Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

От СССР до наших дней: как менялось архивное делопроизводство

Время чтения: 5 минут
0
От СССР до наших дней: как менялось архивное делопроизводство

В 2020 году изменился обязательный срок хранения многих документов: каких-то — в большую сторону, а каких-то — в меньшую. Как в целом трансформировались делопроизводство и архивное дело со времён Советского Союза в России, рассказываем в статье.

В 2020 году изменился обязательный срок хранения многих документов: каких-то — в большую сторону, а каких-то — в меньшую. Как трансформировались делопроизводство и архивное дело в России со времён Советского Союза, рассказываем в статье.

Что вкладывают в понятие «делопроизводство и архивное дело»

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» Делопроизводство и архивное дело в России напрямую связаны с ГОСТами. В частности, в государственных стандартах прописаны основные термины и определения этого направления работы в компаниях. Например, понятия делопроизводство и архивное дело зафиксированы в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Делопроизводство в архиве — направление, отвечающее за комплектацию, учёт и хранение документов в компании.

Эта сфера деятельности организаций регламентируется 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Основные задачи делопроизводства в архиве:

  • организация хранения документов;
  • комплектование архива организации;
  • учёт документов, находящихся на хранении в архиве;
  • использование документов, находящихся на хранении;
  • подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Делопроизводство и архивное дело: как было

Делопроизводство и архивное делом, каким мы его знаем сейчас, сформировано во многом ещё в советское время. Можно выделить три этапа его развития в СССР:

1. Реструктуризация (1920–1930 гг.). Масштабная перестройка системы делопроизводства, изменение подхода к хранению документов.

2. Затишье (1940–1950 гг.). Отсутствие значимых разработок и нововведений в этой области.

3. Регламентирование (1960–1990 гг.). Формирование законодательной основы делопроизводства и архивного дела.

Новая система организации хранения документов, зародившаяся в СССР, основывалась на нескольких принципах. Их отражение можно найти и сегодня:

  • делопроизводство едино для всей компании;
  • учёт документов проводится однократно и по упрощенной схеме;
  • оптимизация пути движения документа в организации;
  • отказ от учёта, когда в нём нет необходимости;
  • сведение к минимуму временных затрат на справочную работу;
  • контроль исполнения документов;
  • делегирование ответственности за процесс делопроизводства на одно лицо или отдел.

Среди особенностей делопроизводства и архивного дела, сформированных в советское время, можно выделить несколько важных:

1. Вертикальная модель движения документов.

2. Централизованная система организации архива.

3. Формирование специализированных отделов делопроизводства.

4. Высокая степень стандартизации процесса.

5. Регламентирование делопроизводства и архивного дела через ГОСТ.

На практике централизованный подход требует не только своевременного получения данных, но и ведения большого числа карточек учёта, что очень трудоёмко.

Делопроизводство и архивное дело: как стало

Главная отличительная особенность делопроизводства в наши дни — возможность вести его в электронном формате. Цифровизация захватывает всё больше компаний, а повсеместная удалёнка, начавшаяся в 2020 году, этому только способствует.

Электронный архив помогает компаниям сэкономить время и финансы. Основные преимущества хранения документов в цифре:

  • экономия пространства: электронный архив физически не занимает столько места, как склад с бумагами;
  • автоматизация работы с документами: современные системы упрощают работу делопроизводителей и архивистов;
  • простота и скорость поиска: любой документ можно найти всего за несколько кликов;
  • гарантия сохранности архива: её обеспечивает резервное копирование документов, а также цифровой формат — предотвращаются износ, механическое повреждение и другие несчастные случаи, которые происходят с бумагой;
  • конфиденциальность документов: уровень доступа к документам в архиве можно легко контролировать, это позволяет хранить все данные в безопасности.

Важно, чтобы система, которую вы выберете для организации электронного архива, поддерживала долгосрочное хранение на десятилетия вперёд, при этом гарантируя их юридическую значимость.

Решение Directum «Долговременный архив» обеспечивает долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости и сроками хранения 10, 25, 75 лет.

Как видно на практике, модернизация архивного делопроизводства в его классической модели, разработанной в советское время, связана с активным использованием компаниями электронного документооборота, а также общим курсом правительства на цифровизацию. Хотя многие принципы из советского прошлого по-прежнему актуальны и в наше время.

Фото: кадр из фильма «Расплата»/ The Accountant

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 0

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь