Почему именно управление документами?

Присцилла Эмери,

основатель и президент e-Nterprise Advisors

Некоторые полагают, что управление документами – скучная, рутинная работа, которую может выполнить любой сотрудник организации. Конечно, большинство людей даже не представляют, что именно стоит за понятием «управление документами», возводя напраслину на деятельность, которая и так недооценена.

Вообще-то, управление документами пересекается с множеством дисциплин. Вы, например, разве знали, что…

●     Классификация и индексирование документов являются главными составляющими успеха любой программы управления документами? Отчасти звучит как управление знаниями.  

●     Сохранение наиболее важной документации – один из ключевых шагов в разработке плана экстренного восстановления данных. Звучит уже как управление инфраструктурой.

●     Пренебрежение управлением документами теоретически может привести сотрудников и их компании к уголовному наказанию. Звучит как юриспруденция.  

●     Что привело Arthur Andersen к краху? (Это аудиторская компания, в течение 10 лет обслуживающая Enron. В рамках программы уничтожения ненужной информации уничтожила документы, впоследствии затребованные федеральными органами). Уничтожение документов – уничтожение «не тех» документов – уничтожение как раз тех документов, что вообще-то следовало бы сохранять в соответствии с регламентами, установленными как для Arthur Andersen, так и для концерна Enron.

Вопреки распространенному мнению, то, чего вы не знаете, может навредить вам. А в случае управления документами то, чем вы хотите  пренебречь, может нанести непоправимый ущерб вам и вашей организации.

Недавние скандальные газетные заголовки ясно свидетельствуют о том, что управление документами (либо его отсутствие) это очень важное направление деятельности предприятия, призванное удостоверять и подтверждать достоверность многих бизнес-операций  и правительственных действий. Рост общей массы электронных документов, в особенности электронной почты, и потенциальные судебные иски, которые могут быть вызваны этими документами, все больше становится истинным проклятием для юрисконсультов и менеджеров-делопроизводителей многих корпораций и правительственных организаций. Microsoft, Texaco и другие компании, входящие в рейтинг 500 крупнейших компаний, публикуемых журналом Fortune, уже пострадали от утечки электронных сообщений, использованных как улики в громких судебных разбирательствах.

Однако для менеджеров-делопроизводителей электронное сообщение – это лишь один из видов документов в общей системе документооборота (причем не какой-то там малозначительный, а такой же важный, как и другие виды документов). Они то знают, что явные улики (буквально «дымящийся пистолет» в руке убийцы) могут скрываться под разными «личинами», как то бумага, электронные изображения, видеопленка, голосовая запись и т.д. Все это может стать потенциальными уликами и, следовательно,  может быть приобщено к материалам дела. Кроме того, менеджер-делопроизводитель несет ответственность и за то, чтобы все необходимая информация могла быть оперативно доступна, на случай если компании придется защищать себя в суде.

Работа менеджера-делопроизводителя сегодня далека от скуки, и во многих организациях их числа уже недостаточно для того, чтобы справиться с неуклонно возрастающим в последние месяцы объемом законов и предписаний, регулирующих работу организаций.  

Поэтому неудивительно, что многие компании возлагают огромные надежды на программы управления документами как на средство повышения эффективности работы с возросшим объемом документов всех типов. Это правильный подход. Однако прежде чем выбрать программный продукт, требуется базовое понимание сути управления документами и сопутствующих операций. Если в вашей компании нет четкой политики управления документами и правил хранения и уничтожения документов, программное обеспечение окажется бесполезным.

Что такое управление документами?

Существует множество различных определений управления документами, но мне больше всего нравится вот это:  

«Управление документами – это профессиональная дисциплина, которая главным образом касается управления системами документооборота (документо-ориентированными информационными системами). Применение систематической и научно обоснованной системы контроля хранимой информации, необходимой для ведения бизнес-процессов внутри организации. Систематический контроль всех организационных документов на протяжении всего их жизненного цикла: от их создания или получения, последующей обработки, рассылки, хранения и использования до конечной утилизации.  Цель управления документами – внедрение принципа экономичности и эффективности в систему ведения учета документов, обеспечивающее систематическое уничтожение ненужных документов и одновременно защиту ценной информации с сохранением ее в таком виде, который бы облегчал доступ и использование этой информации».

У некоторых людей сложилось ошибочное впечатление, что управление документами связано с затариванием всех бумаг, что попадают на рабочий стол в процессе ведения бизнеса. В некоторых особо жестко регулируемых отраслях промышленности может показаться, что так оно и есть. Однако в большинстве случаев задача менеджера-делопроизводителя заключается не только в том, чтобы сохранить тот документ, который должен быть сохранен, но и определить, как долго его нужно хранить, где его нужно хранить, кто будет иметь к нему доступ и когда его нужно будет уничтожить (если вообще это нужно).   

Существует даже стандарт ISO по разработке программ управления документами (ISO 15489) (есть и русский перевод – Прим. ред.). Однако, несмотря на то, что действия, направленные на сохранение документов, считаются систематическими и научно обоснованными, вопрос «что считать документом и как долго его хранить?» должен решаться с учетом установленных правил и с определенной долей субъективности, в зависимости от самого документа. Порой даже само понятие «документ» может показаться несколько запутанным.

Что такое документ?

