Ответы на вопросы с вебинара по электронным архивам

В конце сентября мы совместно с ABBYY провели первый вебинар из серии, которая составляет новый проект DOCFLOW. Запись вебинара можно скачать на сайте.

Какие были ощущения? Многие компании уже давно практикуют такие мероприятия и наша компания не исключение – мы проводим подобные мероприятия в формате Открытых дней DIRECTUM. Но здесь были другие задачи, условия, аудитория.

При подготовке вебинара основной целью я определила донесение до слушателей особенностей создания и работы с электронными архивами, место СЭД в данном процессе. Было желание рассмотреть работу с электронными архивами на примере небанальных процессов, максимально понятных и с легко измеримым эффектом. Такого, как, например, ведение архива финансовых документов и подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.

И судя по отзывам слушателей, тема была интересна и полезна.

Из особенностей мероприятия можно назвать то, что чат жил практически своей отдельной жизнью. :) В нем общалась некоторая группа людей, сами задавали и даже отвечали на вопросы. К сожалению, я во время выступления не успевала участвовать в этом процессе. По окончанию выступления ответить на вопросы не получилось по техническим причинам. Поэтому я отвечу на вопросы в этом блоге и мы продолжим диалог в offline.

Полностью ответы на все вопросы вы найдете на сайте DOCFLOW. Здесь привожу ответы, не касаясь системы DIRECTUM.

Дмитрий Азаров. Оперативные хранилища с внешними системами интегрируются?

Это вопрос качества системы, которая используется для организации оперативного хранилища. В целом должны интегрироваться, так как ECM-системы это обычно только часть ИС предприятия.

Елена Антошечкина: каким образом организуется автоматическое заполнение полей регистрационной карточки при сканировании?

Ответ будет зависеть от конкретной ситуации.

Если мы будем рассматривать вариант, когда в систему массово вводятся бумажные документы определенного типа, настроено атрибутирование и распознавание с формы, то поля будут заполняться соответствующими распознанными значениями.

Если мы рассматриваем вариант без атрибутирования, но с использованием штрих-кода, то данные в регистрационной карточке будут заполняться вручную, по введенным данным будет сформирован штрих-код и наклеен на документ. Затем документы пачкой сканируются. При сканировании документ по штрих-коду связывается с РКК.

Станислав Ким: А если оригиналами пользуются часто?

Если необходимо часто обращаться к первичным документам, то рекомендуется пользоваться их образами в электронном виде. Тогда бумажный оригинал сразу подшивается в дело.

Если все-таки часто используют бумажный оригинал, то и в дело он будет подшиваться позже.

В любом из этих случаем документы (дела) в архив обычно сдаются в конце года (но это зависит от принятых в организации правил).

Рашит Хакимов: Если не пользоваться стикерами для наклейки на документы будут ли какие-либо неудобства?

В данном случае потоковое сканирование разнородных документов будет уже невозможно. Надо будет привязывать «руками» скан-образ документа к РКК. Кроме того, если нет штрих-кода, то при поиске документа в системе нужно будет вводить его реквизиты, а по штрих-коду поиск будет осуществляться одним движением (считыванием штрих-кода).

Виктория Чеботова: Поскольку некоторые документы рождаются в СЭД, принято решение дублировать их на бумаге, перемещать в эл. архив. Для преставления в налог. органы и для аудит. проверок достаточно указать, что документ хранится в системе эл. документооборота?

Кадровые приказы, заявления должны иметь «живые подписи», поэтому необходимо хранить и бумажные экземпляры этих документов с собственноручными подписями. Для согласования и иных повседневных задач удобнее пользоваться электронными экземплярами.

Счета-фактуры в самом ближайшем будущем, когда будут выпущены необходимые подзаконные акты, можно будет предоставлять в электронном виде, но это отдельная тема, можно почитать на ECM-Journal.ru.

Остаются различные положения, приказы по основной деятельности. Работа с ними в электронном виде удобна, а законодательство не требует, чтобы эти документы были исключительно в бумажном виде, то есть они могут быть только в электронном.

Юлия Ахмуртова: Нужен практический совет: мы приобрели и внедрили систему автоматизации архива. Проблема - всего один человек занимается оцифровкой бумажных документов, собственно темпы наполнения системы очень низкие. У кого есть рекомендации по решению данной проблемы.

Участники вебинара предлагали варианты аутсорсинга или найма группы залпового ввода. Тут стоит согласиться. Удешевить этот процесс вы сможете только набрав команду дешевой рабочей силы, обучив ее и приставив хорошего контролирующего («супервайзера»). Конечно, вопрос качества работы и других рисков вам нужно будет взять на себя.

Но будет ли это приемлемым вариантом и будет ли дешевле, сильно зависит от конкретных условий вашего проекта.

Ольга Костюкова: имеет ли значение порядок ввода документов в систему? Например, сегодня мы внесли документ от 29.09.2010, а через неделю от 30.07.2010.

Порядок ввода документов в систему значения не имеет. Единственное исключение будет в случае, когда регистрация документов (присвоение регистрационного номера) происходит непосредственно в момент ввода документов. На этапе залпового ввода, как правило, идет речь об уже зарегистрированных документах, то есть с ними проблем не должно быть.

Хасанова Эльвира: электронная подпись будет в электронных документах действительна?

ЭЦП в электронном документе действительна, если соблюдаются следующие условия:

• Сертификат, при помощи которого была сделана ЭЦП, на момент подписания был действителен (не был отозван, не истек срок действия).
• Проверка подписи дала положительный результат (документ не был изменен после подписания).
• Сертификат подписи использовался по назначению, то есть для целей, для которых он был выдан. Например, если сертификатом подписи для системы «клиент-банк» был подписан приказ по основной деятельности, то такая подпись недействительна.

Станислав Ким: у внеофисников обычно своя учетная система. Как интегрироваться с ними?

Смотря, какую цель интеграции вы и компания-аутсорсер поставит. К сожалению, ответ общий, как и вопрос. :) Для открытых систем интеграция возможна в различных вариантах.

Анатолий Морозов: Ведется АСУ документооборота за персональным доступом работников к документам в электронном виде?

Если имелось в виду «ведется ли контроль и учет персонального доступа работников в электронном виде», то обычно СЭД предоставляет такую возможность.

Юлия Ахмуртова: А практические советы как заявлено в названии вебинара будут? Пока идет речь только о технологиях.

Любой проект создания электронного архива, состоит из следующих стадий:

●    Исследование

●    Разработка проектных решений

●    Реализация.

Поэтому первый совет - соблюдать эти этапы и серьезно отнестись к исследованию и проектированию.

На этапе исследования проводится оценка бумажного массива, определение объемов документов появляющихся за период (год/месяц), типы документов, бизнес-процессы обработки и работы с документами.

На этапе разработки проектных решений проводится выделение ключевых бизнес-процессов, определение целей и задач проекта, определение показателей, по которым будет определяться результат проведения проекта. Выбор технологий и оборудования. По всем типам документов определяются правила сканирования документов и обработки образов. Разрабатываются бизнес-процессы работы с документами в электронном виде. Определяются трудоемкость, сроки, стоимость и исполнитель работ. Согласовываются проектные решения.

Этап реализации. Ну а теперь все, что напроектировали, внедряется в соответствии с планом работ по проекту. :)

Что еще хотелось бы отметить. Очень важным вопросом является определение ключевых задач и бизнес-процессов. От них будет зависеть определение вариантов и правил ввода и сканирования документов (применение потокового ввода, необходимость атрибутирования, использования штрих-кодов и т.д.).

Желаю всем успехов в построении эффективных электронных архивов и систем электронного документооборота.