Современный микрографический архив

Сергей Елизаров, Дмитрий Ляховой

ООО "АКТЕК XXI"

Проблема сохранения и доступности информации

Сегодня документы являются важнейшим информационным ресурсом и интеллектуальным результатом любого рода деятельности человека. В правовом обществе документы имеют не только информационное, но и юридическое значение, подтверждая имущественные, социальные и другие права граждан и юридических лиц. В документах аккумулируется, хранится и передается потомкам национальное, научное, культурное и историческое наследие.

За десятилетия успешной и плодотворной работы предприятиями России накоплены огромные объемы документов, которые необходимо надежно хранить и иметь возможность использовать. К ним относятся архивы конструкторской, технологической документации, нормативно-технических документов, профильные библиотеки эксплуатационных документов, лицензионная документация, отчеты по НИОКР, обзоры и сравнительные анализы,  кадровый и бухгалтерский архивы. Необходимость долговременного хранения этих документов определяется как их безусловной ценностью и, часто, уникальностью представленной в них информации, так и соответствующими положениями законодательства Российской Федерации.

Граждане России были и остаются одними из самых образованных, читающих и знающих в мире. Необходимым условием сохранения и развития этого интеллектуального потенциала, конечно, является доступность книг, исторических материалов и прочих представляющих ценность документов для широкой аудитории. Огромный объем информации накоплен в библиотечных фондах научных заведений, библиотек, архивов и музеев. Заметная часть документов представлена в малом количестве, часто единственным экземпляром. К сожалению, подавляющее большинство хранимых документов выполнено на бумажных носителях, которые, даже при щадящем обращении и аккуратном хранении становятся хрупкими и желтеют после 3-10 лет использования. Многие из них, по причине старения, находятся в таком состоянии, что даже однократное обращение к документу может привести к его порче. Необходимость сохранения этих документов, так же как и необходимость обеспечения доступности информации, содержащейся в них, очевидна для каждого, кому небезразлично свое будущее и будущее России.

Таким образом, проблема сохранения и доступности информации, преобразования бумажных документов в другие, более надежные и/или более доступные формы, сегодня чрезвычайно остро стоит в  современном Российском обществе.

Хранение информации на цифровых носителях

Не будет преувеличением сказать, что на сегодняшний день наилучшей формой оперативного хранения информации является цифровая форма. Т.е. хранение документов на магнитных лентах, магнитных дисках, магнитооптических дисках или оптических дисках. Такой архив документов компактен, обеспечивает скоростной доступ к информации из любой точки мира, простоту управления и поиска, одновременную работу с документом многими пользователями, очень гибкую настройку при практически неограниченном объеме хранимой информации. Заметим, что перечисленные выше преимущества достигаются не только высокотехнологичным оборудованием и развитым программным обеспечением, но и правильно выбранной формой организации электронного архива и формата записи данных.

Однако, как средство долговременного (от 10 до 100 и более лет) хранения, электронный архив имеет существенные недостатки:

Зависимость от выбранного цифрового носителя. Цифровые носители обновляются каждые 5-10 лет, и через 10-20 лет вы вряд ли найдете устройство, способное прочитать ваш CD, DVD или HDD, как сегодня компьютер, способный прочитать 5.25' дискету или перфокарту.

Срок гарантированного хранения. Для распространенных сегодня CD, DVD, HDD и прочих носителей срок гарантированного хранения не превышает 5-10, в исключительных случаях, 20 лет.

Зависимость от используемого программного обеспечения и формата данных. Программное обеспечение обновляется каждые 3-5 лет. Меняются кодировки, форматы данных, методы представления информации. Немногим дольше поддерживаются устаревшие программные продукты. Даже если через 10-20 лет вы найдете ту программу, в которой был создан сохраненный файл, сможете ли вы запустить ее на новом компьютере? Определенно нет.

Гарантия соответствия оригиналу. Вы уверены, что файл сохранен. Но, есть ли гарантия, что файл не был случайно или умышленно изменен? Возможно, он был испорчен вирусами. Возможно, никто этого не заметил. Такую вероятность никогда нельзя полностью исключать, если речь идет о цифровых носителях. По этой причине цифровая форма не может приниматься как подлинник документа и по ГОСТ статусом подлинника не обладает.

Хранение информации на микроформах

Таким образом, цифровая форма, несмотря на ее неограниченные возможности в части оперативной работы с документами, средством долговременного хранения информации служить не может.

Как средство надежного долговременного хранения информации наилучшими возможностями обладает микрографическая форма: рулонный или форматный микрофильм. Микрографический архив позволяет преодолеть рассмотренные выше недостатки электронного архива, как средства долговременного хранения данных:

Хранение данных на микроформах очень консервативно, смена форматов носителей практически не происходит. Документы, перенесенные на микропленку 50 лет назад, могут быть легко воспроизведены сегодня, завтра и в будущем.

Срок гарантированного хранения микроформ составляет 100 и более лет.

