Проблемы эффективности СЭД

Банки всегда проявляли интерес к построению эффективного документооборота, и в частности, к системам электронного документооборота. СЭД необходимы банковским структурам для решения целого ряда важных задач. Прогресс не стоит на месте – в последнее время эксперты заговорили о новом, более эффективном подходе в этой сфере – кейс-менеджменте.

Системы электронного документооборота нужны, во-первых, для организации единой автоматизированной централизованной регистрации и хранения входящей, исходящей, внутренней организационно-распорядительной и иной документации, в том числе в удаленных офисах. Во-вторых, для обеспечения однократной регистрации документов в организации по единым правилам, установленным для всех офисов. В-третьих, они нужны для автоматизации и ускорения процесса оперативной доставки документов получателям в структурных подразделениях, а также для автоматизации процесса отслеживания и контроля соблюдения сроков согласования и исполнения документов. Далее, СЭД необходимы для создания единой корпоративной базы нормативных и распорядительных документов с разграничением прав доступа к ним между пользователями (при этом в базе хранятся как данные документа, так и его сканированный образ). Наконец, системы электронного документооборота нужны для организации информационно-справочной работы по документам и оперативного их поиска, а также для автоматизации учета архивного фонда документов.

Банки предъявляют повышенные требования к СЭД, в частности такие, как быстродействие, удобство интерфейса, кастомизация, интеграция с различными системами и т.д.

Эффективность СЭД

Внедрение СЭД позволяет экономить время, повышать КПД сотрудников и компании в целом, снижать бумажный оборот, а вместе с этим и расходы организации.

Эффективность внедрения СЭД в полной мере можно оценить по истечении некоторого времени при условии эксплуатации ее полного функционала путем экспертной оценки и опроса основных пользователей СЭД, считают эксперты.

Начальник управления документационного сопровождения Инвестиционного банка «КИТ Финанс» Наталья Рожкова рассказала об итогах внедрения СЭД в банке, полностью оправдавших вложенные ресурсы и трудозатраты.

Удалось систематизировать информационные потоки организации и установить единые стандарты регистрации корреспонденции для головного и региональных офисов. Была организована доставка документов исполнителям по электронной почте вместе с отсканированным образом и регистрационной информацией. В банке произошла автоматизация контроля исполнения запросов, поступающих от клиентов и контрагентов в адрес кредитной организации. Существенно повысился уровень достоверности отчетов по контролю исполнения запросов клиентов и контрагентов, предоставляемых руководителям банка. Также была проведена автоматизация деятельности архива банка.

СЭД позволила обеспечить прозрачность процессов подготовки и согласования документов, контроль сроков согласования и соблюдения при этом исполнительской дисциплины, повысилось качество работы с проектами документов. Удалось снизить затраты на подготовку и хранение бумажных копий документов, увеличить скорость процессов согласования и утверждения. В банке была создана единая база данных по зарегистрированным во всех офисах организации документам (входящим, исходящим, нормативным и распорядительным) с возможностью поиска и построения отчетов. Это позволило, в свою очередь, существенно снизить риски утери бумаг, отправленных конвертов и сократить время поиска документов по запросам сотрудников.

Сущность кейс-менеджмента

Есть еще один способ повысить эффективность работы с документацией -кейс-менеджмент, который делает документооборот более структурированным, а значит, применение СЭД становится еще более эффективным. Причем данный подход является более органичным, чем ориентация на жесткие схемы деловых процессов, считают эксперты.

«В целом сущность кейс-менеджмента заключается в предоставлении новой точки зрения для рассмотрения уже известных задач, – отмечает ИТ-аналитик компании DIRECTUM Евгений Кочуров. – Можно с уверенностью сказать, что тот инструментарий, который предоставляют современные СЭД, достаточен для того, чтобы решать поставленные задачи в стиле кейс-менеджмента».

«Управление кейсами смещает основной фокус внимания с бизнес-процессов на целеполагание, которое в традиционных СЭД было оставлено за скобками, – развивает свою мысль эксперт. – Ценность управления кейсами для СЭД-проектов в том, что целеполагание организации вводится в круг явно затрагиваемых вопросов. Другими словами, решая задачи документооборота, мы ориентируемся на цели и задачи компании в целом».

Руководитель отдела внедрения компании DIRECTUM-M Владимир Гнедов говорит, что «системы АСМ (адаптивного кейс-менеджмента) сегодня предлагают перспективную точку зрения для решения различных задач в области документооборота, таких как управление контрактами, исковое делопроизводство, ведение кредитных или клиентских досье и т.д. Например, вся информация, относящаяся к клиенту банка, будучи представленной в виде связанных блоков документов, задач, переписки и т.д., является именно тем, что наиболее правильно называть словом «кейс».

Многие эксперты считают кейс-менеджмент чрезвычайно продуктивным, несущим несколько позитивных посылов. С одной стороны, немаловажным моментом является то, что заказчики положительно воспринимают кейс-менеджмент: он создает для них целостную картину работы с документами, процессами их обработки и управления командой на каждом этапе жизненного цикла кейса.

С другой стороны, этот подход привлекателен с точки зрения разработки, поскольку конструирование кейса и других связанных с ним объектов происходит в графическом режиме. Таким образом, целевое приложение можно получить в достаточно короткие сроки.

Ориентация на использование концепции кейс-менеджмента в дальнейшем будет только усиливаться, в первую очередь, для автоматизации значимых для бизнеса задач, среди которых управление обработкой клиентских обращений, управление инцидентами, подключение к фиксированной сети корпоративных клиентов и т.д.

Примеры использования подходов в реальный проектах читайте в источнике.

Источник: NBJ