслуживающая внимания. Большинство поставщиков решений в области управления документами ориентированы на местный, региональный или национальный рынок. Однако отсутствие поставщиков мирового масштаба вынуждает международные компании решать вопросы управления документами с помощью местных или региональных вендоров. При этом истинный мировой масштаб предполагает ведение бизнеса, как минимум, в Европе, Америке, Азии и Южно-Тихоокеанском регионе, а также на Ближнем Востоке и в отдельных частях Африки. Очень немногие игроки рынка решений для управления документами имеют настолько развитый бизнес. Вероятно, в наибольшей степени к поистине глобальным масштабам приблизились в начале 90-х японские компании, занятые производством микропленки и графической обработкой документов (Canon и Minolta).

В последнее десятилетие эволюция поставщиков глобальных решений была медленной, но заметной. В начале 90-х австралийская фирма Brambles (позже переименованная в Recall) стала стремительно расширять границы своего бизнеса в секторе хранения коммерческой документации. Спустя несколько лет американская компания Iron Mountain также активно вступила в конкурентную борьбу. Что касается области программного обеспечения для управления документами, больше всего клиентов среди международных компаний, пожалуй, у австралийской Tower Software.

Как уже было сказано, Интернет-технологии меняют всё, в том числе делают возможным обслуживание глобальных рынков. Вот почему мы включаем эту тенденцию в список основных, даже несмотря на то, что многое всё еще предстоит сделать.

Расширение глобальных задач международных профессиональных сообществ

Заметная тенденция последних 10 лет, характеризующаяся значительным прогрессом. Если говорить в целом, все крупные профессиональные сообщества, представляющие интересы в области управления документами, либо стартовали крупные международные проекты, либо развивали текущие. Несколько примеров:

●  AIIM International. В начале 90-х международная деятельность этой американской ассоциации заключалась главным образом в установлении связей с сообществом, которое в то время называлось Международный Конгресс Микрографики⁸. С тех пор международное присутствие AIIM значительно расширилось. Ассоциация открыла зарубежные представительства и благодаря сотрудничеству с ISO⁹ (Международная организация по стандартизации) играет важную роль в развитии международных стандартов в области обработки микропленок и образов электронных документов.

●  ARMA International. В конце 80-х сфера международного влияния этой американской ассоциации (www.arma.org) стала стремительно расширяться. Дополнительно к имеющимся филиалам в Канаде и Пуэрто-Рико, были открыты представительства в Японии и Новой Зеландии. Самыми заметными достижениями ассоциации в 90-е годы стали открытие представительства на Ямайке и подписание соглашения с двумя другими крупными игроками в области международного управления документами: Международным советом архивов и Международным советом по управлению документами. Наконец, ARMA International участвовала в разработке ISO 15489 – первого в мире международного стандарта в области управления документами (ниже он будет рассмотрен более подробно).

●  Международный совет архивов¹⁰ (ICA). В отличие от AIIM и ARMA International, деятельность которых изначально ограничивалась пределами одной страны, эта организация с головным офисом в Париже с момента основания имела глобальный размах.  Несмотря на то, что совет главным образом представляет интересы архивов - т.е. специализируется на вопросах хранения документов, представляющих ценность в долгосрочном периоде, - его роль в области международного управления документами также заметна. Посредством входящего в его состав Комитета по вопросам электронных и других текущих документов¹¹ (CECR), ICA разрабатывает руководства и передовые методики управления документами. Особенно стремительно это направление развивалось в 90-е годы.

●  Международный совет по управлению документами¹². Деятельность этой организации, как и деятельность ICA, изначально - с момента основания в 1989 - имела  глобальный характер. Основная миссия совета – финансирование проектов в области управления документами в развивающихся странах по всему миру.

●  Prism International. Эта американская ассоциация представляет компании, специализирующиеся на хранении коммерческой документации во всем мире. В последнее время организация существенно увеличила количество международных проектов, в число которых теперь входит проведение зарубежных конференций.

Международные стандарты и передовой опыт

Пожалуй, самая важная тенденция последних 10 лет, оказавшая наиболее заметное влияние на международное управление документами. В значительной степени она явилась результатом всех предшествовавших тенденций. Отсутствие стандартов и практического опыта являлось некогда серьезной проблемой сферы управления документами, и особенно это касалось международной практики. За последние годы, однако, в области международных стандартов произошла настоящая революция, что может поднять управление документами по всему миру на качественно новый уровень. К основным стандартам этой сферы относятся:

●  Стандарты ISO 9000 для документов по качеству¹³. В 1987 году эти положения стали, по сути, первыми в мире международными стандартами в области управления документами. Сфера их применения, однако, ограничена документами по качеству, которые ведутся в организациях, желающих сертифицироваться на соответствие ISO 9000. Возможно, более важное значение этих стандартов в том, что, издав их, Международная организация по стандартизации положила начало другим подобным инициативам.

●  AS 4390 – Австралийский национальный стандарт управления документами¹⁴. Выпущенный в 1996 году, он стал первым в мире единым стандартом в области управления документами. И хотя этот стандарт рассчитан на одну страну, его принятие стало толчком к дальнейшему развитию международных стандартов.