Микроизображение геометрически подобно изображению оригинала документа и не связано с какими-либо цифровыми форматами данных. Не требует для воспроизведения сложных устройств. При необходимости микроизображение может быть прочитано даже с помощью лупы.

Современные фотографические материалы обеспечивают высокую степень геометрического и полутонового подобия микроизображения оригиналу. По ГОСТ 13.1.101-93 микрофильм имеет статус подлинника.

Микрографические технологии сегодня

Если раньше микрографические архивы развивались независимо от электронных архивов, то сегодня наблюдается значительное взаимное проникновение цифровых и микрографических технологий.

Так, с появлением сканеров микроформ технология микрофильмирования получила дополнительные возможности. Сегодня для любого пользователя не составит проблем перевести в электронный вид даже очень старые документы, записанные на микропленку. Многие конструкторские бюро восстанавливают старые архивы, переводя их на электронные носители. Учитывая фактор затребованности, и большие сроки хранения микроформ, такие работы можно проводить постепенно, что еще раз подтверждает экономическую эффективность микрографических архивов.

СОМ технология (расшифровывается как Computer Output Microfilm), т.е. технология вывода на микропленку цифровых данных, позволила хранить в микрографическом архиве электронные документы, минуя бумажную форму. COM-системы имеют высокий фактор редуцирования и скорость обработки документов. СОМ технология позволяет автоматически создавать образы документов, используя неформализованные данные с компьютерных систем. СОМ-системы сравнивают с принтером, с одним отличием, что печать осуществляется на микрофотоноситель. Также как и принтер, СОМ-система может быть использована в сетевом режиме, и за счет большой производительности обслуживать одновременно несколько сетей.

Активно предлагаемые сегодня гибридные системы представляют собой совмещенные комплекты оборудования сканирования документов (получение электронного образа) и печати микрофильмов. Такие системы, как правило, пишут на 16/35 мм рулонный фильм с достаточно высокой скоростью ввода для документов всех форматов от А0 до А6. Гибридные системы решают одновременно проблемы создания архивов для оперативного и долговременного хранения информации.

 Современный архив: бумага, электронный документ и микроформа

Таким образом, современный архив содержит документы на бумажном, электронном и микрографическом носителях одновременно, где электронная форма решает задачи оперативного доступа и использования информации, бумажный носитель служит для фиксации юридической и правовой составляющей работы, а микрографический архив решает задачи долговременного хранения информации, в том числе создания страхового фонда документации, который представляет особую ценность для предприятия-владельца в чрезвычайных и критических ситуациях.

Рис. 1. Современный архив: бумага, электронный документ и микроформа.

Блок-схема современного архива, содержащего документы на бумажном, электронном и микрографическом носителях, приведена на Рис. 1. Исходные документы формируются как бумажном, так и в электронном виде. Бумажные документы для оперативного использования сканируются на широкоформатных, книжных или поточных сканерах и вводятся в систему электронного документооборота. Если необходимый срок хранения бумажного документа превышает 3-5 лет, то документ переводится в микрографическую форму с помощью микрофильмирующей системы и помещается в микрографический архив. В случае, когда предполагается, достаточно частое использование документа, одновременно с микрофильмированием производится сканировании документа. Наиболее удобно выполнять такое преобразование с помощью гибридной системы. Для просмотра документов на микроформе и получения бумажных копий с микроформы применяются читальные и читально-копировальные аппараты. Для быстрого перевода микроформ в электронный вид используют специализированные сканеры микроформ. Документы, существующие в электронном виде и требующие долговременного хранения, могут быть сохранены на микроформу с помощью COM-системы. Отметим, что микрофильмирующие камеры, гибридные и COM-системы требуют применения проявочной машины для фиксации изображения на микропленке.

В приведенной на Рис. 1. блок-схеме архив микроформ является логически необходимой составляющей современного архива, решающей задачи долговременного (от 5 до 100 и более лет), надежного хранения информации, в котором на системном уровне решены проблемы качества и подлинности хранимой информации. Кроме того, такой микрографический архив технологически интегрирован в систему бумажного и электронного документооборота.

Заключение

Сегодня мир сегодня вновь обратился к апробированной и надежной технологии долговременного хранения информации – микрографии, теперь существенно усовершенствованной и обогащенной новыми возможностями. Микрографическими архивами широко пользуются государственные структуры, государственные и коммерческие банки, национальные и публичные библиотеки, государственные архивы, научные и проектные учреждения, страховые компании, военные ведомства и т.д. Любые данные на микроформах могут быть оперативно переведены в электронную форму, а данные, записанные в электронном виде, могут быть “распечатаны” на микрографический носитель, минуя бумажную форму представления. Правительства многих стран мира, в том числе и в России, законодательно утвердили подлинность документов снятых на микрофильм, их юридическая сила приравнена к оригиналу.

Таким образом, микрографический архив сегодня – это единственный путь, обеспечивающий долговременное (от 5 до 100 и более лет) хранение информации, в котором на уровне системного подхода решены проблемы надежности, качества и подлинности хранимой информации.