По определению Закона о федеральных документах (Federal Records Act), документ – это «записанная информация вне зависимости от способа записи и ее характеристик, созданная или полученная организацией в качестве подтверждения ее деятельности и имеющая ценность, которая требует сохранения этой информации в течение определенного периода времени».

По определению, используемому Национальными архивами США (NARA), понятие «документ» включает в себя «все книги, газеты, карты, фотографии, машиночитаемые материалы, а также другие материалы документального характера независимо от их формата и других физических характеристик, созданные или полученные правительственной организацией США в соответствии с Федеральным законодательством или в связи с осуществлением публичной деятельности, сохраненные, либо рекомендованные к сохранению этой организацией или его правопреемником в качестве доказательства факта существования организации, ее функций, политики, принятых решений, процедур, операций и других действий правительства, либо в связи с информационной значимостью данных, содержащихся в данном документе».

Понятно?

Возможно, для неправительственных организаций это звучит слишком запутанно, поскольку они не считают, что данные определения обязательно применимы к ним. Поэтому более обобщенное определение понятия «документ» будет звучать так: «документ – это записанная в любой физической форме информация, созданная или полученная в процессе осуществления организацией своей деятельности, сохраненная в силу своей информационной ценности и являющаяся свидетельством выполняемых организацией функций, проводимой политики, принятых решений, процедур, операций, миссии, программ, проектов и других видов деятельности».    

Вот почему не существует унифицированного подхода к определению программы по сохранению документов для каждого его типа – каждая компания должна рассмотреть характер своих бизнес-процессов и решить, что считать документом и какие правила хранения документов необходимо применять. Опять же, правительство и другие регулирующие органы, работающие в данной сфере деятельности, могут помочь в принятии данного решения, точно сформулировав, что они ожидают увидеть при проведении аудиторской проверки или расследования. Вместе с тем, аудит или расследование – далеко не  единственный повод к внедрению  программы управления документами.

Есть другие способы определить, будет ли данное информационное сообщение считаться документом или нет:

●     Является ли данная информация отражением ваших ежедневных бизнес-процессов?

●     Является ли данная информация входящей для процесса принятия жизненно важного для вашей организации решения?

●     Является ли данная информация доказательством, почему было принято то или иное решение?

●     Необходима ли данная информация для юридических, финансовых, аудиторских или налоговых целей?

«Особо важные документы» содержат уникальную или незаменимую информацию и требуют специальной защиты, например, учредительный договор, годовые отчеты и акционерные документы. Этот тип документов является неотъемлемой частью плана экстренного восстановления данных.

Программные продукты управления документами

Основные элементы программы управления документами включают регламент хранения документов и набор процедур их классификации, определения сроков их хранения и описания механизма уничтожения документов. Классификация документов и их последующее сохранение с соответствующими метаданными необходимы для того, чтобы потом было возможно оперативно найти эту информацию в случае, когда она будет затребована.     

Целостность документов зависит от трех составляющих: содержания, контекста и структуры исходного документа. Подлинность документа является важной характеристикой при определении, является ли данная информация достоверным отражением какого-либо события или сделки. Вот почему управление электронными документами, в особенности электронной почтой, веб-страницами и интерактивными сообщениями сопряжено с таким количеством  трудностей. Способность создавать большее количество документов за более короткий срок повысило производительность во многих организациях, но этот прирост производительности может быть потерян, если в процессе ведения бизнеса, а тем более в такие критические моменты как, проведение аудиторской проверки или при необходимости предоставления вещественного доказательства, невозможно найти ключевые документы компании. Поиск утраченных документов стоит денег, что подразумевает собой потерю производительности и - в большей степени – появление штрафных санкций и судебных издержек.

Отсюда вытекает необходимость использования программы управления документами, которая способна облегчить процесс обработки и архивации документов для многих организаций.

Эти продукты призваны помочь пользователям:

●     управлять планами хранения документов,

●     сохранять документы в соответствующей классификационной группе вместе с заданными метаданными,

●     при необходимости осуществлять поиск документов,

●     уничтожать документы согласно предписанному расписанию,

●     отложить уничтожение документов, когда в компании проводится аудит или расследование,

●     отслеживать доступ к документам на протяжении их активного и пассивного жизненного цикла.  

Во многих случаях эти системы отслеживают не только электронные документы, но также другие типы источников информации, например, бумажные документы, содержимое сейфов, магнитные ленты и т.д.

При акцентировании внимания на ключевых характеристиках управления документами, таких как описание документа и сертификация стандартов, один немаловажный фактор часто упускается из виду. Управление документами – это процедура, лежащая в основе различных бизнес-процессов внутри организации. Само по себе оно не является отдельным независимой задачей. Подобно тому, как работа с документами и папками является для сотрудника лишь вспомогательной задачей при осуществлении им основной деятельности, управление документами, чтобы быть воистину эффективным, так же должно «вписываться» в основные бизнес процессы данной организации.

Таким образом, при выборе программы не стоит обращать внимание исключительно на ее технологическую «элегантность», так как гораздо более важным фактором является ее совместимость с ключевыми бизнес-процессами. Способность поддерживать основные бизнес-приложения и удачно «вписываться» в общую схему документооборота в конечном счете должно стать самым важным критерием оценки подобных систем.

Перевод компании DIRECTUM.