Ответы на вопросы участников вебинара "Цифровизация HR-процессов"

Состоялся вебинар «Цифровизация HR-процессов: внедрять нельзя откладывать». Он вобрал в себя информацию по итогам заседаний клуба руководителей по вопросам внедрения электронного кадрового документооборота. На вебинаре эксперты рассмотрели вопросы

●   Возможны ли электронные кадровые процессы

●   Вовлечение работников в электронное взаимодействие

●   Какую информационную систему выбрать для организации HR-процессов

●   Архивное хранение кадровых документов

Его запись вы можете получить, заполнив анкету. Ниже представляем вам вопросы участников вебинара и ответы экспертов.

Автоматизация HR-процессов – когда начинать

Вопрос участника вебинара: Мы говорим сейчас только о том, что есть законопроекты о разрешении вести кадровой документации в электронном виде, т.е. сейчас нет никаких оснований переходить на электронные кадровые документы? Некоторые законопроекты остаются законопроектами по 10 лет.

По срокам принятия некоторых законов согласны с вами, поэтому мы говорим об уже сложившейся практике применения электронного подписания, о судебных решениях в пользу электронных документов. Кроме того, в трудовом законодательстве нет запретов на электронный документооборот, плюс существуют положения ФЗ-63, регламентирующие использование электронной подписи.

Подскажите, пожалуйста будет ли возможность преобразования трудовой книжки в электронную? Есть ли какие-то представление о переходе на электронные трудовые книжки? Каким образом это будет осуществляться с точки зрения работодателя? Что стоит предпринять уже сейчас?

В 2020 году будет осуществлен переход на электронные трудовые книжки. При этом останется возможность ведения бумажных трудовых книжек. Будет применяться схема связки ERP-систем и коннекторов, которые будут передавать информацию о работнике в Пенсионный фонд России.

Если рассматривать не только большие и хорошо автоматизированные компании, есть ряд компаний, где до сих пор в электронные процессы вовлечены менее 30-40% сотрудников (добыча и переработка, крупные промышленные компании и т.п.). Как быть с ними? Заявления как были в бумаге для таких сотрудников, так и останутся.

Мы предлагаем постепенно внедрять инструменты автоматизации, начинать с классических процессов (например, делопроизводство) и поэтапно повышать уровень автоматизации.

Методология электронного кадрового документооборота

Политику ЭДО с сотрудниками обходимо подписывать физически или можно электронно?

Если применяется простой электронной подписи (ПЭП) или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП), то согласно ФЗ-63 для подписания политики в электронном виде нам потребуется соглашение с участниками электронного взаимодействия, которое лучше подписать на бумаге.

Что нужно, чтобы перевести в ЭДО HR-документы, ПЭП, УЭП? Как проверить достоверность времени?

Как мы говорили, для работников будет достаточно ПЭП, для работодателя — усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Достоверность времени обеспечивает сертификация средств, а также локальные нормативные акты компании, в которых будет дано определение «доверенному времени».

Как согласовать трудовой договор новому сотруднику, если его ещё нет в домене? Он ещё не является сотрудником компании.

Существует несколько подходов. Например, предварительное создание учетной записи для нового сотрудника — еще на этапе трудоустройства кандидат может подписывать трудовой договор в электронном виде. Это далеко не самый важный для цифровизации процесс. Подписание трудового договора – разовое мероприятие, и большого эффекта от перевода его в электронный вид не будет.

Как фиксируется факт получения уведомления работником через личный кабинет? Т.е. фиксируется ли открытие документа как факт получения уведомления?

В истории работы с документом фиксируются все действия: когда работник получил уведомление, просматривал документы, что с ними делал. Это все хранится в логах системы, а при проведении проверки эти данные передаются на техническую экспертизу.

Какие могут быть решения в случае, если документы хранятся в электронном виде (действующие или архивные), а работник подал заявление на уничтожение персональных данных? Как достичь одновременного уничтожения всех копий электронного документа?

В таком случае документы, содержащие персональные данные, передаются на гарантированное уничтожение, и с помощью специальных механизмов данные затираются. Обычно персональные данные хранятся в структурированном виде, их можно легко удалить.

Если мы хотим уничтожить все копии электронного документа, их нужно будет найти (полнотекстовым поиском в системе, посмотреть, какие документы создавались копированием этого документа), а затем запустить процедуру уничтожения — перезатирания данных на дисковом пространстве несколько раз.

Обеспечение юридической значимости и электронные подписи

Можете рассказать про варианты ПЭП? Имеется ли какая-то статистика применения на предприятиях? Наиболее распространенные, плюсы и минусы вариантов.

Вариантов несколько. Можно применять только логин и пароль, можно использовать двухфакторную аутентификацию с помощью смс. Где-то применяется ПЭП с использованием криптографии. Главное – это все должно быть регламентировано в локальных нормативных актах.

ПЭП не нужно перевыпускать? Разве она выдается не на 1 год?

Механизм формирования ПЭП не регламентирован, нет единого стандарта применения простой подписи. Каждая компания может сама разработать свой формат ПЭП и закрепить его в локальных нормативных актах (стандарт должен соответствовать ФЗ-63 «Об электронной подписи»). Перевыпускать ПЭП не требуется. Компания может вести политику периодического изменения ключей ПЭП, но это не обязательно.

Каковы действия работодателя, если работник заявил, что его ПЭП скомпрометирована?

В регламентирующих документах должно быть прописано, что сотрудник должен не допустить компрометации ЭП. Обычно ПЭП завязывается на логин и пароль сотрудника для входа в информационную систему. Т.е. первое действие – выдать сотруднику новые логин и пароль и, соответственно, новую ПЭП.

Также требуется провести проверку, чтобы выяснить, когда была скомпрометирована ПЭП, какие действия совершались из этой учетной записи с момента компрометации, какие документы были подписаны. При обнаружении пула документов, подписанных скомпрометированной ПЭП, то лучше переподписать документы перевыпущенной подписью.

Если в документе есть несколько подписей, несущих в себе разное юридическое значение (подписание (инициирование)/ согласование / ознакомление), как можно отличить эти подписи на документе?

Если документ существует в отрыве от системы, то отличить эти подписи нельзя.  В системе DIRECTUM существуют понятия согласующей и утверждающей подписи, которые выполняют функции разграничения видов подписания. Информацию о назначении подписи также можно (и нужно) хранить в метаинформации внутри zip-контейнера при долговременном хранении.

Как микс подписей отражать в штампе?

Если имеется в виду штамп времени, то отражать микс в нем не нужно, эта информация о подписях будет в XML-файле. Если речь о штампе ЭП, который ставится на визуализации документа, то на нем можно отобразить всю информацию обо всех поставленных подписях.

Архивное хранение и форматы электронных документов

«Хранение электронных документов» — имеется в виду носитель электронных документов или данные, передаваемые на какой-то сервер? Что физически представляет собой контейнер? Передаем в каком виде по какому каналу?

Хранение электронных документов – это совокупность программно-аппаратных средств, это и физическое хранение, и ПО, которое выстраивает логическую работу с сохраненными данными, и сервер, на котором развернута система хранения архивных документов. Контейнер – это zip-архив, в котором лежит документ в изначальном формате, его PDF-A, открепленный файл ЭП, и метаданные в XML-формате.

Передать можно через установленную систему, если она сама создает контейнеры, либо система передает документы в форматах, которые поддерживает, а мы (DIRECTUM) со своей стороны можем сделать преобразование. Если система ставится в контуре предприятия, то передача происходит по каналу внутри контура, если это выделенная среда хранения, то канал передачи должен быть защищенным, зашифрованным.

При преобразовании документов в новый формат подпись уже будет недействительной?

Верно. При переводе документа в другой формат мы получаем новую сущность в системе, и подпись становится недействительной. Текущее решение – хранить в едином контейнере документ в первоначальном формате и его открепленную подпись, а также документ, преобразованный в формат PDF/A. В законопроектах, касающихся электронного кадрового документооборота, вводится процедура «конвертации документа в новый формат», при которой документ подписывается ЭП того, кто его конвертирует, и получает такую же юридическую значимость, как документ в первоначальном формате.

Около 3 лет назад слышала о новом формате XML с возможностью присоединения визуализации документа. Некий микс XML и PDF. Знаете ли Вы что-либо о развитии такого формата?

Сейчас такой формат применяется для первичных учетных документов. Единственное, для просмотра таких документов потребуется приложения для чтения XML-формата.

После перештамповки возможно ли кому-то из сотрудников компании получить доступ к документу в архиве в случае необходимости? Если да, то поделитесь, пожалуйста, техникой организации такого доступа.

При перештамповке меняется файл ЭП, который хранится отдельно. Доступ к документу мы организуем с помощью приложения для просмотра zip-архива, в котором содержится PDF-файл самого документа. Как до перештамповки, так и после нее сотрудники могут обращаться к документам в соответствии с назначенными правами доступа.

В говорили «Конвертировать документы в актуальный вид нужно будет в архивных документах в электронном виде», сколько на ваш взгляд потребуется конвертировать повторно и сколько по трудозатратам это может занять в крупных компаниях? Выгодно ли это с учетом амортизации? Какая практика сейчас в более прогрессивных странах (например, в ЕС, США, Азия)?

Конвертация — полностью автоматизированный процесс и проходить будет в фоновом режиме, как и последующая проверка контрольных сумм документов до и после конвертации. Она может потребоваться не чаще, чем 1 раз в 10 лет, поскольку сейчас широко распространен подход поддержки форматов более старых версий. Поэтому да, выгодно. С точки зрения прогрессивности в части цифровизации пример стран ЕС не самый подходящий, в некоторых областях технологии автоматизации в России гораздо прогрессивнее. Практика разная. Нередко применяются нормы ISO и стандарты электронной подписи CAdES-A. В других странах в принципе нет требований к обеспечению юридической значимости электронных документов. Национальные архивы США, например, с 2023 года не будут принимать бумажные экземпляры документов постоянного срока хранения.

Какие меры можно предпринять, если после проверки обнаружена разница контрольных сумм, и может ли быть поздно уже что-либо исправлять?

Важно регулярно проводить проверки. При обнаружении расхождений можно обратиться к резервным копиям. Если там не удалось найти недостающие документы, то действуем так же, как и при порче бумажного документа — составляем акт об утрате, соблюдая таким образом требования Росархива к архивному хранению документов.

По некоторым документам есть четко законодательно регламентированные сроки составления/подписания, в момент КЭП/НЭП проставляется дата подписания документа на штампе. Каким образом урегулируются вопросы с опозданием в подписании?

В документе будет стоять конкретная актуальная дата подписания. Подписать электронные документы задним числом нельзя — это одна из целей ведения документооборота в электронном виде.

Источник: DIRECTUM