Как лаборатория цифрового развития КРОК выбирала систему управления проектами?

КРОК на рынке уже более 30 лет. Наверняка, за такой долгий срок вы успели протестировать не одну информационную систему управления проектами (ИСУП). Почему решили остановиться на Directum Projects?

Александр Михальцов: Это задача, которую ставит нам рынок. У нас порядка 3 тыс. сотрудников, мы выполняем огромный объем разного рода задач. Работы усложняются, становится все больше и больше конкуренции: необходимо быстро и четко отслеживать то, что происходит в проекте. Понятно, что за 33 года работы мы накопили довольно большое количество систем. Текущая ИСУП больше не представлена в России: мы остались без поддержки, без развития, без возможности дальнейшей кастомизации.

Именно поэтому компания и начала поиск новой системы, в том числе, чтобы более эффективно управлять календарным графиком проектов. Мы понимали, что идеального ПО для нас не существует, и мы в любом случае будем что-то достраивать и менять под себя. Поэтому основным критерием стала оценка конечных пользователей: сотрудники компании тестировали инструменты системы. Также команда просчитала стоимость владения продуктом, его доработок.

Александр Михальцов

руководитель контура Управление Проектами КРОК

На этот этап мы потратили около года. В том числе рассматривали и собственную разработку, потому что у нас есть соответствующие компетенции. Оценив все за и против, мы поняли, что лучше выбрать готовое решение. В итоге мы рассмотрели порядка 50 вариантов, и по сумме баллов «выиграл» Directum Projects.

Какие были основные требования к системе управления проектами?

Александр Михальцов: Нам было важно, чтобы ИСУП размещалась на наших мощностях, была гибкой, но при этом закрывала основную часть наших бизнес-задач «из коробки», поддерживалась и развивалась вендором. Конечно, было и стандартное пожелание от пользователей, которое, к сожалению, не решает ни одна коробка: такая большая красная кнопка «Сделать хорошо».

Александр Михальцов

руководитель контура Управление Проектами КРОК

Мы пошли по пути «сверху-вниз»: опросили топ-менеджмент, спустились до руководителей среднего звена и дошли до очень большого количества непосредственно пользователей системы. Таким образом, мы собрали подробную обратную связь: объединили проекты в 7 больших групп и на основе «болей» определили список требований к системе — оперативный контроль ТЗ, удобное хранение проектной документации, календарный план, интеграция с существующими в компании решениями, высокая производительность, управление поставками и бюджетом проекта.

Очень жаль, что ни в одной системе еще такой кнопки нет. Смогла ли закрыть система Directum Projects основные «боли»?

Александр Михальцов: Сейчас мы дорабатываем систему под себя, говорить о решении всех задач, которые стоят перед нами, пока рано. При этом мы закрыли основной пласт потребностей: управляем в Directum Projects задачами, проектной командой, активностями и списаниями. Также мы ведем корпоративную отчетность, финансовое и календарное планирование.

Для любого проекта, который уже реализуется в компании, переход в новую систему — это некоторый стресс. Поэтому в Directum Projects мы стартуем новые активности, которые появляются в компании.

Как проходит внедрение?

Александр Михальцов: Для того, чтобы протестировать возможности решения, мы запустили систему в нашем предпродуктивном контуре. Когда поняли, что продукт полностью готов к эксплуатации, собрали «первопроходцев». Это те команды, у которых стартуют проекты непосредственно во время опытной эксплуатации.

Каждую из этих команд мы обучили, дали все необходимые инструкции, как работать в системе. Обратную связь с участников мы собираем на регулярных встречах. Это помогает определить направления развития.

А были ли какие-нибудь сложности, с которыми ваша компания столкнулась во время внедрения?

Александр Михальцов: У нас, наверное, самая большая сложность — это довольно большая инфраструктура. На то, чтобы продумать все необходимые интеграции, ушло большое количество времени. Для пользователя эта работа не так заметна, потому что система как работала, так и работает. При этом для команды внедрения это был большой вызов.

Сейчас мы занимаемся развитием Directum Projects — адаптируем бизнес-процессы, чтобы сделать решение еще удобнее и понятнее для каждого менеджера проекта.

Как вы проводили обучение пользователей?

Александр Михальцов: Можно выделить 3 больших направления. Первое — это описания процессов. Второе — короткие ролики по основным элементам решения. И третье — демопоказ Directum Projects, куда мы заводим какой-либо проект и разбираемся, как работать в системе на реальном примере.

Какие у вас дальнейшие планы?

Александр Михальцов: Следующий шаг — это перевод всех проектов в Directum Projects. В том числе и тех, которые сейчас реализуются в исторической системе. Нас ждет большой пласт работы — сделать корректную миграцию, в том числе, с точки зрения методологии, чтобы не тянуть лишние данные. Благодаря внедрению Directum Projects у нас также появилась возможность ввести свой подход к списанию времени — сотрудники отмечают выполненные работы в часах по тикетам, а не по этапам проекта. Это поможет ускорить процессы и актуализировать данные в системе.

Еще одна задача, которая стоит перед нами — это оптимизация хранения проектной документации, чтобы менеджерам было проще и удобнее ориентироваться в информации и отслеживать статусы документов.

Источник: tadviser

Изображение: freepik