Agile-доски: 9 шагов для быстрого старта и эффективной работы

Agile-доски помогают:

• организовать совместную работу над проектом;
• визуализировать рабочие процессы и потоки задач;
• расставить приоритеты в работе;
• равномерно распределить задачи в команде проекта;
• проводить оперативные онлайн-совещания быстро и максимально эффективно;
• составлять командные и индивидуальные планы работ на день;
• анализировать текущее состояние проекта и загрузку сотрудников;
• повышать эффективность управления.

Вот несколько шагов, которые помогут начинающим в работе с Agile-досками.

1. Определите цель — какой процесс (процессы) вам важно отслеживать, так вы разграничите рабочие пространства:

• создайте доску для направления или продукта, отдела, команды или персонального пользования:
• дайте доске имя, соответствующее назначению.

2. Определите участников. Для защиты информации и порядка в процессах ограничьте круг лиц, имеющих доступ к рабочему пространству команды. В зависимости от того, будет ли пользоваться доской один сотрудник, команда или отдел — наделите всех участвующих сотрудников правами доступа.

Если для вашей работы критически важны конфиденциальность информации и предотвращение несанкционированного доступа — рассмотрите решения с возможностью локальной установки на сервере предприятия. Примером такого решения являются «Agile-доски» на базе Directum RX.

За последнее время многие мировые ИТ-компании объявили об уходе с российского рынка.

Все решения Directum продолжают работать. Программные продукты компании разработаны в Российской Федерации и полностью соответствуют критериям импортонезависимости.

Поддерживается работа на СУБД PostgreSQL и Postgres Pro, операционной системе Linux, с офисными пакетами LibreOffice, Мой офис, Apache OpenOffice, Р7-Офис и OnlyOffice.

3. Определите этапы процесса, соответствующие колонкам (столбцам) доски. Начать пользоваться досками можно со стандартных этапов, создаваемых в большинстве решений по умолчанию.

Фиксируйте задачи в колонке «Новые» («To Do»), перемещайте их в колонку «В работе» («In Work», «In Progress»), а затем в «Выполнено» («Done») — по факту завершения процесса.

В некоторых решениях можно переименовывать колонки, добавлять новые и удалять лишние, менять их местами — организуйте процесс любым удобным для вас образом.

4. Зафиксируйте задачи, это быстро войдет в привычку и позволит забыть про досадные неприятности вроде потерянных стикеров и идей:

• в электронных досках аналоги бумажных наклеек называются тикетами, их можно создавать в колонках: один тикет — одна задача;
• крупные задачи разбивайте на несколько менее масштабных, так исполнитель быстрее включится в работу и «съест слона по кусочку»;
• название тикета должно отражать суть задачи, быть кратким и ёмким;
  детали укажите в описании задачи;
• если доска создана для команды или отдела — назначьте тикетам исполнителей;
• если исполнитель не определен — вы можете вернуться к этому пункту позже, перед тем, как задача будет передана в работу;
• определите срок, к которому должна быть выполнена та или иная задача, укажите их в тикетах.

5. Расставьте приоритеты, так исполнители выстроят для себя очередность задач и эффективно распределят рабочее время:

• выделите наиболее важные задачи;
• перетащите их в верхнюю часть «ожидающей» колонки, менее важные и менее срочные будут располагаться внизу;
• если решение позволяет, назначьте приоритеты прямо в тикетах: установите более высокий для важных задач.

6. Сохраните полезную для выполнения задач информацию. Благодаря этому исполнитель максимально быстро погрузится в работу.

В некоторых решениях к тикетам можно прикреплять ссылки, например, на стандарт предприятия, инструкцию, папку, любой другой информационный ресурс, который пригодится во время выполнения задачи сотрудником.

В решении «Agile-доски» к тикетам можно прикреплять ссылки на любые элементы системы Directum RX.

7. Раздайте задачи исполнителям. Договоритесь о правилах взаимодействия:

• если вы руководите работой команды или отдела — расскажите сотрудникам, как устроена Agile-доска, либо дайте им ссылку на эту статью;
• договоритесь, кто может фиксировать новые задачи, назначать исполнителей, перемещать тикеты, а главное — как исполнитель должен узнать о появлении новых задач;
• если необходимо фиксировать ход работ в ECM-системе предприятия, отправьте ссылку на тикет в задаче;
• в командах с менее формальным подходом задачи могут распределяться во время коротких онлайн-совещаний, фиксироваться на доске и перемещаться по колонкам самими исполнителями.

Как бы вы не построили процесс, и какие бы ни установили правила взаимодействия, главным остается то, что доска — это единый «источник правды» в команде. Надо сделать — запиши. Сделал — отметь. Не идет работа — важно вовремя выяснить почему и принять меры.

8. Отслеживайте текущее состояние работ и загрузку сотрудников для определения «узких мест» и эффективного распределения ресурсов:

• для оценки работы в том или ином разрезе можно использовать цветные метки (теги), фильтры;
• метками (тегами) может отмечаться все, что дополнительно характеризует особенности ваших процессов;
• фильтры помогают оценить текущее состояние работ по проекту, направлению или цели;
• фильтры по исполнителям в совокупности со статусами работ позволят оценить текущую загрузку сотрудника: не злоупотребляйте «многозадачностью», ресурсы и фокус внимания каждого человека ограничены.

В некоторых инструментах Agile сотрудники могут оставлять комментарии в тикетах. Так они остаются в курсе состояния задачи, не открывая документов.

Многие решения предлагают дополнительный функционал, позволяющий оценивать ход процесса. Как правило, эффективность определяется скоростью прохождения тикета по колонкам от старта до финиша.

9. Перемещайте завершенные работы в колонку «Выполнено». Это особенное удовольствие и пунктик, важный для сотрудника с психологической точки зрения — фиксировать результаты и ставить точки в бесконечном потоке задач.

Agile-доски успели зарекомендовать себя как простой и эффективный инструмент для планирования и отслеживания состояния работ в едином пространстве команды или проекта, позволяющий удерживать фокус на приоритетных задачах, ограничить «многозадачность» сотрудников рамками здравого смысла, выявить «узкие места» в процессах и эффективно управлять ими.