Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

Рукописи не горят, бумага не исчезает

Время чтения: 4 минуты
0
Рукописи не горят, бумага не исчезает

На смену бумажному документообороту пришла автоматизация. Решила ли она проблему бумажного хаоса, в котором еще недавно тонули организации? Прокомментировать этот вопрос мы попросили профессора Михаила Ларина, директора Всероссийского НИИ документоведения

Олег Седов

На смену бумажному документообороту пришла автоматизация. Решила ли она проблему бумажного хаоса, в котором еще недавно тонули организации? Прокомментировать этот вопрос мы попросили профессора Михаила Ларина, директора Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела.

- В чем отличие современного документооборота от состояния дел советского периода?

- На мой взгляд, бумажного хаоса во вселенском масштабе в нашем государстве раньше не было, поскольку имелась хорошо выстроенная государственная система документационного обеспечения и управления. Архивное ведомство при Совете Министров имело право контролировать состояние делопроизводства различных учреждений. К концу советской истории нам удалось добиться того, что все учреждения в нашей стране стали вести делопроизводство единообразно. Однако техническая база делопроизводства морально устарела.

В 90-е годы, с переходом страны на рыночные рельсы началась массовая поставка персональных компьютеров для офисов. В это же время произошла смена кадрового состава в государственном аппарате. Наиболее квалифицированная часть чиновников нашла себе применение в других структурах, поэтому приход новых технологий, сопровождавшийся изменением организационных и технологических аспектов документооборота, совпал с общим снижением уровня квалификации служащих, что, конечно же, отрицательно сказалось на качестве работы с документами.

Сейчас ситуация улучшается. Иначе и быть не должно, потому что без качественно организованной работы с документами невозможно нормально управлять ни государством, ни бизнесом.

- Каким образом проблемы, касающиеся государственной регламентации документооборота, оказывают влияние на бизнес-сегмент?

- Для того чтобы эффективно работать, любая компания в той или иной степени контактирует с государственными структурами (таможенным, налоговым, финансовыми ведомствами, органами социального обеспечения и пр.). Взаимодействие граждан с государственными организациями также происходит по определенным правилам посредством документов. И если государство не может четко определить эти правила для всех своих структур и субъектов финансовых и правовых отношений, то компании, обладающие своими внутрикорпоративными системами документооборота, вынуждены подстраиваться под правила, которые разрабатывает каждое ведомство. Эффективность такого взаимодействия зависит от того, насколько четко обеспечена взаимосвязь «входа» и «выхода» документов, что напрямую обусловлено технологичностью и прозрачностью взаимодействия участвующих в нем сторон.

Поскольку в стране нет единых норм, то процесс улучшения документационного обеспечения в России происходит очень медленно и неравномерно по различным ведомствам. Позади несколько административных реформ. Каждая из них влечет за собой метаморфозы внутренних регламентов, и любое административное изменение влияет на систему документооборота, к сожалению, не лучшим образом. Нечеткая организация обмена информацией при взаимодействии различных ведомств приводит к тому, что их работа оказывается недостаточно эффективной для решения стоящих перед ними задач.

- Что предстоит предпринять для улучшения сложившейся ситуации?

- Борьба с бумажными документами насчитывает долгую историю. Еще в 70-х годах в Америке началось движение за «безбумажный» офис, но и по сию пору привычные документы не вышли из обращения. Более того. Практика показала, что внедрение компьютеров со всеми дополнительными периферийными устройствами в несколько раз увеличило объемы бумажного документооборота. Технологически произвести и размножить документы стало невероятно легко. В результате некоторые организации начинают «порождать» столько копий документов, что делопроизводственная служба и архив не в состоянии с ними справиться. Использование техники нуждается в контроле и создании системы работы с документами.

Проблема также в том, что ИТ-директора и управляющие делами редко находят общий язык. Специалисты, «исповедующие» ИТ, используют совершенно другие термины, нежели архивисты. Им трудно понимать друг друга. В результате решения по автоматизации делопроизводства не принимаются совместно, что, безусловно, снижает эффект от внедрения новых технологий. Политику в этом вопросе определяет ИТ-департамент, поскольку соответствующие бюджеты обычно находятся в их руках. Но идеология автоматизации делопроизводства должна исходить от тех, кто реализует эти задачи на практике.

Есть еще одна серьезная проблема: уже давно у нас де-факто существует электронный документооборот, но нет законодательного решения проблемы такого документа. Соответствующий закон жизненно необходим для документационного обеспечения управления.

Источник: Директор ИС #06/2006

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 0

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь