Часть 1. Текущее законодательство в сфере электронного документооборота и СЭД/ECM

Часть 1. (ниже)

Общая нормативно-правовая база электронного документооборота

Понятие электронного документа и электронного документооборота

Часть 2.  (последует далее)

  Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи

  Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота

  Нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота

  Международные стандарты в области электронного документооборота

  Заключение

Общая нормативно-правовая база электронного документооборота

Общероссийская нормативно-правовая база в области регулирования электронного документооборота, архивного дела включает в себя следующие документы:

●    Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В этом документе собраны основные принципы и нормы, определяющие общие требования к документационному обеспечению управления и обеспечения работы с документами в организациях.

●    Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

●    Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ. Настоящим Федеральным законом устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами, в том числе обработка подобных обращений в электронном виде.

●    Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ . Дает понятие электронного документа и смежных с ним областей.

●    Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ. Данный закон регулирует возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также местными администрациями и иными органами местного самоуправления, осуществляющими исполнительно-распорядительные полномочия.

●    Федеральный закон «Об электронной подписи» (от 06.04.2011 г. №63-ФЗ). Закон прописывает правила применения электронной подписи.

Понятие электронного документа и электронного документооборота

С юридической стороны понятие электронного документооборота отлично от понятия электронного обмена данными. В основе первого слова -  легитимность, т.е. процессуальная допустимость и доказательственная сила электронных документов. Вот почему вместе с модернизацией информационных технологий огромное значение в процессе организации инфраструктуры электронного документооборота имеет нормативная база, целью которой является придание документам, создаваемым и передаваемым в электронным виде, юридической силы.

Главной функцией документа в традиционном его понимании является подтверждение определенной информации. В процессе создания и использования документа имеют место два аспекта:

1.   некоторая информация;

2.   сам документ как материальный субъект, который можно передать, либо представить. Наличие данной материальной сущности документа помогает подтвердить достоверность информации, имеющейся в документе. Может быть, для подтверждения достоверности нужно провести определенную последовательность действий - экспертизу подлинности информации, изложенной в документе.

Информацию, имеющуюся в документе, таким же образом можно поделить на два аспекта. Первый – само содержание, второй – дополнительная информация, дающая возможность определить его оригинальность, например реквизиты исходящего документа, такие как номер, печати и подписи.

Стоит уточнить, что при наличии электронного документа оригинал имеется в ограниченном количестве экземпляров. Например, существует правило, что договор должен храниться в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный документ будет являться копией, что возможно доказать путем организации экспертизы.

В определенных случаях имеет значение наличие непосредственно оригинала документа. Например, покупка акции, выпущенной в бумажном виде, совсем не равнозначна покупке копии ее сертификата, даже заверенной нотариусом.

В свете всего вышесказанного, можно сделать вывод, что документ выполняет следующие функции:

●    фиксирование определенной информации;

●    лица, подписавшего документ;

●    определение условий создания документа;

●    доказательство в судебном разбирательстве;

●    функция уникальности оригинала.

С позиции традиционного документооборота эксперты выделяют два главные функции документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность его использования в качестве допустимого доказательства). Основной причиной, вследствие которой непосредственно бумажные документы выполняют эти функции, является то, что именно бумага в течение не одного столетия существовала как наиболее применяемый материальный носитель информации. В последнее время положение кардинально изменилась, объемы информации, передаваемой в электронном виде, беспрестанно растут. Как уже было отмечено выше, системы электронного документооборота развиваются и распространяются все быстрее и быстрее. В связи с этим большое значение имеет определение правового статуса электронного документа.

Документ - письменный акт, составленный по установленной форме, определенными и компетентными организациями или учреждениями, а также должностными лицами или гражданами для информирования о событиях или подтверждения фактов, имеющих юридическую значимость, или для подтверждения прав и обязанностей.

Юристы постоянно имеют дело с понятием «документ» во всех отраслях права и областях правоотношений. За свою историю развития, человечество прошло путь от изготовления письменных бумажных документов, созданных вручную и физического оборота документов до автоматизированного с элементами их электронного создания и обмена. Все чаще информация визуально воспринимается непосредственно с использованием специальных технических и программных средств, вследствие чего право не может не вмешиваться в регулирование процесса использования данных технологий.

Требования к документам, являющиеся следствием данного определения, эксперты делят на три группы.

●   Первая отображает информационную функцию: документом может быть представлена не всякие сведения, содержащаяся на бумажном носителе, а лишь информация определенного характера.

●   Вторая группа - это, по сути, требования, которые обеспечивают доказательственную функцию документа (реквизитами могут быть печать или подписи уполномоченного лица, персональные данные о сотруднике, создавшем документ, а также определенные правила оформления бумажного носителя, в том числе, лист с защитными знаками и т.д.).

●   Третья группа (наличие обязательной компетентности источника, где был создан документ) в определенном роде объединяет первые две, придает юридическую силу документу. Документ, созданный органом, не имеющим на это компетенцию, либо подписанный анонимом, либо неуполномоченным на данное действие лицом, не может быть подтверждением содержащихся в нем фактов, удостоверять события или подтверждать права и обязанности.

Для данных, записанных в электронном виде, просто обеспечить выполнение требование первой и третьей групп. Некоторые из условий, предъявляемых к формам документа (в том числе, соблюдение необходимой последовательности содержания) также должны быть исполнены. Другие, не менее важные, требования второй группы (такие как наличие личной подписи уполномоченного лица, печати предприятия, определенный вид бумаги) абсолютно недопустимы для электронных документов из-за уникальной природы электронных носителей информации.

Непосредственно физические требования к электронным документам длительный период были предметом осуждения оппозиции безбумажных систем документооборота. В том числе, одним из аргументов указывалось следующий факт: что изложено на бумаге, тяжело исправить, либо уничтожить и оно будет неизменным; информация же на электронных носителях легко могут быть удалены, они не вечны. Однако, во-первых, долговечность бумажных документов в существенной степени зависит от качества бумаги и для их долговременной сохранности нужно применить определенные меры. А, во-вторых, новейшие электронные носители могут хранить данные достаточно долго и при применении определенных мер безопасности (например, регулярное копирование информации) их сохранность ничуть не ниже, чем у бумажных. Тем более, что когда дело касается деловой информации, как правило, определены конкретные сроки хранения информации данного вида, которые исчисляются годами или десятилетиями, а в течение столь длительных сроков можно обеспечить сохранность носителей на магнитной основе, не говоря уже о других носителях.

Еще одним аргументом, который можно привести в защиту бумажного документа, является то, что он материален (т. е. кто угодно может подтвердить наличие документа), любой грамотный человек может прочитать информацию, изложенную в документе. То, что документ в электронном виде нельзя воспринять человеческими органами чувств, само собой не является нерешаемой задачей. Фактически можно представить, что создана система электронного документооборота, где один человек заносит в документ апельсин, а другой принимает на своем рабочем месте или при распечатке банан. Однако такая задача решается достаточно просто, если предположить, что определена конкретная процедура создания по электронной версии бумажной копии документа, которая утверждена участниками или нормативным актом уполномоченного на это органа.

И, наверное, самый весомый аргумент. В бумажную версию документа практически невозможно внести поправки, в его электронную же версию можно легко добавить изменения, и впоследствии достаточно тяжело будет доказать факт их внесения. Несомненно, можно сказать, что подделка бумажных документов имеет не менее долгую историю, чем история самой письменности, но это не решает проблемы проверки оригинальности электронных документов.

Решить должным образом данную проблему получилось лишь в конце  1970-х годов, когда американские ученые У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили применять электронную подпись для подтверждения истинности электронных документов.

С учетом вышеизложенного электронный документ можно обозначить как набор данных, записанных в виде, приемлемом для чтения на компьютере, для которых возможно выполнение следующего требования: имеет место признанная участниками электронного документооборота или утвержденная уполномоченным органом процедура, которая позволяет единым образом преобразовать эту информацию в документ традиционной формы. Юридическая значимость этой процедуры должна быть документально подтверждена участниками электронного документооборота при помощи бумажного документа, или данная процедура должна быть разрешена уполномоченным органом государственной власти.

Необходимость наличия бумажного документа или нормативного акта уполномоченного органа для признания юридической значимости процедуры преобразования информации можно определить тем, что в другом случае возможен замкнутый круг, где проблемы признания или непризнания юридической значимости электронного документа разрешаются при наличии другого электронного документа, силу которого таким же образом можно опровергнуть.

Изучение разнообразных определений понятия «документ» помогает комплексно исследовать признаки документа и определить их назначение в содержании выделенной информации и ее юридической силы (в правовом смысле расценивается как элемент материального права), и как доказательства (элемент процессуального права). Целевое предназначение содержания понятия, а также специфика документа определяет вид документа и форму его организации, которая воспринимается людьми и формируется в ходе подготовки и фиксирования документируемой информации. Форма организации информации определяет и вид, в котором информация представляется.

Основной функциональной характеристикой документа служит его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени о событиях, фактах, правах и обязательствах субъектов.