●  Стандарт DoD для приложений по управлению электронными документами¹⁵. Изданный в 1997 году, он был и остается первым в мире стандартом, определяющим функциональные требования к ПО для управления электронными документами.

●  ISO 15489. Этот стандарт, который должен быть принят в ближайшее время, станет первым в мире международным образцом в области управления документами, ознаменовав важную веху в истории отрасли. Принятый в качестве международного стандарта, ISO 15489 в мировом масштабе узаконит определенные требования к управлению документами, повысив тем самым жизнеспособность этой области знаний.

Глобализация программ управления документами и информацией в транснациональных корпорациях

Последняя тенденция, по сути, является результатом, конечным итогом всех тенденций, описанных выше. Каждая транснациональная компания уже проводит, либо планирует проводить глобальные проекты в области управления документами и информацией. Десять лет назад подобные проекты едва ли выходили за рамки концепций и обсуждений. И если в следующее десятилетие прогресс не замедлится, этот период станет самым впечатляющим во всей истории развития управления документами.

Используемые сокращения

1. Международный совет по управлению документацией – International Records Management Council.

2. «На пути к глобальной теории управления документами» – «Towards a Global Theory of Records Management» (Stephens 1992).

3. EC (European Community – Европейское сообщество.

4. NAFTA (North American Free Trade Agreement) – Североамериканское соглашение о свободной торговле.

5. GATT (General Agreement on Tariffs and Trade) – Генеральное соглашение по тарифам и торговле.

6. DLM (Document Lifecycle Management) – Управление жизненным циклом документа.

7. Комиссия Организации Объединенных Наций по праву международной торговли – The United Nations Commission on International Trade Law  (UNCITRAL).

8. Международный Конгресс Микрографики – The International Micrographics Congress.

9. ISO (The International Organization for Standardization) – Международная организация по стандартизации.

10. Международный совет архивов – The International Council on Archives (ICA).

11. Комитет по вопросам электронных и других текущих документов – The Committee on Electronic and Other Current Records (CERC).

12. Международный совет по управлению документами – The International Records Management Trust.

13. Стандарты ISO 9000 для документов по качеству – The ISO 9000 Standards for Quality Records.

14. Австралийский национальный стандарт управления документами – The Australian National Standard for Records Management (AS 4390).

15. Стандарт DoD для приложений по управлению электронными документами – DoD Standard for Electronic Records Management Applications.

Литература

1. Stephens, David 0. «Data Protection in Europe», Records Management Quarterly – October, 1998.

2. Stephens, David 0. «Digital Signatures and Global E-commerce: Part I - U. S. Initiatives», The Information Management Journal – January, 2001.

3. Stephens, David 0. «Document Security and International Records Management», Records Management Quarterly – October, 1997.

4. Stephens, David O. «Electronic Recordkeeping Provisions in International Laws», Records Management Quarterly – April, 1997.

5. Stephens, David O. and David Roberts. «From Australia: The World's First National Standard for Records Management», Records Management Quarterly – October, 1996.

6. Stephens, David 0. «The Globalization of Information Technology in Multinational Corporations», The Information Management Journal – July, 1999.

7. Stephens, David 0. «The Globalization of Records Management Programs in Multinational Corporations», Records Management Quarterly – October, 1993.

8. Stephens, David 0. «Information Management for Multinational Corporations: A Manager's Briefing. Prairie Village», KS: ARMA International, 1999.

9. Stephens, David 0. «International Records Retention», Records Management Quarterly – April, 1995.

10. Stephens, David 0. «International Standards and Best Practices in RIM», The Information Management Journal – April, 2000.

11. Stephens, David 0. «ISO 9000 and International Records Management», Records Management Quarterly – July, 1996.

12. Stephens, David 0. «Megatrends in Records Management», Records Management Quarterly – January, 1998.

13. Stephens, David 0. «Recordkeeping Provisions of International Laws», Records Management Quarterly – July, 1995.

14. Stephens, David 0. «Towards a Global Theory of Records Management», Records Management Quarterly – October, 1992.

15. Stephens, David 0. «The World's First International Standard for Records Management», The Information Management Journal – July, 2001.

Дэвид Стефенс, CRM, CMC, FAI - вице-президент консалтингового подразделения Sio Enterprises Inc, специализирующегося на вопросах управления документами. Опыт работы в данной сфере - более 18 лет. Автор книг и статей, посвященных управлению информацией в США и за рубежом. Связаться с Дэвидом Стефенсом можно через e-mail: dostephens@zasio.com.

Авторские права принадлежат Association of Records Managers and Administrators Inc. Октябрь, 2001.

Информация предоставлена ProQuest Information and Learning Company. Все права защищены.

Дополнительные материалы

Stephens, David O «Megatrends in international records management»,  Information Management Journal (https://findarticles.com/p/articles/mi_qa3937/is_200110/ai_n8955606) – October, 2008.

Перевод: Толстикова Марина (компания DIRECTUM)

Источник: BNET