Роль системы электронного документооборота при построении системы менеджмента качества на предприятии

Елена Белова,

ООО «Инсерт»

В ходе проведения сертификации систем менеджмента качества (СМК), предприятие обязано представить достаточную доказательную базу, которая во многом базируется на документации и записях по качеству. В настоящее время создание СМК по требованиям стандартов ISO серии 9000 не требует наличия на предприятии каких-либо специальных программных продуктов для ее поддержания, однако реальность показывает, что «ручные» процедуры не обеспечивают должной оперативности и качества доведения информации до всего персонала, участвующего в производственном процессе.

Данная проблема наиболее остро стоит перед крупными предприятиями с большим количеством уровней управления или большой численности, а так же для организаций выпускающих интеллектуальную продукцию (например, проектирующие организации).

Ежегодное возрастание количества документов приводит к трудностям поиска нужных документов, поддержания их в актуальном состоянии, обеспечения сохранности документов, режима конфиденциальности и т.д. В результате увеличиваются управленческие затраты на документооборот, что снижает оперативность принятия решений.

Всеобщая компьютеризация, призванная облегчить работу сотрудников, не решает проблем документооборота, а только усложняет их. При больших объемах документов очень сложно обеспечить их своевременную коррекцию, правка документов зачастую производится несанкционированно, случайными пользователями, учет документов созданных на «личных» компьютерах и оставленных «в качестве черновиков» крайне затруднен и не обеспечивает защиту от передачи в работу «промежуточных» неучтенных версий документов.

Решение данных проблем невозможно без системного подхода, поэтому на предприятиях все чаще и настойчивее говорят о системном подходе к управлению документами.

Идеология построения современных систем электронного документооборота направлена на обеспечение размещения всех документов в едином информационном пространстве, что избавляет каждого пользователя от поиска файлов, созданных другими пользователями в локальных каталогах на своих компьютерах.

Конфиденциальность документов и их защита от несанкционированного вмешательства (случайной коррекции, уничтожения) обеспечивается за счет средств автоматизации и достигается как за счет настройки прав доступа на документы, так и за счет протоколирования действий, производимых над документами.

В итоге современные системы электронного документооборота поддерживают полный жизненный цикл работы с электронными документами, обеспечивая повышение эффективности работы организации за счет:

●     быстрого поиска необходимой информации;

●     соблюдения режима конфиденциальности доступа к документам;

●     поддержания актуальности состояния документов;

●     четкого определения статуса документов;

●     предотвращения потери документов;

●     сокращения расходов на бумагу (для некоторых видов документов);

●     накопления корпоративных знаний (включая систему информирования об ознакомлении сотрудника с документом), и т.д.

Современная система электронного документооборота обязана поддерживать «жизненный путь» любой значимой информации для обеспечения работы СМК, поэтому электронные системы призваны сопровождать документ на всем цикле его жизни: разработка, согласование, утверждение, ввод в действие, использование, контроль исполнения, корректировку, изъятие, архивирование.

В соответствии с нормами, в современных системах электронного документооборота обеспечивается автоматизация процессов создания, обработки и движения документов.

Одним из важных аспектов построения эффективной системы менеджмента качества предприятия является создание развитой культуры управленческих решений, их документирования, контроля исполнения и анализа достигнутых результатов. Прежде всего, это касается организационно распорядительных документов и документов, закрепляющих ответственность и полномочия сотрудников.

Как показывает практический опыт большинство бизнес процессов организаций в той или иной степени регламентировано нормативными документами, поэтому системы электронного документооборота позволяют вплотную подойти к задаче автоматизации произвольных бизнес-процессов, в которых документ не является основной продукцией.

В целом, системы электронного документооборота позволяют резко повысить эффективность как описания и поддержки бизнес процессов, так и их выполнения за счет:

●     ускорения выполнения процессов;

●     уменьшения времени выполнения бизнес-функций;

●     возможности оперативного мониторинга состояния выполняемых работ;

●     анализа статистики выполнения деловых процессов;

●     повышения контроля исполнительской дисциплины;

●     анализа загруженности сотрудников и результативности их работы и т.д.

Несмотря на то, что в современной организации работа с документами идет в электронном виде, полностью исключить бумажные документы из работы невозможно, т.к. большое количество документов, имеющих юридическую силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго. Однако системы электронного документооборота даже в упрощенной форме облегчают выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов.

Переход на электронный документ является перспективным средством автоматизации для развития бизнеса, основными целями внедрения которого являются:

●     снижение нагрузки на сотрудников по выполнению рутинных операций;

●     обеспечение менеджеров эффективными средствами контроля и управления состоянием СМК;

●     повышение ответственности и исполнительской дисциплины;

●     создание точных описаний деятельности адекватных существующей ситуации;

●     обеспечение возможности ускорения процессов, протекающих в организации;

●     точное моделирование бизнес-процессов предприятия, где отдельные элементы процессов собраны в единое целое, их взаимосвязи прописаны и оптимизированы на уровне моделей, что обеспечивает снижение рисков;

●     обеспечение соблюдения регламентов работы организации.

Разумеется, следует помнить, что система электронного документооборота это только один из многих инструментов, помогающих развивать и поддерживать СМК, и ее появление на предприятии само по себе ничего не дает для улучшения качества управления.

Правильный сценарий автоматизации начинается не с покупки или внедрения какой-либо программной среды, а с построения самой системы менеджмента качества. Только при наличии в организации отлаженной (и отработанной) системы управления информацией, выполненной в соответствии с требованиями стандартов ISO серии 9000, задача внедрения электронного документооборота может дать тот результат, которого от нее ожидают специалисты.