Одной из основополагающих характеристик документа является его эргономическая характеристика - форма представления документа, а также его внутренняя структура, которая позволяет понимать включать и применять  документ в деловой, управленческой или иной социально значимой среде.

Отдельно в литературе исследуется проблема техногенных документов, которые человек не может воспринимать непосредственно своими органами чувств и для изучения их применяет инструментальные или технические приспособления. Здесь необходимо использовать стандарты на формы и форматы представления документов в целом и техногенных документов в частности, которые включают в себя эргономические особенности. В данной связи нельзя не подчеркнуть деятельность Госстандарта в части разработки требований к оформлению документов, а также их реквизитов совместно с деятельностью Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИДАД).

В общей практике традиционного документирования и применения «бумажных» документов материальный носитель является неотъемлемой частью документа, который органично объединяет содержание информации и реквизиты ее оформления в целостный материальный объект. Данный материальный объект является той основой дальнейшей последовательности создания и движения информации во времени и пространстве, которая обеспечивает необходимую степень ее надежности, сохранности и защищенности.

Категория «документ», как правовой объект, сочетает в себе два аспекта:

●   во-первых, документ является продуктом сложного процесса документирования информации и дальнейшего ее движения;

●   во-вторых,  результатом нормативно-правовых требований соблюдения письменной формы и правил ведения юридических процедур его оформления, движения и применения (порядок его подписи и внесение в него иных идентификационных реквизитов, передача, предъявление и прием документов, проверка их подлинности и достоверности, учет документов и многое другое).

Юридические процедуры оформления документа тесно переплетены с процессом проведения определенных юридико-технических действий, которые составляют базу юридической техники. Однако, несмотря на усилия, которые предпринимаются для их изучения, проблемы юридической техники до сих пор не полностью исследованы в правовой науке и представлены нормативно. Это касается не только нормативных, но и индивидуальных актов, а также и других документов. Процедуры юридической техники, в частности регламентирование технико-юридических процедур особенно значимы при разрешении вопросов информатизации и правового регулирования электронного оборота и применения электронных документов.

В процессе создания, движения и оборота электронного документа содержательная часть документа изменяется, кодируется и фиксируется в аналоговой или цифровой форме. При этом контакт людей с материальным носителем документа и записью документированной информации абсолютно меняется. Исчезает целенаправленная деятельность человека, связанная с материальной формой отображения и представления электронного документа. Даже личная подпись заменяется ее электронно-цифровыми аналогами. Разные методы хранения и передачи документов (передача материальных носителей или их нематериальная перемещение по каналам связи), а также различные средства прочтения (разного рода инструментально-технические средства, интерактивные доски и т.д.) делают возможным наличие угрозы их защищенности хранения.

Для ликвидации угроз нужно юридически и технически выработать и определить ряд действий, которые будут отвечать следующим требованиям:

●    определение простой и интуитивно понятной для простых пользователей формы представления электронных документов, которые позволяют применять его как объект оборота и права;

●    обеспечение неизменности и постоянства этой простой формы электронных документов на всех этапах его жизненного цикла;

●    идентификацию источника создания и подтверждение факта получения электронного документа;

●    обеспечение приемлемой идентификации электронных документов;

●    подлинность текста документа и однозначность его понимания (интерпретации), защиту форм представления и отображения электронного документа на различных технических средствах чтения документов в процессе его передачи, размножения, приема или передачи.

Можно выделить следующие характерные черты юридического документа. Во-первых, юридический документ - это одна из разновидностей понятия «документ». Поэтому, его нужно изучать как единство формы и содержания, как конкретную информацию, записанную на физическом носителе. Во-вторых, юридический документ - это документ, участвующий в правовом регулировании. Данный признак является основным. В-третьих, юридический документ - это документ, создаваемый субъектами правовых отношений. Он является внешней формой отображения юридической практики и возникает в процессе работы с ним конкретного субъекта. В-четвертых, к форме и содержанию всех юридических документов предъявляются определенные требования. Качество юридического документа во многом зависит от правильности выполнения этих требований. Наконец, в-пятых, юридический документ - всегда документ, который имеет конкретное юридическое значение. Значение - это роль предмета, явления, его значимость для общественной деятельности. Юридический документ имеет важное значение в правовых отношениях, т.к. благодаря ему происходит их упорядочение.

Учитывая определенные характеристики и признаки, присущие юридическому документу, можно сделать вывод что юридический документ - это имеющий значение для юридической практики документ, вовлеченный в правовое регулирование посредством практической деятельности участников правовых отношений, к составлению и содержанию которого предъявляется ряд требований.

Продолжение в следующем материале.

Источник: DIRECTUM